BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Digitaal depot onder te brengen bij private partijen ?
Het Ministerie van Justitie, het Stadsarchief Amsterdam, Gemeentearchief Rotterdam en Nationaal Archief gaan digitale depots inrichten of hebben dat al gedaan met een eigen beheersomgeving. Ook private partijen ontwikkelen producten digitale duurzame depots.
De eerder genoemde overheidsinstellingen zijn heel stellig ervan overtuigd dat digitale overheidsgegevens niet door derden mogen worden beheerd. Er zitten natuurlijk risico's aan het uitbesteden van de beschikbaarstelling en opslag van digitale overheidsinformatie niet alleen op het gebied van informatiebeveiliging, maar bijvoorbeeld ook bij de bedrijfsvoering denk b.v. aan een faillissement. Informatiebeveiliging is al vaak een hoofdpijndossier.
Wat is jullie mening eigen beheer of uitbesteden ?
De eerder genoemde overheidsinstellingen zijn heel stellig ervan overtuigd dat digitale overheidsgegevens niet door derden mogen worden beheerd. Er zitten natuurlijk risico's aan het uitbesteden van de beschikbaarstelling en opslag van digitale overheidsinformatie niet alleen op het gebied van informatiebeveiliging, maar bijvoorbeeld ook bij de bedrijfsvoering denk b.v. aan een faillissement. Informatiebeveiliging is al vaak een hoofdpijndossier.
Wat is jullie mening eigen beheer of uitbesteden ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Paul Huismans op
-
Is het uitbesteden van het digitale depot aan - bijvoorbeeld - het Nationaal Archief wel zo principieel anders dan aan een bedrijf? Dat zit dan hooguit in de geringere kans op faillissement. Want welke garantie heb je dat informatiebeveiliging door een overheidsorgaan beter geregeld is dan door een bedrijf? Het lijkt me in elk geval vreemd om dat voetstoots op voorhand aan te nemen. En over wat te doen met het beheer bij failissement (of een andere vorm van beëindiging van de overeenkomst) zou je volgens mij afspraken kunnen maken. Wel van belang lijkt me, dat je het intellectuele beheer van de extern opgeslagen archieven in eigen hand kunt houden.
-
Permalink Antwoord van Luud de Brouwer op
-
De ontwikkeling van digitale depots is een heikele kwestie. Er is nog heel veel onduidelijk en onzeker. De ontwikkeltrajecten kosten veel geld en ook als het tot inrichting van een (voorlopig of eerste generatie) e-depot komt, zal dat grote financiële consequenties hebben. De voorlopers op het gebied van het ontwikkelen van e-depots kunnen niet zeggen, terwijl ze zelf grote sommen geld opslokken, dat er een efficiëntere oplossing buiten de deur kan worden gevonden. Dat zou nogal ongeloofwaardig zijn.
Bovendien gaan deze instellingen er volgens mij ook vanuit dat er sprake moet blijven van overdracht van bits en bytes. Dat is natuurlijk waanzin.
In mijn optiek kan de verantwoordelijkheid van de ontwikkeling cq instandhouding van e-depots het best ondergebracht worden bij een gemeenschappelijke regeling die door de archiefvormer wordt bekostigd. De oplossing die de gemeente Antwerpen op dit moment hanteert is in mijn ogen het meest werkbaar.
Als archieven (en archivarissen) zullen we genoegen moeten gaan nemen met een rol als informatiemakelaar, en de rol van informatiebeheerder overdragen aan anderen. Het (beter) toegankelijk maken van de informatie in de te ontwikkelen systemen bij overheden (in de vorm van beschrijving, tagging, metadatering) zal dan de nieuwe taak van de archivaris worden. Die zal daarbij de gebruikers van die informatie moeten gaan inzetten.
Het papier zal in het archief blijven en daar het fysieke cultureel erfgoed vormen.
Mijn angst is dat dat stuk erfgoed, vanwege de enorme kosten van het digitale erfgoed, een kwijnend bestaan gaat leiden.
-
Permalink Antwoord van L.C.M. van Minderhout op
-
Wat is het verschil tussen papieren archief en digitaal archief? Volgens mij alleen het medium. Papieren archief mag wel ondergebracht worden bij bedrijven en instellingen. Dus waarom dan digitaal archief niet?
Men moet bij beide soorten van archief in beheer bij derde goede afspraken maken met betrekking tot het bewaren, toegankelijk etc.
Het zal een uitdaging zijn voor de archivarissen c.q. archiefdiensten om ook het beheer van digitale archieven tot taak te nemen. De jongeren / toekomstige gebruikers zullen niet meer naar en in fysieke documenten zoeken maar steeds meer naar en in digitale documenten/bestanden.
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
Collega's,
Ik ben de mening toegedaan dat digitale overheidsgegevens niet door private partijen mogen worden beheerd. Het belangrijkste argument daarvoor is de continuiteit. Duurzaan en langdurig bewaren van digitale overheidsgegevens is het uitgangspunt. Ik zie niet in hoe private partijen die waarborgen en garantie kunnen geven. Ik ben overigens wel van mening dat alle overheidsorganen hun digitale gegevens zouden kunnen opslaan in één centraal e-depot, bijvoorbeeld ondergebracht bij het Nationaal Archief. Waarom zou iedere overheidsorganisatie zelf een eigen e-depot moeten inrichten met alle ontwikkelproblemen en financiële consequenties? Zijn die investeringen nog wel realistisch voor bijvoorbeeld een kleine gemeente?
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Deel de mening van Luud de Brouwer. Ten eerste spreekt de Archiefwet -behoudens Rijksarchiefdiensten- geen archiefdiensten aan maar archiefvormers c.q. zorgdragers. Voor Rijksarchiefdiensten geldt een andere chemie omdat is voorzien in overdracht van zorgplicht. Op gemeentelijk niveau bestaat dat in deze vorm niet. Vanuit de huidige wetgeving heeft dit consequenties ten aanzien van een privaat e-depot.
Bovendien moet aan alle waarborgen al bij aanvang van de archiefvorming voldoen, en niet pas bij overdracht. Overbrenging zal meer het karakter krijgen van statusverandering door het openstellen van raadpleegfunctionaliteiten door de burger. Die kan je dan na 20 jaar of vroeger activeren.
De analogie met de fysieke archiefbewaarplaats gaat alleen maar in theorie op. Praktisch zijn dit verschillende werelden met onvergelijkbare risicoverhoudingen. Dit heeft te maken met nagenoeg absolute vervlochtenheid tussen drager enerzijds en de digitale beheeromgeving anderzijds. Een fysieke archiefbewaarplaats kent die absolute vervlochtenheid niet. Voor de inhoudelijke toegankelijkheid en fysieke duurzaamheid ben je in principe niet afhankelijk van het depot zelf. Natuurlijk moet dit fysieke depot aan de bouwkundige en klimatologische eisen voldoen, maar de invloed op drager en toegankelijkheid bij tekortkomingen is veel indirecter en kunnen maatregelen worden getroffen zoals verplaatsing naar andere ruimte etc. In een dergelijk situatie is inhuren bij een privaat depot best mogelijk. Overigens blijft ook dan de zorgdrager verantwoordelijk voor het beheer.
Wanneer een e-depot binnen de eigen organisatie wordt ontwikkeld is er ook geen probleem omdat applicatie-eigenaar en archiefvormer/zorgdrager dan samenvallen. Ook binnen een gemeenschappelijke regeling zijn er mogelijkheden vanwege het gezamenlijk eigendom. Maar wie is als zorgdrager aanspreekbaar wanneer de digitale beheeromgeving eigendom is van een private partij? Wie is dan aansprakelijk wanneer in dergelijke situaties bijvoorbeeld migratie en conversie vanuit de private applicatie duurzaamheidproblemen geeft? En wie heeft daarbij dan de regie? De zorgdrager of de applicatiebeheerder? Wie het weet mag het zeggen. Dit nog los van alle door andere genoemde onzekerheden en risico's.
De kansen voor archiefdiensten moeten naar mijn gevoel meer worden gezocht in bijvoorbeeld duurzaam onafhankelijke applicaties die de samenhang behouden met de papieren voorgangers van de archiefvormers en andere relevante archiefbronnen.
-
Permalink Antwoord van Frieke H op
-
Deze discussie haakt aan bij een vraag die in mijn gemeente en bij mijn archiefdienst (Bergen op Zoom) bijzonder actueel is. Na een groot digitaliseringsproject willen we de productie (n.b. raadpleeg-bestanden, nog geen digital born archivalia!) veilig onderbrengen. Vanuit die vraag en gestimuleerd door vragen van DIV over digitale overbrenging in de toekomst ben ik na gaan denken over e-depot.
Vanuit de eigen gemeentelijke organisatie ontwikkelt men een technische oplossing voor de opslag van data. Vanuit de private sector ligt er een aanbod gebruik te maken van hun faciliteit.
De hoofdpijn waar Yvonne het vanuit informatiebeveiliging over heeft, is bij mij al langs gekomen, maar dan vanuit de complexiteit van het onderwerp. Elke keuze heeft zijn eigen gevolgen en ik merk dat ik het bijzonder lastig vind dat te overzien.
Een paar nog niet uitgewerkte gedachten / vragen waar ik de afgelopen weken tegen aan liep en voor mijn gevoel een raakvlak hebben bij de keuze tussen intern of extern beheer:
- het scheiden (of juist integreren) van hardware, software en data biedt nieuwe invalshoeken en misschien de mogelijkheid de complexiteit naar iets meer behapbare kwesties terug te brengen. Van welk onderdeel móet, of kán, of wíl, je het in eigen beheer dan wel uitbesteden. Dat hangt voor mij uiteraard direct samen met omgevingsfactoren vanuit mijn organisatie, namelijk kleine bezetting (tijd), weinig specialisten (kennis), beperkt budget (geld).
- de taal die ik spreek en die van de ICT-adviseurs in mijn organisatie, begrijpen we elkaar überhaupt? Als ik het over opslag heb en zij over storage, komen we dan bij hetzelfde uit? Hoe continu / digitaal duurzaam zijn de keuzes van de gemeentelijke organisaties eigenlijk? en... hebben we als archivarissen, informatiemanagers, div'vers en ict'ers samen de kennis om keuzes te maken die de komende jaren bepalend zullen zijn voor de gemeentelijke informatiehuishouding? Ik voorzie samenwerking buiten de regiogrenzen. Wie weet een SSC-oplossing? Als dat voor de salarisadministratie kan, misschien ook voor de informatieadministratie.
- rekening houden met de lifecycle en aanhaken bij de gemeentelijke informatiesystemen? Onze archiefdienst heeft grotendeels eigen systemen, maar is voortdurend met DIV in gesprek over de op handen zijnde overbrenging van digitale archivalia vanuit het DMS. Hier zit ook een gezamenlijk belang voor het aanpakken van een e-depot. Vanuit DIV-perspectief lijkt uitbesteden van een e-depot helemaal niet aan de orde te zijn.
- verschil maken bij het praten over beheer van digitale overheidsgegevens tussen raadpleegbestanden en digitale archiefstukken: het eerste rustig uitbesteden en het tweede in eigen beheer houden. Dan zou het ideaal zijn als de achterliggende techniek / systemen bij zo'n keuze op elkaar aangehaakt kunnen worden... en daar is het beveiligingsvraagstuk meteen. Gelukkig zet men hier vanuit ICT nog niet direct alle seinen op rood, maar ziet opties voor het koppelen of toegang geven tot servers.
- wat voor kosten komen erbij kijken en hoe kom ik aan betrouwbare vergelijkingsgegevens? (kengetallen voor de kosten van beheer van papieren archief zijn er, maar in digitale zin sta ik aan het begin van het ontwikkelen van een prijsgevoel).
Een e-depot kost in beide gevallen heel wat centen, zoveel is me wel duidelijk... waarbij de kosten van eigen beheer vaak moeilijker inzichtelijk te krijgen zijn, dan die bij uitbesteding. Daarbij houd ik er rekening mee dat ik bij uitbesteding ook expertise en innovatie koop naast een concrete service / stuk ICT.
Ik besef me dat ik de originele vraag niet beantwoord heb. Er zijn vele argumenten die me voor de ene dan wel andere mening kunnen overhalen. Ik ben er nog lang niet uit. Wordt in het nieuwe jaar vervolgd!
In de tussentijd zal ik deze thread met aandacht volgen.
-
Permalink Antwoord van Arjan de Vries op
-
Eigen beheer of Gemeenschappelijke Regeling, met voorkeur voor de laatste. Archiefzorg is niet overdraagbaar, maar opzetten van een goed e-depot vergt veel (structureel) geld en toewijding. Beide zijn niet overal voorhanden en dus is een Gemeenschappelijke Regeling de beste optie voor langdurig te bewaren bescheiden.
-
-
Eén e-depot betekent dat alle overheden zich bij een gemeenschappelijke regeling dienen aan te sluiten. De gedachte achter een GR is dat je als zorgdrager invloed houdt op je archiefbescheiden, maar met een paar 100 leden is die invloed naderend naar nul. Beter een paar (landsdeel-) depots, die elkaars backups ook vormen (RAID5-systeem of soortgelijk). Kleinere GR betekent dat de invloed per zorgdrager beter is gewaarborgd.
-
-
Lees ED3, geeft problemen en oplossingen weer...
-
-
@Ton
Ik snap je gedachtengang, maar de Archiefwet laat dat niet toe. Archiefzorg is niet overdraagbaar, dus moet je het zelf doen of via een Gemeenschappelijke Regeling...
-
-
@Ton: je moet idd niets uitsluiten, maar ik heb groter vertrouwen in archieven bij de overheid dan bij private partijen, digitaal gezien. Ik heb gezien hoe een website kan verdwijnen - aanbieder had serverruimte gehuurd bij 3e partij. Serververhuurder ging failliet en de curator heeft rucksichtlos alle servers incl backupservers uitgeplugd, geschoond en doorverkocht. Godzijdank nog een eigen kopie via HTTrack gemaakt, maar toch geeft dit te denken over digitale archieven in handen van private partijen...
Via SLA's kan je wel iets afdekken, maar de stabiliteit van een overheidsinstelling is nauwelijks te matchen. Als zelfs reuzen als ABN/AMRO zomaar kunnen verdwijnen weet ik wel waar ik mijn overheidsarchieven wil stallen.
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Ik heb vanochtend even gezocht naar het verslag van een bijeenkomst bij het Gemeentearchief Rotterdam over de vraag of je digitaal archief kunt uitbesteden. Het originele verslag heb ik nog niet gevonden, wel twee onafhankelijke verslagen:
op de ED3-blog en op de blog van Inge Angevaare.
Ik zoek later vandaag nog even verder.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
