BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Wie is verantwoordelijk voor een gemeentelijke informatiehuishouding?
Op dit moment ben ik bezig met de herziening van de archiefverordening en besluit informatiebeheer. De afgelopen jaren zijn de nodige veranderingen doorgevoerd zoals de Wet Generiek Toezicht, archiefregeling en verdergaande digitalisering met bijbehorende bewaaromstandigheden.
De Wet Elektronische Bekendmaking biedt veel voordelen, vrijwel elke gemeente heeft de verordening gepubliceerd. Als je met simpele zoektermen archiefverordening 2014 google bevraagt, tref je dan ook talloze actuele voorbeelden aan.
De modellen zoals die op de BRAIN website zijn gepubliceerd, zijn op een aantal punten niet meer zo actueel. Na oktober 2010 heeft het LOPAI de verantwoordelijkheden overgedragen aan BRAIN.
Wat me opvalt bij de nieuwe verordeningen, is dat verantwoordelijkheden soms zo anders worden omschreven.
Neem de gemeenten Bladel, Brunssum, Opsterland, De Ronde Venen, Staphorst en Texel:
f. beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;
Dit lijkt mij een beperkte opvatting en niet meer aan te sluiten bij de dagelijkse gang van zaken.
Die van de gemeente 's-Hertogenbosch is m.i. wel actueel link:
Beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, alsmede de griffie, adviesraden, commissies en organen (mede) ingesteld door de gemeente (“verbonden partijen”);
Sommigen maken ook variaties in het Besluit Informatiebeheer, Stadskanaal een gemeente zonder archivaris link:
- De secretaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen.
- Maar dan:
Het hoofd van de beheereenheid is belast met de informatievoorziening binnen de gemeente betreffende de door de gemeente uitgevoerde taken en met het beheer van de documenten van de gemeente, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Maar mijn voorkeur gaat nog steeds uit naar hoe we het in 2007 in het oude besluit Informatiebeheer hebben geformuleerd:
Artikel 2 Aanwijzing beheereenheden
Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit de gehele gemeentelijke organisatie aangemerkt:
Artikel 3 Verantwoordelijkheden beheerseenheid
De gemeentesecretaris is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken en werkprocessen alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 4 Mandatering uitvoering werkzaamheden
De gemeentesecretaris kan de uitvoering van dit besluit overdragen aan één of meer medewerkers binnen de beheerseenheid, alsmede aan een andere beheereenheid.
Graag jullie input over dit onderdeel.
Ik plaats deze bijdrage ook op het vng forum onderdeel verordeningen.
Leestip:
Bennie Blom, De gemeentelijke archiefverordening in de praktijk, in: Archievenblad 2013, nr. 2, p. 12-15.
Dit aspect wordt overigens niet belicht.
En een eerdere vraagstelling via BREED over dit onderwerp link
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Henk, vraag dan de relatie na tussen de algemene wet bestuursrecht en de gemeentewet.
-
Permalink Antwoord van Jolanda de Jong op
-
@Yvonne,
Gemeente Heerlen heeft:
De Archiefverordening Heerlen 2008
En voor de griffie als beheereenheid het Besluit informatiebeheer Griffie Heerlen 2008
Bovenaan én verderop in de Archiefverordening verwijst men naar het hier ook nog bij horende Besluit Informatiebeheer Gemeentelijke beheereenheden 2008 / Besluit Informatiebeheer Gemeentelijke Organen. Maar dat vind ik zo snel niet.
Het zijn wél oudere documenten. Kijk maar of je er iets mee kunt.
-
Permalink Antwoord van Guido Dorssers op
-
@Yvonne, ik ben het met je eens dat de griffie van een gemeenteraad geen orgaan is. De griffie is immers een organisatieonderdeel is. Zowel de raad als griffier zijn echter wél organen. In artikel 1:1, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht wordt van de reikwijdte van het begrip bestuursorgaan uitgezonderd de griffiers en secretarissen van de wetgevende macht, de kamers der Staten-Generaal, rechtsprekende organen, de Raad van State, de Algemene Rekenen en de Nationale Ombudsman. Deze hebben niet als bestuursorgaan te gelden. Dat maakt echter nog niet dat griffiers en secretarissen van gemeenten niet als bestuursorgaan hebben te gelden. Voorts hanteert de Archiefwet 1995 de term overheidsorganen. De definitie van overheidsorganen in artikel 1 aanhef en onder b van de Archiefwet 1995 is gelijkluidend aan de definitie van bestuursorganen in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht. Overheidsorganen zijn dus alle bestuursorganen plus de in artikel 1:1, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht vermelde organen.
@Henk, artikel 6 van de Gemeentewet bevat slechts een herhaling van de drie gemeentelijke organen die gelet op artikel 125 van de Grondwet verplicht aanwezig moeten zijn. Vanuit de Gemeentewet volgt dat een gemeente minimaal de volgende organen kan bevatten: de raad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de rekenkamer, de rekenkamerfunctie (i.e. een raadscommissie), de ombudsman, commissies (waaronder raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies; bijvoorbeeld een bezwaaradviescommissie), de secretaris en de griffier. Ook vanuit andere wetgeving kan aanwezigheid van organen blijken, te denken valt bijvoorbeeld aan de ambtenaren van de burgerlijke stand en aan buitengewoon opsporingsambtenaren. Deze opsomming is niet limitatief bedoeld.
-
-
@Guido, bedankt voor de juridische uitwerking !
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Vraagje: Is een OR (Ondernemingsraad) een orgaan of een organisatieonderdeel en is zij archiefplichtig onder de Archiefwet 1995?
-
-
Dat is een leuk en interessant vraagje... :)
Een ondernemingsraad is naar een orgaan. Het is vervolgens van belang om te kijken naar de rechtspersoon waartoe deze ondernemingsraad behoort.
Indien het een ondernemingsraad betreft van een publiekrechtelijke organisatie (zoals gemeenten, provincies, waterschappen, enzovoorts), dan is die ondernemingsraad een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld. Die ondernemingsraad is dan een overheidsorgaan in de zin van de Archiefwet 1995 en gelet op artikel 3 van de Archiefwet 1995 is die ondernemingsraad archiefplichtig.
Een ondernemingsraad bij een private organisatie (BV, NV, enzovoorts) zal in de regel echter buiten de reikwijdte van de Archiefwet 1995 vallen.
-
Permalink Antwoord van Jacco van den Hoek op
-
Verschil tussen ‘organisatieonderdeel’ en ‘beheereenheid’
Ik worstel met begrippen. Misschien kan iemand helpen? In het nieuwe model van het Besluit informatiebeheer staat het volgende:
Organisatieonderdeel : elk op basis van de gemeentebegroting als zelfstandig aan te merken organisatieonderdeel van de gemeente;
Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
Het hoofd van het organisatieonderdeel is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van zijn organisatieonderdeel voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Vraag 1:
wat bedoelt men hier mee?
- Wordt de gemeente als geheel gezien als organisatieonderdeel en zijn de verbonden partijen ook organisatieonderdelen? Of zijn organisatieonderdelen bijvoorbeeld de diverse afdelingen binnen een gemeente?
- Is het hoofd van het organisatieonderdeel dan een gemeentesecretaris of bijv. een afdelingsmanager?
- Is een hoofd van een organisatieonderdeel dan ook een ‘beheerder’?
Beheereenheid (zoals gedefinieerd door gemeente Deventer en ’s Hertogenbosch):
een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, alsmede de griffie, adviesraden, commissies en organen (mede) ingesteld door de gemeente
Vraag 2.
wat bedoelt men hier mee?
- Wordt de gemeente als geheel gezien als beheereenheid en zijn de verbonden partijen ook beheereenheden? Of zijn beheereenheden bijvoorbeeld de diverse afdelingen binnen een gemeente?
- Is het hoofd van de beheereenheid dan een gemeentesecretaris of bijv. een afdelingsmanager?
- Is een hoofd van een beheereenheid dan ook de ‘beheerder’?
-
-
@Jacco, ik heb je vraag voorgelegd aan een van de samenstellers. Afwachten maar...
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
Dag Jacco,
Voor mij zat de worsteling eerst in het woord "zelfstandig".
Dit op basis van hoe lokale overheden op dit moment "organisatorisch" opereren.
Deze twee leggen de basis voor de mate van "zorg" voor het College.
vervolg is het oordelen over:
1. wat is de wettelijke regeling?
2. is er sprake van "mandaat"
3. is er sprake van "delegatie"
Ik denk dat we "beheereenheid" gaan verlaten en moeten overgaan tot "organisatie onderdelen"
"begroting" zegt niet zoveel over "zelfstandigheid" het "mandaat register" naar mijn mening meer.
-
-
Henk heeft naar mijn idee wel een goede insteek, richting mandaatregister. Ik begrijp echter niet waarom Jacco meent, dat de gemeente als geheel gezien (kan worden) als organisatieonderdeel. Ik lees toch in het Beluit: ...als zelfstandig aan te merken organisatieonderdeel van de gemeente?
-
-
@Wim en Jacco,
voeg aan het mandatenregister het (verplichte) register deelname aan gemeenschappelijke regelingen nog toe. ( en met name de nieuwe GR BVO's die nu als paddenstoelen uit de grond schieten)
Dan heb je gehele gemeentelijke organisatie in beeld. Op basis daarvan kun je bepalen welke "zorgtaak" het College heeft.
Als voorbeeld:
Voor een BVO (voor 11 gemeenten) heb ik een reglement informatiebeheer opgesteld, daarna laten vaststellen door het bestuur van de BVO. Die dit daarna weer meedelen aan de 11 deelnemende Colleges.
Strekking is dan, dat de BVO verantwoordelijk is voor het informatiebeheer m.b.t. de GR BVO en de uit te voeren taak namens de deelnemende gemeenten. De Colleges houden "de zorg" en/maar heeft deze formeel ingevuld naar een op afstand gezet "organisatieonderdeel".
(let wel: bij een GR met een algemeen en dagelijks bestuur ligt de verplichting "zorg" bij het betreffende "dagelijkse bestuur"
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
