BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Bewaartermijn aan- en afmelding hondenbelasting
Beste collega's,
Bij iedere gemeente in Nederland word er via de aan- en afmelding van één of meerdere honden belasting geheven. De burger meldt d.m.v. een formulier c.q. kaart de hond aan en wanneer de hond overlijdt of wordt verkocht weer af.
Deze aan- en afmeldingskaarten zijn natuurlijk voor ons records/archiefbescheiden die volgens de selectielijst voor archiefbescheiden bewaard moeten blijven. Volgens deze selectielijst staat er voor het "heffen van belastingen" een bewaartermijn van 7 jaar.
Nu is de volgende vraag die ik via de forum aan jullie wil voorleggen. Welke gemeente hanteren de regel van 7 jaar te bewaren en zo nee, wie hanteert er een andere bewaartermijn? Geef daarbij aan wat de bewaartermijn is die binnen jullie organisatie gehanteerd word. Want ik merk dat er binnen verschillende organisaties verschillend mee wordt om gegaan.
Ik ben erg benieuwd naar de reacties!!
Met vriendelijke groet,
Danny
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Gert Valk op
-
hallo Danny,
ik zou in eerste instantie ook zeggen : een bewaartermijn van 7 jaar. Die hanteren wij bij de gemeente Oss ook voor stukken mbt uitvoering van de hondenbelasting. Maar ik vraag me wel af of het ivm de bewijslast misschien van belang is dat deze aan- en afmeldkaartjes langer dienen te worden bewaard? Ik vergelijk het even met de ondertekende machtigingskaartjes die inwoners van Oss hebben afgegeven voor het automatisch afschrijven van de gemeentelijke heffingen (belastingen). Deze hebben wij voorlopig op een bewaartermijn van 30 jaar afgesteld, dit ook ivm de bewijslast
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Ha Danny en Gert,
Wat een en ander moeilijk uitvoerbaar maakt, is het ontbreken van een soort Burgerlijke Stand voor honden, een BRP. Aan de andere kant moet je ook afwegen en het risico bepalen, wat kost het een gemeente om die kaartjes langer te bewaren versus de inkomsten ? Ik ken overigens ook geen honden, die dertig jaar worden, twintig jaar is al best oud voor een hond.
Misschien een aandachtspunt voor de samenstellers van de nieuwe selectielijst ?
Groet,
-
Permalink Antwoord van Danny Staring op
-
Hallo Gert en Yvonne,
Jammer dat jullie op dit moment de enige zijn die gereageerd hebben, want volgens mij is dit een issue die bij veel meer gemeentelijke organisaties van toepassing is.
Persoonlijk denk ik dat dit soort aan- en afmeldingskaarten numeriek (10 jaar) bewaard kunnen worden, zodat je toch enigszins aan de leeftijdsverwachtingen van een hond tegemoet komt. Dit lijkt mij persoonlijk toch een redelijke termijn.
Bij deze doe ik tevens nog een keer een omroep aan andere personen/organisatie om een reactie te plaatsen, want uiteindelijk kan dit ons voor in de toekomst wel verder helpen en duidelijkheid geven.
-
-
Beste Danny,
Ik heb je vraag vandaag voorgelegd aan de VNG. Komende weken ga ik met vakantie, maar zodra ik het antwoord heb, laat ik het via BREED weten.
Groet,
Yvonne Welings
-
-
hallo Yvonne,
zou je dan ook die opmerking/vraag van mij willen meenemen omtrent de bewaartermijn van die ondertekende machtigingskaartjes voor afschrijving van bedragen van bank/girorekeningen voor gemeentelijke belastingen en eventueel ook willen voorleggen aan de VNG?
-
-
De link naar de gehele discussie heb ik voorgelegd.
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Die bewaartermijn van 7 jaar gaat pas in als "de zaak" afgelopen is.
Dat betekent dus dat een aanmeldkaartje de start van een zaak is, dat het afmeldkaartje de beëindiging is en dat beide documenten (met eventueel nog andere archiefstukken die tussendoor gevormd zijn) vanaf dat moment nog zeven jaar bewaard moeten blijven.
Dat kan dus inderdaad betekenen dat een aanmeldkaartje een jaar of twintig tot vijfentwintig bewaard moet blijven (want een hond kan best wel eens 15 jaar oud worden).
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Ingmar, de term "zaak" is in deze riskant. Het aanmelden van een hond en het afmelden van een hond zijn (bij ons) twee verschillende processen, dus ook twee verschillende zaaktypen, dus worden ook als losse zaken opgeslagen. Volgens de logica die jij voorlegt zou van-bouwaanvraag-tot-sloopvergunning en van-solicitatiebrief-tot-ontslagbrief ook telkens één zaak zijn.
Strikt genomen, puur theoretisch, zou ik zeggen dat het aan- en afmelden van honden gebeurt t.b.v. de hondenadministratie en daarom gewaardeerd zou moeten worden met de Selectielijst 1995, cat. 2.10 "Hulpadministraties" (7 jaar, tenzij met de Belastingdienst een andere termijn overeen is gekomen).
Echter, de administratie wordt gebruikt bij het heffen van de hondenbelasting. Jaarlijks worden zaken opgestart t.b.v. de Hondenbelasting. Deze zijn ook 7 jaar te bewaren (cat. 3.1.4), maar zij zullen dus later opgestart worden dan de aanmelding hond. Mijn inziens, zou er een relatie gelegd moeten worden tussen de hondenbelastingzaak en de hondenaanmeldingszaak, waarbij de bewaartermijn (of liever gezegd het V-jaar) wordt overgeërfd. Concreet betekent dit dat het V-jaar van de aanmelding jaarlijks met 1 jaar opgehoogd wordt, totdat er geen belasting meer wordt geheven. De afmelding blijft gewoon 7 jaar bewaard, conform cat. 2.10.
Nu is het ontzettend lastig om de vererving van bewaartermijnen generiek in te richten in een zaaksysteem. Ik heb in ieder geval nog geen goede voorbeelden gezien. We hebben dus een wat meer praktische aanvliegroute nodig.
Honden worden gemiddeld tussen de 10 en 14 jaar oud (bron). Tel daar een aantal jaren bij op en je hebt de leeftijd die het gros niet of net haalt. Ik pak even 18 jaar. Tel daar die 7 jaar bewaarplicht bij op en je komt op een bewaartermijn van 25 jaar. Let op, deze geldt alleen voor de aanmeldingen en niet voor de afmeldingen (die blijven op 7 jaar). Met deze bewaartermijn blijft de aanmelding dus minstens 7 jaar bewaard tot na het overlijden van de hond. Dit zal vaak te lang zijn, maar de risico's zijn lager wanneer je de bescheiden te lang bewaard dan wanneer je ze te kort bewaard.
Nog een aantal alternatieve oplossingen:
- Houd de hondenadministratie bij in het zaaksysteem of ontsluit deze naar de archiefmedewerkers en zet de bewaartermijn op 7 jaar na vervallen belang. Regel in je archiefbeheer-processen dat er periodiek wordt gekeken naar overleden en/of afgemelde honden, waarna het vernietigingsjaar vastgesteld kan worden.
- Regel in het proces 'Afmelden hond' dat het vernietigingsjaar van de bijbehorende zaak 'Aanmelden hond' wordt vastgesteld.
-
-
Het antwoord van de VNG luidt 7 jaar na vervallen belang.
-
-
dank Yvonne voor je antwoord, dus voor die aan- en afmeldingen hondenbelasting kun je dus een bewaartermijn vaststellen welke redelijk voldoet, maar hoe zit het met die machtigingskaartjes voor afschrijving van gemeentelijke heffingen/belastingen? 7 jaar na vervallen kan, maar wanneer zijn deze dan vervallen? op het moment dat betrokkene niet meer op dat adres woont? dat kan na 30 jaar of 40 jaar zijn of misschien zelfs nog wel langer in sommige gevallen.
Yvonne Welings zei:Het antwoord van de VNG luidt 7 jaar na vervallen belang.
-
-
Hallo Yvonne,
Vandaag ben ik weer begonnen naar mijn vakantie, dus vandaar dat ik nu pas reageer.
Ik wil je graag bedanken voor de moeite en het antwoord dat je hebt gekregen van de VNG.
Met vriendelijke groet,
Danny
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
