BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Basis archiefcode in gemeentelijk digitaal archief.

De ordening van het digitale archief van de gemeente Groningen is gebaseerd op werkprocessen. De werkprocessen worden ten opzichte van elkaar alfabetisch geordend.Voor de basis archiefcode ziet men geen rol meer weggelegd. Het nieuwe ordeningsplan is een groeimodel. Men weet nog niet hoeveel werkprocessen er zijn. Argumenten voor het (voorlopig) handhaven van de archiefcode kunnen zijn:
- link met het papieren archief
- handhaven tot er een volledig uitgewerkt alternatief is
- de archiefcode biedt extra zoek en ordeningsmogelijkheden.
Ben benieuwd naar de ideeën hierover bij andere gemeenten.

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Roeland de Barbanson op 18 September 2009 op 23.08

Gebruik van de BAC als één van de metadata staat toegankelijkheid van informatie toch niet in de weg ?!
Dat was juist één van de belangrijkste doelen bij de introductie van de BAC in de jaren dertig van de vorige eeuw, het toegankelijk maken van informatie!
De rol van de BAC wordt m.i. dan ook niet groter of kleiner dan in niet-digitale fase. Het was en blijft een te maken keuze bij het ontsluiten van informatie al dan niet gebruik te maken van de BAC.
Maar het gaat mij te ver om de BAC als één van mogelijkheden om informatie toegankelijk te maken voortaan maar te vergeten.
Zie ook eerdere discussiebijdragen van Arjan de Vries, Marius Jansen en mijzelf.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Arjan de Vries op 21 September 2009 op 15.39

@Roeland - mee eens
@Corné - Het voordeel van de BAC is nu juist de onafhankelijkheid van organisatie en bijbehorende terminologie (en technologie overigens) zodat een onderzoeker over 50 jaar ook nog houvast heeft. Trefwoorden zijn best leuk, maar als je niet weet op welk trefwoord je moet zoeken (en na 50 jaar kan ook niemand je meer vertellen welk trefwoord het wél moest zijn)...BAC is min of meer stabiel door de jaren heen en kan zonder meer als metadataveld aan elk document in een DMS/RMA/ECMS worden toegevoegd, naast andere velden als trefwoord/thesaurus/etc. .

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 27 September 2009 op 11.22

@Corné,
Je maakt een denkfout wat betreft de vergelijking van trefwoorden met de BAC. Dit zijn geen metadata van gelijkwaardige aard en functionaliteit. Trefwoorden zijn niet zozeer ordeningsmetadata maar zoekmetadata. Trefwoorden geven geen ordeningscontext en zijn vaak alleen voor de eigen organisatie logisch en van tijdelijk belang.
Op langer termijn en bij gebruik door derden (overdracht) zeggen die trefwoorden niet zoveel. Bovendien zal in eerste instantie de burger behoefte hebben aan een min of meer logisch hiërarchisch geordende aanbieding van onderwep- of zaaktypen van algemeen naar bijzonder. Vervolgens kunnen daar dan weer persoonlijke tags aan worden toegekend. Geen probleem binnen een persoonlijke omgeving, maar hopelijk worden persoonlijke tags niet binnen de organisatie gebruik want dan verliest een trefwoord helemaal zijn waarde. En wat te denken wanneer een ambtenaar na een paar jaar weer vertrekt. Hoe logisch zijn zijn/haar persoonlijke trefwoorden dan nog voor de opvolger?

De BAC staat daar feitelijk boven. Het geeft een hiërarchische context aan categorieën van procestypen. De BAC geeft juist een soort paraplubescherming waaronder elke organisatie naar hartelust kan spelen met interne en persoonlijke voorkeuren voor de nadere toegankelijkheid van hun procestypen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 30 September 2009 op 9.32

Bij toeval viel mijn oog gisterenavond op het juni nummer van de OD (#6), waarin een verslag is opgenomen over de DIV-dag Digitalisering: probleem of uitdaging ? In het Archievenblad is hier ook over geschreven, maar dit verslag van Hans van Rijn geeft meer inzicht in de materie. Tijdens de dag is ook een discusie gevoerd over het voorbestaan van de BAC (p. 19-20).
Ik citeer letterlijk:
De conclusie was dat in een digitale omgeving de BAC uiteindelijk zijn waarde zal verliezen ten gunste van bijvoorbeeld een zaaktypencatalogus.

Ik merk op dat in de discussie die op dit forum over dit onderwerp is gevoerd niet bij alle reacties onderscheid wordt gemaakt tussen de huidige stand van zaken, de hybride en de toekomst.