BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Videoverslagen, nieuw rapport pilot Tweede Kamer

Videoverslagen is geen nieuw onderwerp op BREED (link), maar recent is er een publicatie verschenen, die het onderwerp nader belicht.

In oktober 2013 verscheen de publicatie Videotulen voor de eeuwigheid. Over het spanningsveld tussen gemeente- en Archiefwet. Door een werkgroep archivering videotulen is een rapport opgesteld bestemd voor griffiers, die naast het verslag, notulen en besluitenlijst ook nog audio-opnamen of videotulen laten maken. In de Gemeentewet (art.23 lid 5) is bepaald hoe de verslaggeving van de gemeenteraad plaats moet vinden. En dan hebben we ook nog artikel 3 van de Archiefwet, die bepaalt dat de bestanden in goede en geordende staat worden bewaard. Handelingen van de gemeenteraad moeten worden bewaard, ongeacht de vorm en ook nog permanent. Er zijn gemeenten, die de videotulen archiveren in het DMS, maar er zijn er ook die deze dienst uitbesteden. Het rapport uit oktober 2013 gaat nader in op de aspecten bestandsformaten WAV/AIFF, metadata, informatiebeveiliging.

Nu is dus een nieuw rapport verschenen, dat de handelingen van de Tweede Kamer als onderwerp heeft. Het gaat in op het proces van de instroom, eisen aan het beeldmateriaal en metadata. Het biedt weer wat meer technische informatie dan het eerste rapport en is ook samengesteld op grond van een concrete pilot.

Heb jij ook ervaring op het gebied van videotulen en dan met name de archivering, deel je ervaring op BREED ?

Rapport Videotulen voor de eeuwigheid oktober 2013 20131010-videotulen.pdf

Eindrapport pilot Tweede Kamer maart 2014Eindrapport%20Pilot%20Tweede%20Kamer%20v1%200.pdf

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 3 April 2014 op 22.16

Bericht op website Nationaal Archief over deze pilot
http://www.nationaalarchief.nl/actueel/nieuws/pilot-instroom-av-mat...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 10 Juni 2014 op 14.37

In "Videotulen voor de eeuwigheid" wordt nogal uitdrukkelijk gesteld dat raadsverslagen ook (blijvend) gearchiveerd moeten worden. In de selectielijst wordt gesproken over 'verslagen of besluitenlijsten inhoudende beleidsfactoren of handelingen' (cat. 2.2). Dit impliceert een keuze: als organisatie kun je er voor kiezen beide te bewaren of je kunt volstaan met de bewaring van de besluitenlijst.
In het rapport wordt gesteld: Kort en krachtig dus: alle verslagen (5) moeten permanent worden bewaard.
De noot (5) verwijst naar de selectielijst die -in mijn ogen- juist keuze biedt.

Ik onderschrijf nut en noodzaak stil te staan bij de manier waarop videotulen worden gearchiveerd. Daar gaat het me niet om. Het gaat me om het standpunt mbt het blijvend moeten bewaren van videoverslag en besluitenlijst. Dat lijkt mij niet c.q. daar is verschil van inzicht mogelijk. Bewaring van de opnamen tot in de eeuwigheid is misschien leuk, maar noodzaak zie ik niet. De besluitenlijst kan volstaan, toch?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ingmar Koch op 10 Juni 2014 op 20.19

Ik geloof niet dat er discussie mogelijk is over het bewaren van de verslagen.

Een besluitenlijst is verplicht op basis van de Gemeentewet, een verslag niet. De keuze die een gemeente heeft is dus die tussen een verslag en een besluitenlijst maken of alleen een besluitenlijst.

Als ze ook een verslag maakt, dan moet dat verslag ook permanent bewaard blijven, want - en ik geef meteen toe, dat is ongelukkig - in de selectielijst staat geen bewaartermijn. En als er geen termijn genoemd is, geld nog altijd dat de stukken bewaard moeten blijven.

Maar de formulering in de selectielijst is - vriendelijk gezegd - onduidelijk.

jack karelse zei:

In "Videotulen voor de eeuwigheid" wordt nogal uitdrukkelijk gesteld dat raadsverslagen ook (blijvend) gearchiveerd moeten worden. In de selectielijst wordt gesproken over 'verslagen of besluitenlijsten inhoudende beleidsfactoren of handelingen' (cat. 2.2). Dit impliceert een keuze: als organisatie kun je er voor kiezen beide te bewaren of je kunt volstaan met de bewaring van de besluitenlijst.
In het rapport wordt gesteld: Kort en krachtig dus: alle verslagen (5) moeten permanent worden bewaard.
De noot (5) verwijst naar de selectielijst die -in mijn ogen- juist keuze biedt.

Ik onderschrijf nut en noodzaak stil te staan bij de manier waarop videotulen worden gearchiveerd. Daar gaat het me niet om. Het gaat me om het standpunt mbt het blijvend moeten bewaren van videoverslag en besluitenlijst. Dat lijkt mij niet c.q. daar is verschil van inzicht mogelijk. Bewaring van de opnamen tot in de eeuwigheid is misschien leuk, maar noodzaak zie ik niet. De besluitenlijst kan volstaan, toch?