BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Van archiefinspecteur tot auditor ?
GAP tussen organisaties en opleidingen
Het valt me steeds vaker op, personeelsadvertenties voor archiefdiensten worden steeds minder geplaatst in de traditionele bladen zoals het Archievenblad en Overheidsdocumentatie. Het RHC Eindhoven, die op zoek is naar een auditor, adverteert in Binnenlands Bestuur. Het Regionaal Archief Tilburg plaatste de advertentie voor een projectleider e-depot in InGovernment. Dat is niet verwonderlijk de traditionele vaardigheden van een archivaris en/of Div er passen niet bij de vraag vanuit organisaties. De links naar de advertenties, die Jolanda de Jong dagelijks plaatst sluiten aan bij mijn constatering. Een tijd geleden hoorde ik deze constatering ook bij een bijeenkomst van hoofden DIV. Laten we wel wezen, tien jaar geleden was er geen organisatie op zoek naar een functioneel beheerder voor een DMS. Wij als redactie van BREED zijn overigens zeer blij dat Jolanda zo actief is op dit gebied.
Voor mij is dit tevens een constatering dat het verschil tussen archiefdiensten en de administratie (archiefvormer) steeds kleiner wordt en steeds meer in elkaars verlengde liggen.
Auditor
Terug naar de advertentie van het RHC Eindhoven. De archiefinspecteur, die met pensioen is, wordt vervangen door een auditor. Primaire vraag vanuit het RHC is haar of zijn kennis over informatiesystemen waaronder databeheer en systeemarchitecturen centraal. Daarnaast wordt de kennis op het gebied op het gebied van (documentair) informatiebeheer en archivistiek op prijs gesteld. Blijkbaar is die kennis ondergeschikt aan het eerste doel, dat lukt wel om bij te scholen. Andersom zal een moeizamere weg zijn en zijn er geschikte kandidaten. Per slot van rekening vergrijst het ambtenarenapparaat met de dag en wie wil nog een nieuwe uitdaging aangaan ? En afgezien van de leeftijd, zijn sommige ambtenaren nog in staat mee te veranderen en nieuwe kennis eigen te maken ?
Vakontwikkeling
Bij mij roept deze vakontwikkeling een aantal vragen op.
Is kennis van ICT dominant t.o.v. de andere kennis ?
Zal dit tot gevolg hebben dat archiefinspecteurs worden vervangen door auditors ?
Is het vak van archiefinspecteur niet veel breder dan alleen het verrichten van audits ? Kennis van wet- en regelgeving bijvoorbeeld, werkprocessen, vernietiging, maar ook van de bouw- en inrichting van archiefbewaarplaatsen en archiefruimten ?
- Zou voor dit onderdeel geen schaalvergroting nodig zijn ?
- Waarom moeten auditors alleen in dienst zijn van archiefdiensten, waarom niet van DIV afdelingen ?
Waarom wordt het debat niet gevoerd bij de KVAN en de sectie inspectie van BRAIN ? Dan bedoel ik niet met debat eindeloos praten over een vraagstuk, maar ook gericht met een standpunt en stappenplan komen. Dat hoeft niet meer te zijn dan een A4, dikke rapporten leest vrijwel niemand ?
Last but no least, hoe voorkomen we dat we het kind met het badwater weggooien. Met andere woorden hoe blijft de kennis op het gebied van het archiefwezen behouden en wordt die overgedragen op nieuwe generaties?
Lees ook opiniestuk Binnenlands Bestuur 21 november 2014, p. 39
Controle op controle
Rob Bots, security officer gemeente Tilburg en René IJpelaar, IT auditor BKBO
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
Dag Yvonne,
Goed dat je e.e.a. eens kort en helder in het midden gooit.
M.n. de eerste signalering:
constatering dat het verschil tussen archiefdiensten en de administratie (archiefvormer) steeds kleiner wordt en steeds meer in elkaars verlengde liggen.
Daar komt nog bij dat de "archiefvormer" steeds meer een "regie-organisatie" aan het worden is, voor "inspectie" wordt de kluif dan steeds gecompliceerder. Daarnaast vinden er ook al landelijk gecoordineerde inspectie plaats.
bv DigiD, BAG in de vorm van audits.
De functie "inspectie" op zich moet (nog) niet verdwijnen. De betreffende functionaris zou (voorlopig) belast kunnen worden als de "coordinator".
In Deventer kennen we een onafhankelijk ingestelde audit groep (team) die werkt volgens een door de B&W/Raad vastgesteld audit charter. De concerncontroller laat zich graag bijstaan door een deskundige (informatiehuishouding inspecteur) op het gebied van 'I". Hij noemt de "I" controller. Van ouds her was de controllerfunctie alleen belast met "Financien" en "organisatie" daar komt dus de "I" nu bij.
De "I" toezichthouder (voor 'I" paragraaf contracten met "externen") en inspecteur (controlerende bevoegdheid of gewerkt wordt conform afspraak (inter/extern). De "uitvoering" haalt hij uit de eigen organisatie of via externe deskundigheid.
Nu gaat het erom of de "GA" cq "Inspectie" als coordinator een budget toegewezen heeft gekregen om specifieke externe deskundigheid in te huren. (in Deventer wel).
Stel dat er een "stichting" is die veel van het bovenstaande benodigde kennis via haar leden in haar "stichting bestand" heeft zitten. Dat zou pas een uitdaging zijn.
Kortom we moeten de ogen niet sluiten:
De papieren "Archivaris" en "Inspecteur" wordt bezien vanuit de digitale wereld langzamerhand een historisch figuur. (CIO's gaan steeds meer bepalen)
Misschien tijd voor een nieuwe (wettelijke) functie als tegenhanger van de CIO, onder gezag van B&W de ??: "informatie curator".
Beiden hebben dan o.a. zitting in het nieuwe SIO. (Strategische Informatie overleg)
Dit zijn mijn gedachten spinsels.
Ik kijk graag mee hoe andere lokale overheden (GA's/Inspecteurs) voor gedachtenspinsels ophoesten.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
M.i. zouden we moeten nadenken over schaalvergroting, standaardisatie en professionalisering.
Als je bijvoorbeeld kijkt naar de werkwijze van een onderwijsinspectie, zitten daar geen verschillen in of de inspectie over de ene school rappoteert of de andere. Van tevoren zijn de aandachtspunten helder. Dat punt hebben wij als esctor in ieder geval niet bereikt.
Het is ook handig om expertise in te huren, als je een groter werkverband zou hebben kan je die ook in de eigen organisatie inbedden.
-
Permalink Antwoord van Antony Fokker op
-
Yvonne,
Ook in eerdere contacten hebben wij deze vragen aangesneden. In de antwoorden zal de nuancering duidelijk moeten worden, maar:
- een inspecteur zonder grondige kennis van ICT zal binnenkort uitgerangeerd worden. Ik begrijp daarom de focus van het RHC EIndhoven heel goed: daarmee heeft de te benoemen persoon een langere "houdbaarheid".
- Op het vlak van beoordelen van het informatiebeheer dient een auditor terug te grijpen op de eisen en randvoorwaarden die gesteld zijn: daar is nog een hoop ontwikkeling nodig, want het ideale referentiemodel (goede, geordende en toegankelijke staat) is voor een echte auditor boterzacht.Voor de archiefinspecteur geldt, ook in de digitale situatie, diezelfde beoordeling. Daar is - gelukkig - veel meer ruimte voor een eigen interpretatie
- Ja, ik vind het vak van archiefinspecteur dus veel breder dan dat van een auditor (twee zijden van eenzelfde medaille), maar ik ben me er van bewust dat ook hier verschillende visies mogelijk zijn.
- Jouw laatste vraag heeft niet zozeer met archiefinspectie te maken, maar met de vaardigheden die archivarissen (en niet alle archivarissen zijn archiefinspecteur) moeten hebben om te kunnen functioneren.
De discussie wordt natuurlijk op meer plaatsen gevoerd, maar het informele karakter van het BREED Netwerk leent zich erg goed voor de eerste aanzetten :-) .
-
-
@Antony, dank voor je nuancering, ook ik begrijp de handelswijze van het RHC Eindhoven geheel, maar ben het niet eens met je laatste bolletje.
M.i. zouden we er beter aan doen om de fte's van de gemeentelijke archiefinspectie te bundelen in Noord-Brabant. Maar hiervoor moet je stappen voor durven zetten, wanneer is de tijd rijp ?
Misschien kan deze discussie verbreed worden naar de andere plekken ? Maar eerlijk gezegd vind ik het ook tijd voor concrete besluitvorming en acties. We hebben de wetswijziging gehad in oktober 2012, wat hebben we ervan geleerd, wat ging goed en wat kan beter, in mijn optiek is er nog een lange weg te gaan.
-
-
Op het gevaar af dat anderen zich niet meer mengen (graag dus ook andere meningen!): mij lijkt de werkgroep professionalisering archieftoezicht van BRAIN heel goed werk te leveren, maar ook voor de leden van die werkgroep geldt een redelijke incubatietijd voor voorstellen en ontwikkelingen.
Samenwerken in Brabant: als inspecteur/auditor informatiebeheer heb ik nu enkele malen mogen kijken in de samenwerkingskeuken van het informatiebeheer bij verschillende organisaties - samenwerken stemt mij niet vrolijk.
-
-
Antony, ook ik heb een paar keer geprobeerd samen te werken, soms gaat dat goed zoals met het draaiboekje e-depot in 2010. Misschien is er geen sense of urgency ?
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Is ICT dominant?
Ik zie dat het ICT-vakgebied zich sneller ontwikkelt op het gebied van auditing dan het archiefvakgebied. Zo heel raar is dat natuurlijk niet, want (inter-)nationaal is er veel meer aandacht (en dus budget en onderzoek) op het gebied van ICT. En ook in het ICT-veld is er een groeiende aandacht aan de kwaliteitsnormen die wij aan de archivering stellen. Ik verwijs met name naar de inmiddels klassieke kern-waarden van IT-security:
- Confidentiality
- Integrity
- Availability
Een herinrichting van het toezicht
Ook onderschrijf ik de ontwikkeling die Henk noemt, dat de "I" steeds meer in het vizier van controllers komt. Daar waar zij vroeger slechts controleerden op de financiën, nemen zij ook steeds vaker dat andere aspect van de bedrijfsvoering mee, waar grote risico's in gemoeid gaan: Informatie.
Dit sluit ook aan op de ontwikkeling in ons land, waarbij we willen werken aan "integraal toezicht". Dat wil zeggen dat het toezicht niet geregeld moet worden vanuit diverse hoeken en vanuit verschillende vakgebieden, maar dat auditors in samenhang en gecoördineerd de bedrijfsvoering toetsen. Ik ben er dan ook geen voorstander van om een Noord-Brabantse archiefinspectie op te tuigen, want daarvoor hebben we juist de provinciale inspectie. Die rol zou ik ook daar willen laten, zodat zij samen met andere inspecteurs van de provincie het toezicht integraal kunnen organiseren.
Ik vraag mij wel af of het huidige toezicht binnen de gemeente wettelijk goed belegd is. Voor de toets namens de Gemeenteraad zou ik hiervoor eigenlijk de verantwoordelijkheid bij de Rekenkamer willen beleggen. Voor de interne toets binnen het ambtenarenapparaat zou ik de toets bij de Controller(s) willen beleggen. De Rekenkamer en de Controller(s) kunnen de archief-audits dan integreren in de andere audits om hier vervolgens integraal over te rapporteren. Zij kunnen daarbij dan een beroep doen op de kennis en diensten van het Archief en DIV.
Is een archiefinspectie iets anders dan een audit?
Wat mij betreft is dit een definitie-discussie. Ik geloof dat een inspectie hetzelfde is als een audit. In archiefinspectie of archief-audit is daar een specialisme in. Je kunt dat nog dieper specialiseren in digitaal-archief-inspectie /digitaal-archief-audit of analoog-archief-inspectie / analoog-archief-audit. Je kunt dat nóg dieper specialiseren.
Archieftoezicht is volgens mij wel wat anders. Een inspectie cq audit is een afzonderlijke actie met een begin en een einde. Archieftoezicht is de verantwoordelijkheid om regelmatig te inspecteren cq te auditeren.
-
-
@Marco, een kleine toevoeging, het IBT Noord-Brabant kan niet op de manier opereren sinds oktober 2012. Het IBT voert taken verticaal uit, de gemeentelijke inspectie horizontaal. Het IBT kijkt ook naar bijvoorbeeld de gemeentebegroting. Er is provinciale een verordening, waar dat precies in staat.
Voor mij zou samenwerking op horizontaal niveau een opmaat moeten zijn naar verdere professionalisering, inderdaad naar meer I.
Overigens denk ik dat een nuance op zijn plaats is, misschien zijn de leveranciers van ICT wel dominant. Mensen, die bij ICT werken, hebben er vaak ook last van.
-
-
@Marco, verordening systematische toezichtinformatie Noord-Brabant link
-
Permalink Antwoord van Ronald van der Steen op
-
In de discussie Audit of Archiefinspectie worden vaak onderwerpen genoemd, die in de accountancy wereld en organisatiekunde gesneden koek zijn zoals kwaliteitssysteem, inrichting Governance, inrichting van de interne controle functie, het geven van zekerheid aan het management e.d. maar die volgens mij nog geen dagelijkse kost zijn in het archiefwezen (Rijk, provincie en gemeente).
Andersom worden er door archivarissen en archiefinspecteurs begrippen als jargon gehanteerd zoals informatiehuishouding, metadata, archiefbescheiden e.d., die voor een accountant of een andere type auditor weer vragen kunnen oproepen.
De vraag is of archivarissen, archiefinspecteurs, accountants en andere auditors onder al deze begrippen wel hetzelfde verstaan?
Ik merk ook dat er vragen zijn bij de archiefinspectie en archivarissen over wat auditing nu precies behelst, hoe een accountant als financial auditor zijn controle organiseert, wat de relatie is tussen financial- , IT- en operational auditing. Andersom is er bij een controller of een accountant weinig bekend hoe een archiefinspecteur zijn monitor en toezicht functie inricht.
Auditing heeft een specifieke onderzoeksmethodologie om oordelen en additionele zekerheid aan het management te kunnen bieden. De vraag is nu hoeveel deze verschilt van de methode van een archiefinspecteur die immers ook een oordeel geeft of de kwaliteit van (een onderdeel van) het archiveringssysteem voldoet. De vraag is of de één beter is dan de ander en of ze elkaar kunnen aanvullen?
Willen archiefinspectie en audit hand in hand de materie, van bijvoorbeeld digitale archivering, bezien, dan zullen methoden, technieken en organisatie van een controle ten minste op elkaar moeten zijn afgestemd.
Het is dus geen slechte keuze als RHC om een auditor in dienst te nemen, alleen zal die wel als IT auditor geschoold moeten zijn vanuit HBO of universiteit. Dus alleen ICT kennis niet voldoende maar ook de onafhankelijke en onpartijdige onderzoeksrol.
Wanneer de archiefinspectie daadwerkelijk op een omslagpunt zit, moet de vraag beantwoord worden of het object van inspectie van een archiefinspecteur wel is te matchen met het object van onderzoek door een auditor.
Er zijn ook archiefinspecteurs die zich na een korte cursus auditor noemen maar dit vereist toch echt een andere onderzoeksattitude, kennis en ervaring.
Met vriendelijke groet,
drs Ronald van der Steen RE RO Emia
Senior Auditor
-
Permalink Antwoord van MGroels op
-
@Ronald + Yvonne:
"Waarom moeten auditors alleen in dienst zijn van archiefdiensten, waarom niet van DIV afdelingen ?"
Volgens mij valt dit niet te rijmen met een onafhankelijke inspectie/audit. Op het prikbord schreef Yvonne al dat de slager zijn eigen vlees niet moet keuren. Dat zal in dit geval niet anders zijn. Ik kan als DIV medewerker toch niet mijn collega's onafhankelijk auditen? Misschien moeten we, zoals Ronald aangeeft, een archiefinspectie wel in hetzelfde licht zien als een accountantsonderzoek. Daarbij zijn enkele punten van belang.
Inspectie of audit gebeurt door externen (is een RHC wel extern kun je je afvragen?). Het derde bolletje: werkprocessen/wetgeving/kennis archieven zijn even noodzakelijke kennis voor een auditor als technologische kennis. Het geheel daarvan vormt de basis voor de auditor van de "I" bij een overheidsinstelling. Op den duur zal het functieprofiel en de navenante opleiding van een archiefinspecteur veranderen, evenals (in gelijke tred?) die van de toekomstige DIV-er.
Die toekomstige DIV-ers kunnentrouwens wel, zoals het bij de BAG of DigiD e.d. ook gebeurt wel pre-audits uitvoeren.
-
-
Mike, een slager keurt niet zijn of haar eigen vlees op dit terrein, wel op het onderdeel statische archieven.
Maar ik ben het wel met je eens dat een auditor niet alleen tot het exclusieve domein van de archiefdienst behoort. Vooral i.v.m. een e-depot zal deze kennis ook bij een archiefdienst aanwezig moeten zijn.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
