BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

de gewone elektronische handtekening; stel dat.....

Stel dat ik als bijlage bij deze "e-mail" een gescand en daarna ge-PDF'd door mij met inkt ondertekend contract stuur naar u als de andere ondertekenende partij. Is er dan sprake van een "gewone elektronische handtekening" als ik de e-mail zelf onderteken met niet meer dan mijn naam?

Stel nu dat ik het e-mail verzend met een wegwerp Hotmail account i.p.v. met een een Outlook account uit een goed beheerd bedrijfsnetwerk.

Ik denk dat ik in beide gevallen te maken heb met "elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens", maar dat je met Hotmail een probleem hebt als je het wilt gebruiken om "de identiteit van iemand vast te stellen". Het steviger Outlook account maakt er, lijkt mij, wel een gewone elektronische handtekening van.

Heb ik dit contract nu voorzien van 2 handtekeningen?

Stel dat ik het contract door mijn niet tekeningsbevoegde secretaresse laat e-mailen via haar Outlook account uit hetzelfde bedrijfsnetwerk. Breng ik haar en mijn organisatie dan niet juridisch in een lastig parket? Je mist immers de "i.o." of "p.o." uit de papieren correspondentie om aan te geven dat zij slechts in opdracht handelt.

In mijn organisatie is dit een ontluikend probleem, nu wij steeds vaker overstappen van papier op e-mail voor het verzenden van serieuze documenten. Een vraag voor de "Dondorp" in jullie!

"De gewone elektronische handtekening bestaat uit elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens en wordt gebruikt om de identiteit van iemand vast te stellen."

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 22 Mei 2014 op 22.44

LOL...

Stel je staat voor de rechtbank en je hoopt met een hoop geouwhoer aan te tonen dat de ondertekening wel rechtsgeldig is, terwijl de tegenpartij met evenveel geouwhoer probeert aan te tonen dat het niet rechtsgeldig is, wat zal de rechter dan vinden van deze houtje-touwtje-oplossing voor de digitale ondertekening?

Laatst was er ook zo'n houtje-touwtje-oplossing, die werd bevochten door de belanghebbenden. De rechtbank was de discussie na enige tijd beu en zei, in formele bewoording, dat er gewoon krabbel onder het document had moeten staan. De hamer viel. Volgende zaak...

Uiteindelijk bepaalt de rechter de betrouwbaarheid van de bewijsstukken. Ik verwacht dat een rechter nog de meeste waarde zal hechten aan die ge-PDF-te bijlage met handgeschreven handtekening uit jouw voorstel. Dat oogt immers herkenbaar en lekker traditioneel. Gedoe over archiefwettelijke vervangingsprocedures en Photoshop-paranoïa kunnen nog eventueel over de tafel rollen, maar een rechter zal niet gauw verklaren dat een handgeschreven handtekening niet voldoende betrouwbaar is.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ingmar Koch op 23 Mei 2014 op 7.07

Begrijp ik het goed dat het probleem zit in het e-mailbericht (en niet in de 'ondertekende' bijlage)?

Wat is dan het verschil is met een papieren, door beide partijen nat ondertekend, contract dat door een secretaresse "zonder begeleidend schrijven" via de post naar de tegenpartij wordt gestuurd?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 23 Mei 2014 op 11.15

@Marco, tegelijkertijd maakt de Raad van State het ons 'gemakkelijk' door te weigeren e-mails als communicatie te accepteren (link)

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Frans Dondorp op 23 Mei 2014 op 13.11

Een vraag voor de Dondorp in mij... Dat gaat lukken :-)

- De PDF: nee. De scan van een ondertekend document maakt naar mijn inschatting geen elektronische handtekening. De ondertekening is weliswaar achteraf met het hele document gedigitaliseerd, maar bij het ondertekenen is geen gebruik gemaakt van elektronische gegevens die worden gebruikt ter authentificatie. Ik zie de PDF als niet meer dan een kopie van een ondertekend document. Leuke vraag wel.

- De email met alleen de naam: dat kan een gewone EH zijn. Een beetje dun natuurlijk, omdat het voor de gelijkstelling aan een natte handtekening voldoende betrouwbaar moet zijn voor het doel en de omstandigheden. In het geval van een contract met een beetje serieuze waarde... Als het gaat om een bestelling die je wekelijks doet waarbij partijen elkaar kennen zou ik er geen moeite mee hebben.

- De email vanuit Hotmail doet me denken aan een uitspraak uit 2006 uit Maastricht (link). Daar werd een mail van een Hotmail-account ambtshalve als onbetrouwbaar aangemerkt, zelfs als partijen de mail als betrouwbaar wilden zien. Die uitspraak acht ik onjuist, maar voor zover ik weet is eiseres helaas niet in beroep gegaan. Het account is niet relevant. Natuurlijk kan iedereen een Hotmail-account maken, maar dan kan nog steeds een hotmail voldoende betrouwbaar zijn - het doel is immers bepalend.

- Het Outlook account maakt er dus geen handtekening van, want dat was het al. Het is nu hoogstens een wat (niet veel) betrouwbaardere gewone elektronische handtekening.

- De verzending maakt onderdeel uit van de 'omstandigheden van het geval'. Je zou de verzending dus kunnen gebruiken om een lage betrouwbaarheid toch acceptabel te doen zijn. Ik kan me voorstellen dat de scan (kopie) van de overeenkomst aan betrouwbaarheid wint doordat deze wordt verstuurd vanaf een (normaliter) betrouwbaar bedrijfsaccount.

- De onbevoegde secretaresse verzorgt hoogstens de communicatie als ik het goed begrijp. Aangenomen dat zij het contract niet heeft getekend verstuurt zij volgens mij onder eigen naam een kopie van een door jou handgetekende overeenkomst. Het lijkt mij dat de ontvanger dat snapt. Aangenomen dat haar functie ook in de mail staat zou haar ondertekening (als die al relevant is voor de overeenkomst) zeker onvoldoende betrouwbaar zijn voor het doel (het aangaan van een overeenkomst door een bevoegd persoon). Die "i.o." maakt dat niet anders: daaruit blijkt immers niet dat de bevoegde persoon zelf de overeenkomst heeft gezien en aangaat.

Ik sluit me dus aan bij Ingmar en zie deze situatie als een secretaresse die een kopie van een overeenkomst verstuurt.

Interessante juridische punten natuurlijk, maar juist voor overeenkomsten het makkelijkste op te lossen. Je kunt in algemene voorwaarden of in de overeenkomst zelf ook afspreken met de andere partij hoe bewijs wordt geregeld - en dus bijvoorbeeld hoe je stukken ondertekent. Deze 'bewijsovereenkomst' kun je een standaard onderdeel maken van de overeenkomsten die je afsluit. Mijn advies is dan ook om dat zo op te lossen: dan is alle onduidelijkheid opgelost.

Grt,

Frans

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 23 Mei 2014 op 13.58

@ Frans, bedankt dat je deze info wil delen !!!

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Luce Bert op 23 Mei 2014 op 18.14

Handig, zo'n blog! Bedankt voor jullie antwoorden.

Met de 2 handtekeningen bedoelde ik overigens 1 elektr. handtekening en 1 natte (weliswaar gedigitaliseerd, maar in feite nog steeds inkt op papier).

De "omstandigheden van het geval" houden, neem ik aan, in dat een rechter altijd naar het geheel van de correspondentie zal kijken en je een zaak nooit wint of verliest op dit ene mailtje. Het is dus zaak om je communicatie met partijen robuuster te maken door onduidelijkheden te vermijden. De "bewijsovereenkomst" is zo'n actie.

In onze organisatie zal overigens geen enkel serieus document het pand verlaten met een handtekening van de secretaresse eronder. Niet alleen de contracten, maar ook de begeleidende brief erbij wordt ondertekend door de tekeningsbevoegde. Te streng in de leer begrijp ik nu. Ik neem jullie opmerkingen mee en laat kijken of o.a. zo'n bewijsovereenkomst in onze alg. voorwaarden staat.

Groeten,

Luce Bert