BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Dossiermodule Omgevingsloket Online: "DMS or not DMS, that is the question"

Ik wil als voorbereiding op mijn presentatie op de Dag van de WABO (12 november in Nijkerk) jullie reactie vragen op de vraag of de Dossiermodule van het Omgevingsloket Online een DMS is of niet.

Ik wil daar nog een tweede vraag aan toevoegen: zou de Dossiermodule een DMS moeten zijn of zich functioneel als een DMS moeten gedragen?

Het Ministerie van VROM heeft desgevraagd altijd als argument voor het inbouwen van de Dossiermodule in het Omgevingsloket Online aangegeven dat dit vooral werd ingegeven door het feit van veel (met name kleine) gemeenten niet over een DMS beschikken.

Je kan daar logischerwijs uit afleiden dat de Dossiermodule daarom op zijn minst eigenschappen van een DMS moet hebben ofwel een soort mini-DMS moet zijn om genoemde gemeenten van dienst te kunnen zijn.

Vervolgvraag is dan of het niet beter is dan meteen een volwaardige DMS aan te bieden.

Dit heeft natuurlijk ook gevolgen voor de eisen die aan een volwaardig DMS in het Omgevingsloket Online gesteld moeten worden. Daarbij kan je je afvragen waarom een DMS in het Omgevingsloket aan lagere eisen zou moeten voldoen dan een DMS voor een gemeente, provincie of waterschap.

Kortom: hoe kijken jullie met al jullie kennis en ervaring hier tegen aan?

Ik zal jullie reacties betrekken bij mijn co-presentatie (met Kees Duijvelaar) over archivering en WABO tijdens de Dag van de WABO.

Daarom hoop en reken ik op veel (goed gemotiveerde / onderbouwde) reacties.

Bij voorbaat dank hiervoor!

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Adri Boogaard op 3 November 2009 op 10.41

In een advies van het Nationaal Archief lees ik: "Er is bij de LVO wel sprake van ketenautomatisering maar niet van ketenarchivering. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat de LVO gaat fungeren als ‘semi-statisch archief’ van een bevoegd gezag. Na afsluiting van een zaak dient het aanvraag- en het behandeldossier over te worden gebracht naar de opslagfaciliteit van het betreffende bevoegd gezag. Dit is uiteraard alleen van toepassing bij de gebruiksopties 1 en 2. Bij gebruiksoptie 3 is na indiening al sprake van overheveling (i.c. van het aanvraagdossier).

Het mag in principe dus niet zo zijn dat gegevens, metadata, formulieren of documenten in het systeem van de LVO achter blijven.
Als het goed is zal de nog op te stellen Systeembeschrijving van de LVO uitsluitsel moeten geven over de wijze waarop de aanvraag- en behandeldossiers na afsluiting van een zaak uit de LVO zullen worden verwijderd. De nu voorhanden informatie geeft ons de indruk dat hier nog onvoldoende over is nagedacht."

Wat ik in dit advies lees is mij helder. Dat is ook de reden dat ik de vraagstelling niet begrijp. Waarom volwaardig DMS? Voor kleine gemeenten zonder volwaardig DMS? En hoe gaan die dan om met de informatie die na afdoen van een zaak hun richting opkomen?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Arjan de Vries op 3 November 2009 op 11.09

Ik blijf de reden - kleine gemeentes hebben geen DMS - toch een beetje zwak vinden. Ook daar wist men jaren terug al dat de WABO eraan zat te komen, dat bescheiden in originele staat bewaard dienen te worden. Tel de meerdere keren uitstel daarbij op - men had al lang een werkend DMS of evt ECM kunnen hebben...Ervaring leert overigens wel dat vrijwel alle gemeenten (althans in mijn werkgebied) bezig zijn met een DMS of het inrichten daarvan, al dan niet onder druk van de WABO.
Meest eenvoudige oplossing is volgens mij nog steeds het loket te zien als doorvoerpunt (optie 3 van Ton), waarna het dossier onmiddelijk bij het bevoegd gezag wordt neergelegd - deze is ook verantwoordelijk voor archivering in het eigen DMS (voorlopige mailfaciliteit zoals voorgesteld door minister, zie ook dit artikeltje van VROM van vorige maand). Deze optie lost het probleem op waar een dossier ligt en wie er verantwoordelijk is.
Optie 1 van volledige afhandeling in OLO levert een Gemeenschappelijke Regeling en een e-Depot op, met bijbehorende rompslomp.
Optie 2 is ook mogelijk, maar ook daar krijg je de vraag van overbrenging (wanneer) en originelen.
Verder zit je bij 1 en 2 altijd met een probleem van aansluiting van tig systemen van lagere overheden op de centrale voorziening. De praktijk leert dat het al moeilijk genoeg is om de systemen van een paar overheden met elkaar te laten praten, laat staan alle overheden in NL.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Jacques Duivenvoorden op 3 November 2009 op 11.35

Blijft de vraag of er toch niet sprake is van een ketendossier. Bij de uitvoering van de WABO is vaak meer dan één overheid betrokken en dan moet er een gemeenschappelijk digitaal moederdossier zijn, wat de basis is voor bezwaar en beroep. Dan zijn er minimaal twee mogelijkheden: het Bevoegd Gezag geeft samenwerkende overheden toegang tot het (tijdelijke) ketendossier in de Behandelmodule in het Omgevingsloket online of toegang tot het ketendossier in het eigen DMS. Vooral provincies, die moeten samenwerken met alle gemeenten en waterschappen voor de WABO-vergunningaanvraag, zitten met deze vraag over het maken van afspraken over het gebruik van het ketendossier. In 2008 heeft GovUnited een discussie-document gemaakt over dossiersynchronisatie en daar stonden deze vragen ook in hoofdlijnen al in.

Kortom: er is behoefte aan een ketendossier en een keten-DMS voor de WABO. Ik ben daarom niet overtuigd dat er geen probleem is. Voor de samenwerking tussen overheden voor de uitvoering van de WABO is een DMS-oplossing nodig. Daar gaat mijn vraag over.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Arjan de Vries op 3 November 2009 op 15.47

De toegang kan idd geregeld worden via een dossiermodule online of toegang in het eigen DMS, zoals je al zei, maar met de mailfaciliteit heb je de eerste mogelijkheid niet. Alternatieve optie 1 is om via dezelfde mailfaciliteit het dossier door te sturen naar een mede-overheid voor advies, optie 2 is zelf mailen met diezelfde overheid.
De opbouw van het advies ligt archieftechnisch gezien dan bij de adviserende overheid, het uiteindelijk verstuurde eindresultaat komt in het dossier bij het bevoegd gezag terecht. Het moederdossier ligt dus altijd bij het bevoegd gezag, waar wel het uiteindelijke advies maar niet de opbouw van dat advies in zit.
Je kan het in dit geval altijd met eigen werkend DMS af.

Jacques Duivenvoorden zei:

Blijft de vraag of er toch niet sprake is van een ketendossier. Bij de uitvoering van de WABO is vaak meer dan één overheid betrokken en dan moet er een gemeenschappelijk digitaal moederdossier zijn, wat de basis is voor bezwaar en beroep. Dan zijn er minimaal twee mogelijkheden: het Bevoegd Gezag geeft samenwerkende overheden toegang tot het (tijdelijke) ketendossier in de Behandelmodule in het Omgevingsloket online of toegang tot het ketendossier in het eigen DMS. Vooral provincies, die moeten samenwerken met alle gemeenten en waterschappen voor de WABO-vergunningaanvraag, zitten met deze vraag over het maken van afspraken over het gebruik van het ketendossier. In 2008 heeft GovUnited een discussie-document gemaakt over dossiersynchronisatie en daar stonden deze vragen ook in hoofdlijnen al in.

Kortom: er is behoefte aan een ketendossier en een keten-DMS voor de WABO. Ik ben daarom niet overtuigd dat er geen probleem is. Voor de samenwerking tussen overheden voor de uitvoering van de WABO is een DMS-oplossing nodig. Daar gaat mijn vraag over.