Bij onze organisatie komen de meeste facturen digitaal binnen, over het algemeen als PDF bijlage bij een e-mail bericht.

In de praktijk zet de afdeling de e-mail berichten om naar een PDF bestand en voegt deze samen met de factuur. Hiermee is de oorspronkelijke factuur dus gewijzigd.

We kunnen de archiefwet er weer bij halen maar daar heben we weinig aan. Maar toch een klein stukje.

We slaan bestanden op voor o.a. Ondersteuning primair proces, verantwoording en bewijslast en als laatste historisch onderzoek. Deze laatste kunnen we dus direct afschrijven, facturen zijn op termijn te vernietigen. Het primair proces (de betaling van de factuur) kan prima met deze werkwijze uit de voeten.

Nu blijf ik dus zitten met verantwoording en bewijslast, doen we door het samenvoegen van de factuur en begeleidende e-mail afbreuk aan de authenticiteit?