BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Aanbesteding Historisch Archief Capelle aan den IJssel
De huidige overeenkomst van de gemeente Capelle aan den IJssel met het Stadsarchief Rotterdam loopt af en de gemeente besteedt haar historisch archief nationaal aan, zo is op de aanbestedingskalender te lezen. Aanbesteden van een historisch archief is geen nieuw fenomeen, rond 2003/2004 heeft het inkoopbureau West-Brabant in Etten-Leur zes gemeenten aanbesteed. Daar kwam toen de gemeente Tilburg uit de bus. Andere mogelijkheden om bij een andere gemeenten je beheer van het oud-archief en archieftoezicht onder te brengen is middels een dienstverleningsovereenkomst of deelname aan een gemeenschappelijke regeling. De trend is waarneembaar dat er schaalvergroting bij archiefdiensten plaatsvindt wegens vraagstukken als e-depots. Deze week werd nog bekend dat Leerdam aanschuift bij Gouda (link).
Gemeenten en waterschappen zien het vaak als een risico om aan te besteden, zeker als dat Europees gebeurt. Het Waterschap Brabantse Delta besloot onlangs niet aan te gaan beteden, maar de archieffunctie in de eigen organisatie in te bedden. Misschien ook goed om te melden als Capelle aan den IJssel had gekozen voor een gemeenschappelijke regeling, er niet aanbesteed had moeten worden, maar dan zijn de kosten vaak veel hoger dan in het perceel beschreven staat.
Het kan best zijn dat Rotterdam wederom de partner wordt. Nu kan dat nog. Als de nieuwe Europese richtlijn in de Nederlandse wetgeving is geïmplementeerd, binnen nu en 2 jaar, mag er niet meer aan dezelfde partij worden gegund. Een aandachtspuntje lijkt me voor gemeenten, die dat van plan zijn.
Het downloaden van de bestanden geeft de indruk dat er niet over een dag ijs is gegaan.
De wet- en regelgeving is uitgespit en geactualiseerd met name de wet RGT, niet onbelangrijk.
De wettelijke beheerstaken zijn goed omschreven:
- Het bewaren van archief dat als bewijslast dient voor de door de gemeente uitgevoerde taken;
- Beheer van documenten, zowel eeuwigdurend als op termijn vernietigbare documenten;
- Beschikbaar stellen van informatie uit het archief
- Toegankelijk maken en houden van het archief
Over het aansluiten bij een e-depot worden nog geen uitspraken gedaan, wel is de beleidsdoelstelling geformuleerd.
Gelukkig wordt er ook aandacht besteed aan het onderdeel Cultureel Erfgoed, dat hoewel bij het publiek een grote belangstelling heeft, het draagvlak om kosten te dragen bij gemeenten geen gelijke tred houdt.
Een gedegen document, BREED volgt de uitslag op de voet. Heb je ook informatie op dit gebied en wil je dat delen, laat het weten.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Bennie Blom op
-
Dit is een rare beweging die de gemeente Capelle aan den IJssel maakt. In de aanbesteding kloppen een aantal zaken niet.
- Het contract (dienstverleningsovereenkomst uit 1999) met de gemeente Rotterdam (Stadsarchief) is voor onbepaalde tijd aangegaan en er is dus geen sprake van een aflopend contract. Dat moet dus opgezegd zijn.
- Er is geen aanbestedingsplicht. Een aanbestedende dienst, zoals de gemeente is, kan de opdracht gunnen aan een andere aanbestedende dienst (gemeente) of een samenwerkingsverband tussen aanbestedende diensten (zoals bijvoorbeeld gemeenschappelijke regelingen) op basis van het zogenaamde alleenrecht.
Het gaat hier om een wettelijke taak. Het privatiseren/uitbesteden van zo’n taak dient met veel zorg gedaan te worden vooral ook omdat er publiekrechtelijke bevoegdheden bij zijn betrokken. Mijn overtuiging is dat er sprake is van een voorkeur voor een publiekrechtelijke weg.
Een paar van die elementen komen terug in de aanbesteding. De kandidaat dient te beschikken over een archiefbewaarplaats (in II.1.2 nog abusievelijk archiefruimte genoemd) en dient de dienstverlening gunstig georganiseerd te zijn.
Ik ben dus erg benieuwd naar de argumenten van de gemeente Capelle aan den IJssel waarom hier een (nationale) aanbesteding wordt gedaan, ook nog eens op een markt die er niet is….
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
ha Bennie,
De uitvoer van het archiefbeheer op grond van de Archiefwet kan m.i. Wel worden aanbesteed, het formele beheer en archieftoezicht niet.
overigens kan ik me wel voorstellen dat je een dvo contract wil actualiseren.
In het document was me ook opgevallen dat naast de archiefruimte ook voor vernietiging in aanmerking komende documenten worden genoemd, zou het incl. Semistatisch zijn ?
Groet
-
-
Hallo Yvonne,
Natuurlijk kan aanbesteden wel, maar het moet niet, het is geen verplichting, zoals wordt gesteld, en wat mij betreft is het ook niet wenselijk (evenals (wat mij betreft) het scheiden van het beheer in formeel en feitelijk, uitvoerend beheer). Daarnaast is m.i. geen markt voor. Tenzij bijvoorbeeld de bibliotheek interesse heeft om nog verder van het padje af te gaan bewegen. Die doen erg veel om te kunnen overleven. Daarnaast moet er ook aardig wat digitaal de lucht in gehouden worden. Men wil bijvoorbeeld bij archieven.nl aangesloten blijven. Kortom aardig wat kosten als je dat alleen moet gaan uitvoeren en dus niet kan meeliften op een grotere massa.
Ik ben wel erg benieuwd naar het eerdere traject dat je noemde van het inkoopbureau West-Brabant.
-
-
Ha Bennie,
Even kort, er is wel markt denk aan de WAD's en Allbidigit. Wat aanbesteding gelden wel verplichtingen, zeker met inwerking treden van de Europese aanbestedingswet als het te besteden bedrag boven de 50.000 per jaar is.
Alleen deelname aan een GR ontslaat je van een dergelijke aanbesteding, dvo's niet in combinatie met het bedrag.
Waar ik niet gezegd mee wil hebben, dat ik voorstander ben van deze aanbesteding.
Misschien kan je het document nog in Etten-Leur opvragen, zelf heb ik het niet meer, is veel te veel verouderd. Wat dat betreft zijn deze documenten veel actueler.
Groet,
Yvonne
-
-
Hallo Yvonne,
Dan is er toch een verkeerde interpretatie van het aanbestedingsrecht. Het gaat hier namelijk zoals in mijn begintekst om gunnen van de opdracht aan een andere overheidsorganisatie en dat kan zonder aanbesteding (het zgn alleenrecht) ! Dus niet alleen deelname aan GR ontslaat je.
groet, Bennie
-
-
Ha Bennie,
De vraag is dan of de gemeente Capelle het alleenrecht heeft vastgelegd in een verordening ?
Zie b.v. deze link
Gelet op
-artikel 2.24 van de Aanbestedingswet 2012.
Overwegende
- dat het als gevolg van Europese aanbestedingsregels niet mogelijk is in een aanbesteding een partij specifiek te benoemen;
- dat het in dit geval om maatschappelijke en/of economische redenen gewenst is een contract af te sluiten met een van te voren vastgestelde partij, zonder daarvoor een Europese aanbestedingsprocedure te starten;
- dat dit op basis van (Europese) regelgeving mogelijk is, mits het contract handelt om de levering van diensten, de wederpartij ook een aanbestedende dienst is, deze andere partij een alleenrecht wordt toegekend en dat dit alleenrecht is vastgelegd in een verordening.
Of deze link
Als de gemeente Capelle een dergelijke verordening had vastgesteld en Rotterdam had aangewezen, dan had er niet aanbesteed hoeven worden. Er zijn veel meer voorbeelden dat ik hier nu geef.
Groet,
Yvonne
-
-
Beste Bennie,
Nog een aanvulling op het bovenstaande. Het Waterschap Brabantse Delta had haar statische archieven ondergebracht bij vier archiefdiensten in Noord-Brabant. Alle dienstverleningsovereenkomsten zijn opgezegd met drie archiefdiensten Bergen op Zoom Breda en Tilburg, maar er wordt vooralsnog niet uitgetreden uit de GR Archiefdienst Oudenbosch, waar Moerdijk ook is aangesloten. Het risico met aanbesteding werd te groot geacht, daarom wordt naar eigen zeggen een archiefbewaarplaats in Breda zelf ingericht. Wat de rol is van Louis van der Kallen in deze is me niet duidelijk.
Zie hier ook het verschil in vrijblijvendheid tussen een GR en een DVO, kosten in deze spelen nauwelijks een rol.
Groet
Yvonne
-
-
Hoi Yvonne,
Het vastleggen gaat vooral om inbesteding aan een sociale werkvoorziening :
in verband met sociaal maatschappelijke factoren is het van gemeentelijk belang dat de werkzaamheden middels de in artikel 1 genoemde mogelijkheid kan worden gegund aan een sociale werkvoorziening.
En dus niet voor een wettelijke taak als beheer van het historisch archief dat net als het toezicht gewoon een wettelijk taak is.
Als we jou betoog doortrekken dan zouden er veel zaken nu al misgaan. Bijvoorbeeld belastingsamenwerkingen.
Ook al zou het zo zijn dan had Capelle kunnen repareren (maar dat zou heel Nederland dan moeten doen). Hun contract was uit 1999 en doorlopend.
Het maakt m.i. niet uit of het via DVO privaat gaat of GR publiek. De voorkeur is overigens volgens de Wet Gemeenschappelijke regelingen publiek.
groet,
Bennie
-
-
wat belastingen betreft wordt al door drie gemeenten in Nederland aan private partijen met succes aanbesteed.
Voorbeeld waterschap toont dat de praktijk anders is.
-
-
Hallo Yvonne
Het europees aanbestedingsrecht is redelijk complex. Een sociaal werkbedrijf is vaak een bedrijf (geen GR zie voor bladel: http://www.wvk-groep.nl/over-wvk/bedrijf/) dat ook diensten aan niet deelnemers verleend. Daarmee begeven ze zich op een markt waar ook private ondernemers aan deelnemen.
Er wordt in Nederland vrij krampachtig omgegaan met het aanbestedingsrecht en soms schiet men door (dat is hier het geval). Gelukkig kunnen sociaal maatschappelijke factoren dus doorgeslagen liberalisering doorbreken. En dat het in een verordening moet dat is logisch omdat itt tot de Archiefwet een wettelijk kader ontbreekt voor groenvoorziening, postbezorging, catering etc. En omdat er sprake is van minder dan 90% werkzaamheden voor de deelnemers en er geen sprake is van een aanbestedende dienst moet er dus dat publiekrechtelijk kader zijn. Dit is namelijk een vorm van inbesteding.
Met de komst van private belastinginners komt de tijd van de republiek weer terug! Vorig jaar hebben we in Moerdijk ook een afweging moeten maken tussen een GR of aanbesteding privaat. De GR kon een goedkopere aanbieding doen (waar ze overigens nu enorm van afwijken in de begroting) dan een private partij omdat contractueel een gemeente makkelijker van een private overeenkomst af kan komen dan van een gemeenschappelijke regeling. Maar belastinginning vind ik bij uitstek een publiekrechtelijke taak die je niet bij een private partij moet leggen (maar dat is een politieke uitspraak ;-) )
Heeft Tilburg ook een verordening alleenrecht voor het inbesteden van het historisch archiefbeheer bij een Stichting?
groet, Bennie
-
-
hallo Bennie,
Mijn voorkeur als basis voor een archiefdienst is er een op grond van een GR. Juist dan committeren gemeenten en/of waterschappen zich met elkaar om toekomstgerichte vraagstukken aan te pakken. Een omvang zoals het RHC Eindhoven met 20 gemeenten lijkt mij ideaal. Een dvo heeft al snel een shop achtig karakter, waardoor het moeilijk kan zijn om investeringen te doen voor de lange termijn.
Tegelijkertijd constateer ik dat veel gemeenten niet staan te trappelen om deel te nemen aan weer een nieuwe GR. Er is geen grip op het budget, zie jouw voorbeeld, en ook de invloed van de gemeenteraad is gering. Soms klinkt in gemeenteraadsverslagen de moedeloosheid door van al die budgetoverschrijdingen, zoals bij de veiligheidsregio. Gemeenten zien vaak de meerwaarde niet en uittreden uit een GR gaat soms met hoge kosten gepaard, die jarenlang doorwerken.
Opvallend is voorts dat de drie gemeenten, die na een aanbesteding hebben gekozen voor TOG en Centric voor de belastingen, heel erg tevreden zijn over de kwaliteit van de dienstverlening en er wordt nog bespaard ook, niet gering overigens. Gemeenten reageren vaak niet op dit soort aanbestedingen, er moet dan echt naar de samenwerking met elkaar gekeken worden.
De Europese aanbestedingswet is inderdaad complex en er zijn meerdere varianten dan het alleenrecht en niet in alle gevallen is er sprake van een verplichte aanbesteding. Ik weet niet of er krampachtig mee wordt omgegaan. Wat ik wel weet is dat veel ICT projecten door deze wet hopeloos mislukken c.q. vertragen. Je kunt niet kopen wat jij als gemeente wenselijk acht. Sinds jouw laatste WOB verzoek is aan de contracten niets veranderd, daar kan ik op dit momument geen nieuws aan toevoegen. Ik ben zeer benieuwd hoe het verder gaat in West-Brabant en wat dat betreft is dit aanbestedingdocument leerzaam.
Groet,
Yvonne
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
