BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Personeelsdossiers scannen en digitaal werken door de afdeling personeelszaken zelf.......

Gemeente X laat nu de analoge personeelsdossiers scannen door een scanpartner.

Deze analoge dossiers zijn altijd op de afdeling personeelszaken bijgehouden. De indeling van deze dossiers is samen met de DIV afdeling opgezet.

De dossiers komen na scanning en controle beschikbaar via Raet.

De analoge dossiers worden vervolgens aangeboden aan het centrale archief. Een escape moet worden gezocht als het gaat om de juiste Vernietigingstermijn...het betreft immers dossiers van personeel wat nog in dienst is. En er is geen vervangingsbesluit en het is ook niet de bedoeling om dat aan te vragen :(.

Vervolgens zet Personeelszaken in op de volgende oplossing:

-De analoge stukken scannen ze op de juiste wijze , samen met de

-de digital born stukken voegen ze die in het nieuw ontstane digitale dossier in Raet.

Vanuit DIV hebben we aan gegeven dat er een proces eigenaar moet worden aangesteld en dat de procedures van dit digitale proces moeten worden opgesteld en vastgesteld én dat het college hierover moet besluiten.

Wie heeft er een handzaam compleet document waarin precies is beschreven waar gemeente X aan moet gaan voldoen en zich aan moet gaan houden. .....

Vast hartelijk dank

!!!!

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 10 December 2014 op 11.30

In feite plaats je de gegevens, die privacygevoelig zijn in de cloud. Is er een overeenkomst gesloten, waar is vastgelegd dat jullie als gemeente eigenaar blijven van de gegevens ?
Zie deze eerdere bijdragen over dit onderwerp,
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archiefwettelijke-regels-en...

http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/eigendom-van-data-in-de-c...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 18 Juli 2015 op 10.30

De eerste stap is inderdaad scanning met de vraag of er formele vervaging (substitutie) wordt toegepast.

Dan ligt er de vraag kent Raet de beginselen van digitaal werken voor de overheid.

Dit is wel toetsbaar door de baseline informatiehuishouding gemeenten van tpepassing te verklaren.

Na inrichting en gebruik komt de "operationele" toetsing op basis van de 10 kpi's.

(kijk ook even of er een verslag wordt opgemaakt m.b.t. conversie/migratie.)

Uiteindelijk komt e.e.a. terug in het Jaarverslag van de Gemeentearchivaris.

Bedenk nog dat er ook permanant te bewaren dossiers in zitten bv "burgemeester"

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 18 Juli 2015 op 12.34

In feite besteed je het beheer van de overheidsinformatie uit zonder dat er echt sprake is van regie op dat beheer. Het college blijft echter wel verantwoordelijk voor dat beheer.
Een en ander is in tegenspraak met elkaar.

Overigens kennen pd's soms een hele lange bewaartermijn (gevaarlijke stoffen) en enkele pd's moeten inderdaad permanent bewaard worden .

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 19 Juli 2015 op 11.57

Ahhh, Raet en hun "prachtige" online oplossing voor dossiervorming. Rita, ik ken helaas geen document dat volledig omschrijft waaraan (digitale) dossiervorming rondom personeelsbeheer aan moet voldoen. En gelukkig maar, want dat zou een ontzettend dik en saai document worden.

Ik raad aan om te beginnen met een principiële keuze: willen we papieren dossiers of digitale dossiers? Als die keuze gemaakt is, moet je er ook echt voor gaan. Dus als de keuze 'papier' is, dan moet alles uit het Raet-systeem geprint worden. Als de keuze "digitaal" is, dan moet al het papier gescand worden (en gesubstitueerd!). Maak je deze keuze niet, dan heb je nergens een compleet dossier en wordt het in de loop der jaren een bende.

Natuurlijk zijn er dan tal van praktische vragen die dan nog beantwoord moeten worden. Wie doet wat wanneer en hoe? Belangrijk is dat beide partijen, HRM en DIV, over de eigen schaduw heen durven te stappen. Ik lees bijvoorbeeld dat het niet de bedoeling is om vervanging aan te vragen. Waarom niet? Vindt HRM het te veel werk? Te bureaucratisch? Dan hadden ze niet bij de overheid moeten gaan werken. Of vindt DIV het niet goed, omdat Raet niet het gemeentebrede DMS of zaaksysteem is en DIV dus niet kan "garanderen" dat het "volgens de Archiefwet" is? Wees dan wat creatiever en zorg ervoor dat het wél "gegarandeerd" is! Of béter gegarandeerd in ieder geval, want niemand voldoet aan de Archiefwet, laten we wel wezen...