BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Het gemis van een e-depot en digitale dementie
In Nederland onderscheiden we bij gemeenten sinds de Wet Revitalisering Generiek Toezicht, die in oktober 2012 in werking is getreden, twee soorten toezicht, horizontaal en verticaal. Het toezicht van de gemeentearchivaris is sinds die tijd versterkt, dat is althans de officiële versie. Of de gemeentearchivarissen samen met archiefinspecteurs deze rol kunnen vervullen, zou geëvalueerd moeten worden. Het verticale toezicht berust bij de zogenaamde IBT's op provincieniveau.
Per provincie zijn er sinds 2012 provinciale archivarissen benoemd. Daar berust ook het horizontale toezicht. In tegenstelling tot gemeenten, die verticaal toezicht 'genieten', is er geen verticaal archieftoezicht vanuit het rijk naar provincies. Daar voorziet de Archiefwet niet in.
Op 6 januari 2015 heeft de Zuidelijke Rekenkamer in Eindhoven een rapport aan het provinciebestuur (link).De onderzoeksvraag luidde:
Heeft de provincie Noord-Brabant voldoende gewaarborgd dat de informatie in het stadium van volledig digitaal werken en tijdens het traject daar naartoe geordend en toegankelijk is en voldoet aan de regels die de Archiefwetgeving aan de provincie als zorgdrager stelt?
De conclusies zijn niet mis. Reeds eerder kwam de provincie Noord-Brabant negatief in het nieuws over de implementatie van Corsa (link).De vraag komt bij mij op waarom niet eerder de toezichthouder aan de bel heeft getrokken, daar meldt het rapport niets over.
Wat ook duidelijk aan de orde komt, is het gemis van een e-depot: ‘die inzet (van archivarissen) heeft alleen zin, wanneer we ook beschikken over een digitale infrastructuur om deze informatie duurzaam te bewaren en te ontsluiten: een e-depot, het archief van morgen’.
Ook met betrekking tot de keten, de omgevingsdiensten worden wat statements gemaakt dat het informatiebeheer niet in orde is.
Gedeputeerde Staten staan nu voor de opgave aan kader stellende strategische visie op te stellen en misschien kan de visie een impuls vormen voor de provincie Noord-Brabant om in een provinciale e-depotvoorziening te gaan investeren. Bij andere provincies zijn goede voorbeelden te vinden.
Overigens de informatie in het rapport dat er in de provincie Noord-Brabant geen activiteiten zijn ontwikkeld m.b.t. een e-depot kan ik niet onderschrijven. In Eindhoven en Tilburg zijn er concrete pilots opgestart.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Jean-Luc, nu ga ik in alle talen zwijgen over mijn leeftijd....
-
-
@Jean-Luc, ik denk dat collega gemeenten in grote getalen langs gaan komen in Uden !
En... waarschijnlijk ga jij ook ooit tot deze categorie 'oude mensen 'behoren ....
En.. wat las ik in de Volkskrant gisteren, 60 jaar is het nieuwe 40, wordt gevierd met grote discofeesten.
-
Permalink Antwoord van André Plat op
-
Een belangrijke rapportage met vele aanknopingspunten die wellicht niet alleen in Brabant voorkomen. Door de oogharen zie ik ook nog wat 'missings'
a. ICT of eigenlijk I&A beleid lijkt onvoldoende samenhang te vertonen op duurzame toegankelijkheid, in de bestuurlijke conclusie wordt wel heel weinig aandacht besteed aan governance, bestuurlijke verantwoordelijkheid op dit moment cq ambtelijke top. Er zijn al mensen verantwoordelijk, die hebben mogen 'slapen' en blijven gewoon doorslapen
b. geen aandacht voor de interventieladder, bij missing zou dat toch een reëel risico zijn
c. focus op gebruikers, echter gebruikers evaluatie lijkt totaal te ontbreken
d. informatieverantwoordelijkheid openbaar bestuur, rol van Brabant in de samenleving tussen burgers en bedrijven: die focus-schuif zou de enig juiste zijn: wordt weinig over gezegd
e. i-visie, architectuur (PETRA ontbeert link NORA duurzaamheid), CIO (directie verantwoordelijkheid) zijn belangrijke aanbevelingen.
f. tot slot geen relatie met SIO leggen lijkt mij een gemiste kans, net als het niet opnemen van een kwaliteitszorgsysteem en het geen eigen verantwoordelijkheid nemen voor de in mijn ogen bij een vervangingsbesluit horende besluit tot het actief aansluiten bij een E-depot (niet wegkruipen achter archiefinstellingen, zorgdrager heeft heldere eigen verantwoordelijkheid: bij de lusten om digitaal te werken hoort ook de verantwoordelijkheid tot het treffen van deugdelijke voorziening: dms corsa lijkt hierbij niet toereikend, zeker niet gezien de sharepoint ontwikkeling)
e. Ik mis een bedrijfscultuur paragraaf (verstopt gaat het wel een beetje over houding, gedrag en discipline: in de aanbeveling mist een stevige aanbeveling): daar zitten veel aanknopingspunten strategisch, tactisch en operationeel nivo. E-depot gemis alleen voorkomt geen dementerende overheid!
-
-
@Andre, een waarheid als een koe: E-depot gemis alleen voorkomt geen dementerende overheid!
Lees alleen de passages maar over e-mails, die worden vrijwel niet geregistreerd en dat spreek ik uit eigen ervaring als burger.
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
@Jean-Luc & Yvonne,
Heel erg goed punt, algemene computervaardigheden. Er is ook een stevig rapport over geschreven zie het rapport op ICT competenties door de Universiteit van Twente. Helaas merk ik ik de praktijk dat dit onderwerp weinig sexy gevonden wordt en dus nog steeds te weinig aandacht krijgt. Vorig jaar heb ik bij een van mijn klanten een enquête gehouden waarbij men ook bevraagd werd over de eigen algemene computer vaardigheden. Het zal geen verrassing zijn dat het overgrote deel van de deelnemers zeer te spreken was over hun eigen vaardigheden terwijl we in de praktijk letterlijk dezelfde voorbeelden langs zien komen zoals Jean-Luc die beschrijft.
Misschien is dit wel een van de kernproblemen waar we steevast tegenaan lopen. Onvoldoende aandacht van de managementlagen voor de praktische problemen waar de uitvoerende ambtenaren over struikelen. Zeker in deze tijd van reorganiserende organisaties zie ik steevast dat de aandacht voor integere en volledige vastlegging en dossiervorming pas op de agenda komt als uitvoerende ambtenaren aangeven niet bij door hun gewenste informatie te kunnen komen. Pas dan blijkt hoe versnipperd informatie verspreid over oude en nieuwe organisaties en hun ketenpartners is achter gebleven of terecht is gekomen.
-
-
Artikel 16 van de Archiefregeling moet verder worden vorm gegeven, daar loopt een project bij het Archief2020.
Goed aandachtspunt.
-
-
@Jean-Luc, het beeld dat ik heb bij gemeenten is niet eenduidig. Bij de ene gemeente zal het gebrek aan sturing op dit bedrijfsonderdeel herkenbaar zijn, bij de andere niet. Wat opvallend is, dat er recent in het kader van Archief2020 een nulmeting is gehouden door het ICTU en de genoemde problemen niet aan de orde komen.
De problemen bij de provincie waren reeds eerder bekend en in het rapport staat dat de sturing niet goed is belegd:
In het besluit is tevens onvoldoende aandacht gegeven aan de sturing op de zorg voor informatiebeheer door leidinggevenden. De verantwoordelijkheid voor de compleetheid van archiefbescheiden en informatiebestanden is ten onrechte bij DIV gelegd.
Sturing vanuit het management is essentieel.
In het bedrijfsleven is het maken van winst een primair doel. Een bedrijf als Philips zal de organisatie geheel omgooien als er geen winst meer wordt behaald. De overheid heeft ook primaire doelen en een goede informatiehuishouding is daarbij essentieel. De boekhouding is toch ook op orde ?
Er zal ongetwijfeld een relatie zijn met de bedrijfscultuur. Als je wil als organisatie dat medewerkers digitale vaardigheden hebben, dan moet je daar op sturen. En als de medewerkers dat niet kunnen en/of willen.... Die vrijblijvendheid zou bij een bedrijf als Philips niet getolereerd worden.
Daarbij vermoed ik ook dat het begrip archief te veel wordt geassocieerd met erfgoed. Alleen daar is beleid op gemaakt, maar dan zelfs ook niet voor enige ondersteuning van archiefdiensten in Noord-Brabant.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
tot m'n grote verbazing hoorde ik afgelopen maandag dat Archief2020 inderdaad bezig is een tool te ontwikkelen waarmee organisaties hun informatie/archiefbestanden in kaart kunnen brengen. Ik meende dat die oefening al eens gelopen is; we noemden dat vroeger een DSP. Even afstoffen en mee aan de slag, zou ik zeggen!
Yvonne Welings zei:Artikel 16 van de Archiefregeling moet verder worden vorm gegeven, daar loopt een project bij het Archief2020.
Goed aandachtspunt.
-
-
@Jack, dank voor de aanvulling.
-
-
Ook gezien. Ben benieuwd wie de sprekers zijn en welk nieuws dan gebracht wordt. Ik zou graag meer weten over het programma.
-
-
Ook ik zou graag wat meer willen weten over het programma, waarover ze me afgelopen maandag belden.
-
Permalink Antwoord van Max Beekhuis op
-
Leuke discussie, wat ik echter niet helemaal begrijp is jullie geloof in de heilzame werking van het structureren van mensen in relatie tot zorgvuldig werken en informatiegebruik. Ik zou het graag omdraaien: structureer de informatie en niet de mensen! Met andere woorden accepteer nu dat niet iedere kenniswerker een perfecte archivaris is/wordt/wil worden en zorg er voor dat -liefst op de achtergrond met software- bij de opslag van informatie automatisch de juiste metadata worden toegevoegd. Dat lijkt ver weg, maar is m.i. nu al mogelijk. Dat vergt dan wel enige lenigheid van de ondersteunende afdelingen (ICT/DI/InfoMangement) en het lijkt me ook verstandig om te stoppen met het roepen om meer controle. Ik ben toch meer voor verleiden en een beetje disciplineren.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
