BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Wie is verantwoordelijk voor een gemeentelijke informatiehuishouding?
Op dit moment ben ik bezig met de herziening van de archiefverordening en besluit informatiebeheer. De afgelopen jaren zijn de nodige veranderingen doorgevoerd zoals de Wet Generiek Toezicht, archiefregeling en verdergaande digitalisering met bijbehorende bewaaromstandigheden.
De Wet Elektronische Bekendmaking biedt veel voordelen, vrijwel elke gemeente heeft de verordening gepubliceerd. Als je met simpele zoektermen archiefverordening 2014 google bevraagt, tref je dan ook talloze actuele voorbeelden aan.
De modellen zoals die op de BRAIN website zijn gepubliceerd, zijn op een aantal punten niet meer zo actueel. Na oktober 2010 heeft het LOPAI de verantwoordelijkheden overgedragen aan BRAIN.
Wat me opvalt bij de nieuwe verordeningen, is dat verantwoordelijkheden soms zo anders worden omschreven.
Neem de gemeenten Bladel, Brunssum, Opsterland, De Ronde Venen, Staphorst en Texel:
f. beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;
Dit lijkt mij een beperkte opvatting en niet meer aan te sluiten bij de dagelijkse gang van zaken.
Die van de gemeente 's-Hertogenbosch is m.i. wel actueel link:
Beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, alsmede de griffie, adviesraden, commissies en organen (mede) ingesteld door de gemeente (“verbonden partijen”);
Sommigen maken ook variaties in het Besluit Informatiebeheer, Stadskanaal een gemeente zonder archivaris link:
- De secretaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen.
- Maar dan:
Het hoofd van de beheereenheid is belast met de informatievoorziening binnen de gemeente betreffende de door de gemeente uitgevoerde taken en met het beheer van de documenten van de gemeente, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Maar mijn voorkeur gaat nog steeds uit naar hoe we het in 2007 in het oude besluit Informatiebeheer hebben geformuleerd:
Artikel 2 Aanwijzing beheereenheden
Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit de gehele gemeentelijke organisatie aangemerkt:
Artikel 3 Verantwoordelijkheden beheerseenheid
De gemeentesecretaris is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken en werkprocessen alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 4 Mandatering uitvoering werkzaamheden
De gemeentesecretaris kan de uitvoering van dit besluit overdragen aan één of meer medewerkers binnen de beheerseenheid, alsmede aan een andere beheereenheid.
Graag jullie input over dit onderdeel.
Ik plaats deze bijdrage ook op het vng forum onderdeel verordeningen.
Leestip:
Bennie Blom, De gemeentelijke archiefverordening in de praktijk, in: Archievenblad 2013, nr. 2, p. 12-15.
Dit aspect wordt overigens niet belicht.
En een eerdere vraagstelling via BREED over dit onderwerp link
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
Praktisch en pragmatisch werken zijn gevleugelde woorden om in ieder geval een voorlopige "werkwijze" te hebben.
De tijd is wel aangebroken om in de lokale regelgeving "o.a. de archiefverordening" de formele verantwoordelijkheden op de juiste plek te zetten.
-
Permalink Antwoord van Marianne Kruijswijk op
-
@henk sligman: Heb ik iets gemist? Bij mijn weten komen we niet verder dan een serieus advies van de VNG om een SIO samen te stellen. Waar is de verplichting?
-
-
@Marianne, zie een eerdere bijdrage van mij in deze discussie, qua inhoud. En ja, een "advies" van de VNG kun je invoeren of nog even laten waaien. De nieuwe gemeentelijke archiefverodening van de gemeente Deventer 2014, nu nog in bewerking en in concept bevat een art. om het voor de gemeente Deventer wel formeel in te voeren.
"Verplichting" heb ik dus op gemeentelijke niveau wel vastgelegd. Lees: een gemeentelijke archiefverordening vastgesteld door de Raad, is een "bestuursopdracht" aan het College.
-
Permalink Antwoord van Guido Dorssers op
-
De verplichting voor het SIO is toch reeds geregeld in artikel 3 van het Archiefbesluit 1995? Zie de toelichting in Stb. 2012, 444. Die toelichting benadrukt overigens wel dat de naam de naam «Strategisch Informatieoverleg» niet is verankerd in de wetgeving.
-
-
@Henk, ja zo gesteld ben ik het met je eens.
-
-
Guido, dank voor de aanvulling, ik kon zo snel de (jou) goede toelichting niet vinden, en gaat dus om wet EN "regelgeving" en in het verlengde daarvan per lokale overheid de juiste vastlegging.
Guido Dorssers zei:De verplichting voor het SIO is toch reeds geregeld in artikel 3 van het Archiefbesluit 1995? Zie de toelichting in Stb. 2012, 444. Die toelichting benadrukt overigens wel dat de naam de naam «Strategisch Informatieoverleg» niet is verankerd in de wetgeving.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Henk, ook ik heb advies gevraagd:
Vraag over begripsbepaling beheerseenheden in relatie tot de archiefverordening:
- gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, sub b 1e , van de wet, voor zover behorende tot de gemeente, alsmede andere beheerseenheden;
- zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995
- college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente XX;
- beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
- beheerder: het hoofd van een beheerseenheid;
- beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, alsmede de griffie, adviesraden en commissies;
Omschrijving in de Algemene Wet bestuursrecht, art. 1:1
Onder bestuursorgaan wordt verstaan:
a. een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of
b. een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed.
De volgende organen, personen en colleges worden niet als bestuursorgaan aangemerkt:
de voorzitters, leden, griffiers en secretarissen van de in de onderdelen b tot en met f bedoelde organen, de procureur-generaal, de plaatsvervangend procureur-generaal en de advocaten-generaal bij de Hoge Raad, de besturen van de in onderdeel c bedoelde organen alsmede de voorzitters van die besturen, alsmede de commissies uit het midden van de in de onderdelen b tot en met f bedoelde organen
Conclusie:
De griffie van een gemeenteraad is dus geen aparte zorgdrager. De ambtelijke organisatie blijft verantwoordelijk.
De omschrijving in de archiefverordening is correct, dus ook na de invoering van het duale stelsel.
-
-
@Yvonne, dat de "griffie" geen bestuursorgaan is ben ik met je eens.
Ik kan nog niet ontdekken "lezen" dat er ergens staat dat we als gemeente maar één bestuursorgaan hebben?
Volgens mij zijn er 3 zelfstandige bestuursorganen conform de gemeentewet art 6
1. Raad
2. College B&W
3. Burgemeester (voor de bijzondere taken, dus niet als voorzitter)
Deze "bestuursorganen" hebben een ambtelijke ondersteuning "beheerder" ?
-
-
Henk, heb je al juridisch advies ingewonnen ?
-
-
Ja, vorige week die zijn nu aan het kauwen.
Yvonne Welings zei:Henk, heb je al juridisch advies ingewonnen ?
-
Permalink Antwoord van André Plat op
-
Beste mensen,
Ik hoorde vrijdag dat BRAIN bezig is met het schrijven van een nieuw model Archief(verordening) en Besluit Informatiebeheer. Het lijkt mij goed als archiefvormers/beheerders zich vooral druk maken over een Besluit Informatiebeheer, waarin o.m. de Archiefverordening uitgangspunt is. Informatiebeheer is meer dan archivistisch juist handelen: om dit te regelen is zo'n discussie zoals die hier gevoerd wordt door div en archivarissen juist sterk.
In een presentatie onlangs heb ik de metafoor van pannenkoek gebruikt. Een pannenkoek die geïsoleerd een besluit informatiebeheer maakt obv archivistische kenmerken versus de spekkoek, die zich realiseert dat er vele lagen zijn die het geheel tot een smakelijke hap maken.
Heb je praktijkvoorbeelden SIO(wat natuurlijk over meer moet gaan dan, hoe belangrijk ook, waardering en selectie) of wil je meepraten met referentiebijeenkomsten SIO, zie website Vereniging SOD.
-
-
Feitelijk zouden deze voorbeelden op de website voor de VNG in te zien moeten zijn. Eind december heb ik bij de VNG geïnformeerd naar de stand van zaken en toen werd me verteld wat jij nu schrijft. Informeel heb ik begrepen dat er geen schot in zit.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
