BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Vervanging van overeenkomsten

Voor een klant ben ik een Handboek Vervanging aan het opstellen. Tijdens het raadplegen van de juridische afdeling blijkt men daar bezwaren te hebben tegen het vernietigen van originele overeenkomsten.

Men heeft de volgende argumenten:

De originele stukken moeten worden bewaard. Bij juridische geschillen verlangt de rechter een origineel papieren exemplaar. De rechter neemt geen genoegen met een digitaal gearchiveerde overeenkomst. Je hebt een origineel stuk nodig om de echtheid aan te kunnen tonen.

De externe juridische adviseur gaf op de vraagstelling het volgende antwoord:

Je hebt een origineel stuk nodig om de echtheid aan te kunnen tonen. In een civiele procedure is de rechter vrij in de waardering van bewijs. Er zijn 2 uitzonderingen:

1. Notariële akte is dwingend.

2. Origineel ondertekend stuk.

In sommige gevallen is bij het sluiten van de ovk vereist dat de ovk schriftelijk wordt aangegaan. Dat neemt niet weg dat in een gerechtsprocedure de rechter vaak genoegen neemt met een kopie in de veronderstelling dat het originele stuk wel aanwezig is.

Als een origineel stuk is vernietigd, is onderzoek naar de echtheid v/d handtekening niet meer mogelijk. Als een handtekening onder de ovk is gezet wordt geacht die persoon de ovk te zijn aangegaan. Dit is een bewijsvermoeden, tenzij de ander aantoont dat hij de ovk niet is aangegaan. Als de gemeente de originele ovk al binnen 3 maanden vernietigd dan loop de gemeente dus een risico.

Navraag bij de rechtbank leverde het volgende antwoord op:

Voorgelegd aan een senior rechter. Deze rechter gaf meteen aan dat een rechter in een procedure geen genoegen neemt met een digitaal stuk. Rechter wil bij een geschil het originele exemplaar zien.

Bij het opstellen van Handboeken voor andere klanten zijn daar nooit opmerkingen over gemaakt. Mijns inziens moet een goede beschrijving en strikte uitvoering van de procedures voldoende zijn voor een rechter om een gescand document gelijk te stellen aan het origineel. Maar ik heb niet zodanige juridische kennis dat ik dat kan staven aan de praktijk.

Zijn er meer organisaties die hier tegenaan lopen?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 3 Juni 2014 op 14.22

Beste Harry,

Er zijn inderdaad uitzonderingen op het vervangingsbesluit zoals de akten van de Burgerlijke Stand. Ik zou het heel fijn vinden als dat dat soort zaken eens op een rijtje werden gezet. Bij de rechterlijke macht kan het altijd de ene kant opgaan en dan de andere kant en dan zijn er nog verschillen per rechtbank.

Ik vond deze uitspraak uit april 2014, die wellicht van belang kan zijn. Hier wordt verwezen naar 6:227a van het Burgerlijk Wetboek, ik weet weer niet of dat ook voor akten gepasseerd bij een notaris geldt. Dit gaat over een overeenkomst met een kinderopvang. Discussiepunt is altijd bij digitale akten in hoeverre er aangetoond kan worden, dat die authentiek zijn. Dat speelt ook bij de brondocumenten bij burgerzaken bij gemeenten. link

ECLI:NL:RBROT:2014:2821

Instantie: Rechtbank Rotterdam
Datum uitspraak: 17-04-2014
Datum publicatie: 17-04-2014
Zaaknummer: AWB 13/3979
Rechtsgebieden: Bestuursrecht
Bijzondere kenmerken: Eerste aanleg - enkelvoudig
Inhoudsindicatie: Allereerst stelt de rechtbank vast dat artikel 1.52 van de Wko louter een schriftelijke overeenkomst verlangt en geen ondertekende schriftelijke overeenkomst. Dat neemt niet weg dat voor het recht op kinderopvangtoeslag van belang is dat voldoende gebleken is dat daadwerkelijk een overeenkomst tussen het gastouderbureau en de ouder is gesloten. Dit kan evenwel ook op andere wijze blijken dan door ondertekening. In het onderhavige geval heeft eiseres via internet contact gehad met gastouderbureau Mr Nosey. Eiseres heeft een uitdraai van de algemene voorwaarden van Mr Nosey overgelegd, zoals deze te vinden zijn op de website van het gastouderbureau. In artikel 2.2 van de algemene voorwaarden is onder meer opgenomen:

“De Overeenkomst komt tot stand voor de Ouder, doordat de Ouder zich aanmeldt via de Website en een keuze maakt voor het abonnement. Daarna ontvangt de Ouder een bevestigingse-mail met inloggegevens en activeringscode. De Overeenkomst met de Ouder wordt digitaal bevestigd en bij Mr Nosey geregistreerd doordat de Ouder de inloggegevens en activeringscode invoert bij de inschrijving van een Basis en Plus abonnement. Bij de inschrijving voor een Compleet abonnement wordt de overeenkomst na digitale bevestiging ook schriftelijk bevestigd doordat de Ouder de Offerte, ondertekend aan Mr Nosey terug zendt. De Overeenkomst met de Gastouder komt tot stand doordat de Gastouder na inschrijving de uitnodiging van een Ouder digitaal accepteert. Op dat moment wordt het contract digitaal geregistreerd bij Mr Nosey. De dienstverlening door Mr Nosey gaat onmiddellijk bij het sluiten van de Overeemkomst van start.”

Eiseres heeft een uitdraai van de digitale overeenkomst overgelegd evenals facturen van Mr Nosey. Naar het oordeel van de rechtbank kan uit de door eiseres overgelegde stukken voldoende worden afgeleid dat zij een overeenkomst heeft gesloten met Mr Nosey en dat daaraan uitvoering is gegeven. Er zijn geen feiten of omstandigheden gebleken die aanleiding geven tot twijfel hierover. Voorts wijst de rechtbank op artikel 6:227a van het Burgerlijk Wetboek waarin een overeenkomst die langs elektronische weg tot stand is gekomen gelijk wordt gesteld met een schriftelijke overeenkomst.
Vindplaatsen: Rechtspraak.nl

Uitspraak

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Harry Kranenkamp op 3 Juni 2014 op 14.47

Hallo Yvonne,

Dank voor je reactie. Ik denk dat het bij voorbeeld wat je geeft net iets anders ligt dan wat ik bedoel. De bedenkingen van de juristen ligt bij het feit dat er een schriftelijke, ondertekende, overeenkomst is en dat die digitaal wordt gemaakt (via scan) waarna de papieren versie wordt vernietigd. De overeenkomst is dus niet langs elektronische weg tot stand gekomen. Als deze overeenkomsten als uitzondering worden beschouwd, dan zul je deze (in papieren vorm) gedurende de looptijd van de overeenkomst moeten gaan bewaren. Dat is toch iets wat we juist niet willen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 3 Juni 2014 op 14.54

Hallo Harry,

Dat maakt juridisch voor vervanging nu niet uit, of je het nu backlogging doet of niet. Met de provinciale beleidsregels was het inderdaad zo dat de datum van inwerkingstreden van belang was.

Maar nogmaals we zouden alle uitzonderingen op een rijtje moeten hebben.

Groet

Yvonne

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Mart Mommers op 3 Juni 2014 op 15.01

Zie ook dit rapport weliswaar wat verouderd maar zeker niet achterhaald.

Voor wat het waard is: ik heb geruime tijd geleden de vraag aan onze juridische afdeling voorgelegd hoe vaak het is voorgekomen dat 'de echtheid' van een document werd betwist en het antwoord luidde nog nooit.

Risico’s van substitutie rapport BZK reductie risico's uit 2007

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Peter Diebels op 3 Juni 2014 op 15.29

Harry

Ik ben erg benieuwd waar de extern juridisch adviseur heeft gevonden dat je een origineel stuk nodig om de echtheid aan te kunnen tonen en dat dat dan geen digitaal stuk zou mogen zijn. Zoals Jean-Luc al terecht opmerkt: door vervanging wordt de reproduktie het origineel. Daar zijn juist alle waarborgen voor ingebouwd in het proces van vervanging .. Ook de 'originele' handtekening ! Want die is nu net gescand zonder verlies van kwaliteit, etc etc.

Ik ken veel overheden die al decennialang beweren dat sommige stukken niet vervangen mogen worden omdat de rechter het niet zou accepteren. De notariële akte, het contract, etc. Ook ik ken geen enkel geval waarin dat zou zijn voorgekomen.

en daarbij ... waarom zou de Archiefwet deze uitzonderingen dan niet hebben genoemd..

Kortom, Harry, ik zou het doorzetten .. Mocht je nog hulp nodig hebben dan kun je de betrokken gemeentelijk archiefinspecteur ook nog inzetten .. of de gemeente met mij contact laten opnemen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 3 Juni 2014 op 15.32

Volgens mij geldt datgene dat bij wet is vastgelegd als maatgevend. Dus als de archiefwet en de aanvullende regelgevingen aangeven dat originelen vervangen mogen worden door digitale reproducties en bij de overzetting van papier naar de digitale drager is aan alle regels der kunst voldaan én dat kan aangetoond worden dan geldt het digitale document als origineel. Het lijkt mij dat wanneer een digitaal stuk de status heeft gekregen van archiefstuk, ook de rechter dat naderhand moet volgen

Ik ben geen jurist, maar er zijn bij mijn weten geen precedenten waar de rechter digitale documenten geweigerd heeft enkel en alleen gegrond op het feit dat deze de de vervanging waren van wat ooit papieren documenten zijn geweest.

Wellicht wordt het tijd dat een proefproces wordt gestart om dit soort redeneringen eens en voor altijd de wereld uit te krijgen

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Eric-Jan Keulemans op 4 Juni 2014 op 14.48

Herkenbare discussie, sluit me aan bij Leon: start een proefproces om dit 'probleem' eens en voor altijd de wereld uit te krijgen.

Deze materie speelt ook al een aantal jaren in accountantsland. Men eist een originele, papieren factuur en weigert pertinent een scan. Gevolg: 10-tallen meters dagdozen met scans staan jarenlang in archiefruimten te 'wachten' op een accountant die louter originelen wil zien. Vooral accountants die Europese subsidietrajecten controleren hebben hier een handje van. Is natuurlijk onhoudbaar, vele organisaties gaan straks volledig digitaal en papier wordt een afvalproduct. Om nog maar te zwijgen van de digitale factuur...