Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marijke de Vreede op 15 Juli 2014 op 16.28

Graag zou ik wat meer over de ontstaansgeschiedenis van deze situatie kennen om te kijken of ik je kan helpen. Ik weet niet of je die hier zou willen toelichten maar als je dat liever niet doet: ik heb je een vriendschapsverzoek via BREED gestuurd want ik ben je e-mailadres kwijt.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van André Plat op 18 Juli 2014 op 23.24

Leonie, hoe ver ben je met automatisch indexeertool en BCT. De generatie van vorig jaar kon dit niet oplossen. Er komt vast een generatie software die dit oplost. Beter inrichten aan de voorkant, DMS, documenten koppelen aan dsp of bac met selectie, of aan dossiers: of wachten en geautomatiseerd oplossen. Tussen 20 en 25 e jaar kan je ook die 5% bewaren eruit halen! de rest sorteren op onderwerp, en periode en op V lijst zetten.

Een gevalletje van vertrouwen op de techniek in de toekomst voor wat je hebt.
Voor proces van vandaag en morgen DMS goed inrichten en uitvoeren als je techniek in wil zetten kan dat met normen, standaarden, zoals iso 15489, 30300, nen 2082 en DSP/TMLO. En geen losse stukken meer opnemen natuurlijk, dat is gewoon niet professioneel.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Klaas van der Heijden op 5 Augustus 2014 op 11.34

Hoi Leonie,

Heb je al substitutie?

Zo niet dan moet je denk ik nog steeds papier overdragen.

En ik neem aan dat dossiers in Corsa geregistreerd zijn om daarvan een selectielijst/ vernietigingslijst aan te maken.

De vraag is wat je met de digitale document wilt doen zeker als je de papieren documenten als leidend hebt.

wil je toch digitaal alles (dubbel doen) dan zou je kunnen overwegen om een paar slimme zoekvragen te maken met een specifiek resultaatscherm. dan kun je veel documenten wellicht in een keer naar een "te vernietigen" jaardossier, klantdossier, objectdossier met termijnen brengen.

Maar belangrijkste is de vraag waarom zou je dit alles in Corsa willen als je ook alles op papier hebt.

Gr Klaas

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 5 Augustus 2014 op 12.43

Klaas, dan ben ik wel benieuwd naar jouw ideeën over het e-depot met losse documenten, de vorm van het informatieobject is toch niet de essentie van dit vraagstuk ?

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Klaas van der Heijden op 5 Augustus 2014 op 13.11

Hoi Yvonne,

Een e-depot is, voorzover ik daar zonder enige beperking qua kennis iets van mag zeggen, voor mij een berg documenten met metadata. Waarbij een dossier of zo men wil een zaakdossier (dan wel andere "virtuele clustering") feitelijk ook een object is met metadata. Door de juiste relaties tussen die metadata kun je "overeenkomstige" zaken beoordelen obv V/B of NV. En daaraan dat document kan ook gekoppeld (gerelateerd) zijn een klant met metadata en een object met metadata. Kort gezegd elk document overerft ook de metadata van gerelateerd "informatieobjecten" zoals zaaktype, klant, object enz. Omdat al die metadata op alle relevante documenten zit kan ik allerlei dwarsdoorsneden maken.

De vorm van het object maak dus niet uit.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Philip op 15 Augustus 2014 op 16.28

Dag Yvonne,

Ik ken het probleem.. Ik werk op een school en op het einde van het schooljaar hebben wij ook zoveel documenten dat we niet meer weten hoe we het moeten aanpakken.. het is gewoon erg veel.

Wij hebben destijds www.eurofiles.eu ingeschakeld, zij digitaliseren en beheren alles voor je. Wellicht een optie voor jou als jullie nog een spaarpotje hebben staan?

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van J.Kooiker op 27 Augustus 2014 op 11.18

Beste Leonie,

Er is uitstekende software op de markt om "losse" documenten in een DMS op te sporen en vast te stellen of deze bewaard moeten worden en er vervolgens een bewaartermijn aan te hangen en op basis van de inhoud en/of metadata  eventueel te koppelen aan een dossier of zaak.

m.vr.gr.,

Jan Kooiker

BMConsultants

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie