BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Grote bestanden mailen
Hallo allen,
Regelmatig lopen wij als gemeente er tegen aan dat de digitale bestanden in ons DMS een enorme omvang hebben, waardoor het niet mogelijk is om deze door te mailen naar bijvoorbeeld de bezwaarcommissie of een persoon die een WOB verzoek heeft ingediend en deze per mail wil ontvangen. Om deze bestanden toch te kunnen verzenden worden de scans uitgeprint, weer in kleiner formaat gescant en verzonden.
Aangezien we volledig digitaal en papierloos willen werken is dit geen effectieve manier van digitaal werken.
Wie heeft hier al een ideale oplossing voor gevonden?
Overigens werken wij met Decos.
Groet,
Dianne.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
In dit verband ken je deze uitspraak over het verzenden van pdf bestanden ?
http://blog.iusmentis.com/2014/12/12/de-rechtsgeldigheid-van-een-ni...
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Oplossing 1: Bij ons heeft ICT hiervoor FileCap geïntegreerd in Outlook. De ervaringen zijn uitstekend. Bij ons was de aanleiding voor deze oplossing de vollopende e-mailboxen (in gigabytes).
Oplossing 2: Bij e-Depot-oplossingen wordt "vaak" een document dubbel opgeslagen. Een grote, zware PDF o.i.d. dat volledig voldoet aan alle archief- en substitutie-eisen en een relatief klein exemplaar dat geschikt is voor (online) publicatie en dus mogelijk ook digitale verzending. Bespreek dit probleem ook met Decos. Wie weet hebben ze een oplossing op de plank liggen.
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
@Marco, over Filecap, hebben jullie onderzoek gedaan in hoeverre files op de servers van Filecap blijven staan en mogelijkerwijs voor anderen benaderbaar zijn (al of niet voorzien van encryptie)? Dit is niet kritisch bedoeld maar ben nieuwsgierig.
Zelf gebruik ik bij voorkeur Adobe Acrobat, daar worden verschillende manieren geboden om bestanden kleiner te maken, afhankelijk van de gebruiksfunctie.
Het dubbel opslaan staat me een beetje tegen, maar werkt natuurlijk wel. Hier ligt duidelijk nog een taak voor de applicatiebouwers (DMS en zaaksystemen) om "on the fly" op simpele manier een bestand te kunnen verkleinen of opdelen in meerdere (kleinere) delen
-
-
@Leon, geen idee. Ik was er destijds niet bij betrokken, maar ik zal eens rondvragen. Ik ken de oplossing alleen als gebruiker.
-
Permalink Antwoord van Dianne op
-
Dank voor jullie reacties!
@Marco. De vraagt ligt, voor zover ik begreep, al 4 jaar bij Decos, maar ik hoor nog geen oplossing.. Vandaar dat ik het hier ook maar eens vraag :).
Filecap ga ik ook eens bekijken.
Wetransfer wordt inderdaad gebruikt nu. Maar het zou zo handig zijn als je gewoon direct vanuit Decos kan mailen zonder omwegen.
Wij dachten zelf aan een knop in Decos waardoor bestanden met 1 klik worden omgezet naar een (kleiner) pdf-formaat en dan direct (eventueel dubbel) worden opgeslagen bij de registratie.. Dat blijft vooralsnog toekomstmuziek.
-
Permalink Antwoord van Veerle Ultee op
-
@leon en @marco
Ik was destijds betrokken bij de invoering. Filecap is niet alleen ideaal voor het mailen van grote bestanden het is ook een vorm van beveiliging. Bestanden worden encrypt verzonden, je kunt ze extra beveiligen met een wachtwoord en ze staan op een server die van de organisatie is dus niet in de public/ commerciele cloud zoals bij wetransfer.
Wellicht helpt deze info, groet Veerle
Marco Klerks zei:@Leon, geen idee. Ik was er destijds niet bij betrokken, maar ik zal eens rondvragen. Ik ken de oplossing alleen als gebruiker.
-
Permalink Antwoord van Jos Balvers op
-
Bij ons wordt momenteel een pilot uitgevoerd met Cryptshare. Zou geschikt zijn om grote bestanden op een veilige manier te mailen. Ik ben zelf niet direct betrokken, maar hoor goede berichten.
-
Permalink Antwoord van Hans Dekker op
-
Gebruikers aanmaken in het DMS c.q. RMA voor de verschillende leden en via de workflow(rol) een eigen werkvoorraad. In de attenderingsmail kun je een snelkoppeling plaatsen in plaats van een groot pdf bestand.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
