BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheid
Vanaf 1 mei kan op de dag van de arbeid de dialoog op dit Breednetwerk plaatsvinden
over het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheid.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Arjan Kloosterboer op
-
@Jean-Luc & Josine, ad. 1: de klant. Bij het 'upgraden' van het TMLO naar versie 1.1 is overwogen om gegevens over 'de klant' op te nemen. Uiteindelijk hebben we daarvan afgezien. De reden daarvoor was dat het TMLO gaat over metagegevens, niet over inhoudelijke gegeven. Metagegevens beschrijven de wordingsgeschiedenis van het record (dossier, archiefstuk). Gegevens over 'de klant' zitten in het dossier en zijn inhoudelijk. Bij de overweging heeft meegespeeld dat het eenieder vrij staat om aanvullende (meta)gegevens op te nemen in het organisatiespecifieke toepassingsprofiel.
Ik meen in de discussie nog wel te lezen dat zaakbehandeling, dossiervorming en archiefbeheer door elkaar loopt. Natuurlijk heb je bij de behandeling van een zaak gegevens over de klant nodig. Gebruik daarvoor het RGBZ (en de ZTC 2). Het TMLO gaat over gearchiveerde dossiers.
Wellicht is het een idee om een aantal relevante uitbreidingen op het TMLO te onderkennen en daarover afspraken te maken. Zodat niet elke organisatie op haar eigen wijze die extra (meta)gegevens vorm geeft. Dat zou jammer kunnen zijn voor interoperabiliteit.
-
-
-
@Jean-Luc en Josine, ad. 2: classificatiecode en -omschrijving. De kern van de discussie is m.i.: waarom allebei? Daar zijn goede redenen voor.
De kracht van een code is dat deze kort is en niet wijzigt. Kans op missers ivm. typefouten is miniem. En de bijbehorende omschrijving kan in de loop der tijd wijzigen vanwege bijvoorbeeld voortschrijdend inzicht. De code blijft dan gelukkig hetzelfde zodat je ook na jaren alles wat bij elkaar hoort nog bij elkaar kunt vinden.
Maar een code alleen zegt niets over de betekenis daarvan. Daar heb je een 'codetabel' voor nodig. Als die los staat van de set aan metagegevens, dan is het maar de vraag of de juiste betekenis bij een bepaalde code over enige tijd nog gevonden kan worden. Dat vergt 'eeuwigdurend' beheer waarvan het betwijfeld mag worden of dat zo lang goed gaat. Vandaar de verplichte velden. Zodat eenieder de juiste betekenis van de code kan kennen zonder op zoek te hoeven naar het document waarin die zou kunnen staan. Overigens is ook op dit punt aangesloten bij de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie waarin deze elementen verplicht zijn.
V.w.b. een DMS waarin alleen de code voor komt. Lijkt me geen probleem mits de codetabel (code, omschrijving en geldigheid) elders beheerd wordt en bij gebruik van het TMLO (bijvoorbeeld bij overdracht naar een eDepot) toegepast kan worden.
-
-
-
Jean-Luc, wat mis je in de aansluiting bij Zaakgericht werken? Uitgangspunt is dat gedurende de behandeling van een zaak daarvan informatie zodanig gestructureerd wordt vastgelegd dat daarvan de TMLO-elementen van het desbetreffende zaakdossier afgeleid kunnen worden. Het metadateren vindt dus al plaats tijdens het behandelen van een zaak. Het5 RGBZ, waarin de over een zaak uit te wisselen informatie is gemodelleerd, wordt hierop aangepast (voorziet daarin al grotendeels).
Na afronding van de zaak is die zaakinformatie niet weg. Je zou het zelfs zo kunnen zien dat het gearchiveerde zaakdossier met metagegevens een bepaalde kijk is op die zaakinformatie (met een beperktere set aan gestructureerde gegevens). Afhankelijk van de informatiebehoefte benader je de zaak met alle daarvan vastgelegde gestructureerde gegevens, zoals 'de klant', of je benadert het zaakdossier. Je zou er zelfs voor kunnen kiezen om pas bij vernietiging of overbrenging die zaakinformatie te verwijderen waarna, bij overbrenging, 'slechts' de records met metagegevens overblijven. Dit alles natuurlijk in overeenstemming met de Selectielijst.
Jean-Luc Rouvroye zei:@ Josine: ik bedoelde vooral dat ik de aansluiting bij zaakgericht werken mis. De klant is bij zaakgericht werken de voornaamste zoekingang. Waarom dan niet na afsluiten van een zaak?
-
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
De studieochtend gisteren over de aansluiting e-depot door de gemeente Haarlem heeft me geheel in verwarring gebracht.
In 2010 hebben we in Noord-Brabant een draaiboekje e-depot opgesteld met metadata. Door het Nationaal Archief werd in 2011 aan ons de feedback gegeven dat er technische metadata moesten worden toegevoegd, maar ook dat de overige velden moeilijk te mappen waren in het e-depot. We leerden ondertussen ook het verschijnsel mapping kennen. We hebben vervolgens in 2012 aan de VNG verzocht om een standaard voor de metadata. Die is er nu sinds mei 2014, maar blijkt niet goed toepasbaar in de praktijk hoorden we gisteren. De mapping is zo moeilijk dat de Basis Archiefcode erbij gehaald werd.
Ik gooi de knuppel bij deze in het digitale hoenderhok, denken we niet veel te ingewikkeld en maken we het geheel niet te moeilijk? Digitaal informatiebeheer is onafwendbaar, maar als we op dit tempo verder gaan in de ontwikkeling, zijn we er in 2018 nog niet uit, begon ik me gisteren te realiseren. En denk vooral aan de bestaande ICT architectuur bij gemeenten, provincies en Rijk, niet zelf het wiel uitvinden.
Wat is jullie mening ?
-
-
-
@Jean-Luc, laat ik voorop stellen dat ik ook een label erfgoed heb. Sinds de introductie van het records continuum en de keteninformtisering is m.i. de scheiding tussen beide werelden niet meer houdbaar. Op BREED heb ik daar al vaker over geblogd en ook in het OD een pleidooi hiervoor gehouden. In Haarlem wordt ook samen opgetrokken en dat was mooi om te zien. Inderdaad archiefdiensten moeten bewegen, maar de voorkant om het zo maar te zeggen ook. Die wachten wat het e-depot betreft vaak af, wat de achterkant bedenkt. Het zijn gezamenlijke verantwoordelijkheden.
Metadata zijn blijkbaar een groot struikelblok in deze, dat heb ik zelf in 2011 ook ervaren uit het contact met het Nationaal Archief. Vandaar de verzoek in 2012 !!!! aan de VNG om een standaard metadata. Het kan toch niet zo zijn als je metadata in een DMS implementeert, dan bij de koppeling naar een e-depot je nog moet gaan mappen. Metadata bij koppelingen leveren vaak problemen op, of het nu een zaaksysteem is of applicatie. Ik werd afgelopen maandag een beetje somber van de boodschap dat nu anno 2014 feitelijk de metadata nog niet opgelost zijn, ik dacht dat we een stanaard hadden en veel problemen hiermee voorkomen kunnen worden. Zie ook deze link.
Dan kunnen we een hoop doen, voort blijven modderen tot we een ons wegen of het misschien moet het veel eenvoudiger worden, aansluiten bij de praktijk, uiteraard wel met een standaard.
-
-
-
"... een standaard voor de metadata ... is er nu sinds mei 2014, maar blijkt niet goed toepasbaar in de praktijk ... De mapping is zo moeilijk", "denken we niet veel te ingewikkeld en maken we het geheel niet te moeilijk", "Metadata zijn blijkbaar een groot struikelblok in deze". Zomaar wat citaten van hiervoor. Wat mij niet duidelijk wordt is wat het probleem nu is. Het is blijkbaar moeilijk. Waardoor wordt dat veroorzaakt?
Het lijkt me evident dat we metadata nodig hebben van records en dat we daar een standaard voor moeten afspreken. Die is er nu (ook) voor lokale overheden: het TMLO. Die is niet uit de lucht komen vallen want gebaseerd op de Richtlijn Metadatering Overheidsinformatie en afgestemd op het Toepassingsprofiel Metadatering Rijksoverheid. Als het TMLO moeilijk is, zijn die andere standaarden dan ook moeilijk? Moeten we al die standaarden gaan heroverwegen? Lijkt me van niet. Gaat het er dan om dat het toepassen van een standaard als het TMLO moeilijk is? Dat zou best 's kunnen. Dan ligt dat niet aan die standaard maar aan de dagelijkse praktijk die eenieder op eigen wijze heeft ingericht en nu opeens aan een standaard moet gaan voldoen. Da's niets nieuws. Standaardisatie heeft grote voordelen en kan grote impact hebben. Mooi dat Haarlem hiermee aan de slag is gegaan en hun ervaringen deelt. Daar kunnen anderen weer van leren. En dan gaat het daar iets minder moeilijk en zo voorts.
Waar ik benieuwd naar blijf is waar 'm de moeilijkheid zit, wat het probleem is. Als we dat weten kunnen we aan een oplossing werken. Niet in de standaard. Maar in de wijze waarop organisaties daaraan kunnen gaan voldoen.
-
-
Permalink Antwoord van Josine van Yperen op
-
Wat wellicht niet duidelijk genoeg is geworden in mijn presentatie afgelopen maandagochtend bij het Noord-Hollands Archief over de struikelblokken bij het mappen met het toepassingsprofiel: Nu er een standaard is, op papier, betekend dit niet dat 'we' klaar zijn. Nu begint het drama in zekere zin pas. Reeds in het verleden gemaakte keuzes bieden hier vooral geen garantie voor de toekomst. Bij de gemeente Haarlem draait het DMS (ooit naar binnen gefietst als een veredelde versie van een postregistratiesysteem) sinds 2007. Er zijn toen keuzes gemaakt wat betreft de inrichting, hoe men dacht dat er met het systeem gewerkt ging worden etc. Als een RGBZ of een ZTC standaard vervolgens een x aantal jaar later - of een TMLO 7 jaar later - vraagt om bepaalde gegevens vast te leggen en dan het liefst ook nog op een specifieke manieren, is dat niet in een weekend (met terugwerkende kracht?) aangepast en gevuld met de juiste gegevens. Waar dan de moeilijkheid zit, is dat er aanpassingen gedaan zullen moeten worden om wél te voldoen aan hetgeen gevraagd. En dat is dan zowel op het gebied van technische inrichting, functionele inrichting als ook procedurele veranderingen voor verschillende medewerkers. En probeer die hele massa maar eens in beweging te krijgen. Meerdere partijen (intern en extern?) moeten bepaalde handelingen uitvoeren. Welke handelingen dat dan precies zijn moet weer gebaseerd zijn op keuzes van de gemeente Haarlem. Om die keuzes te maken heb je weer meningen nodig van anderen en belissingen uiteindelijk ook. Probeer dan eerst eens uit te leggen waar je het nu eigenlijk over hebt. Als naaste collega's al beginnen met "Maar van wie of wat moet dat dan?!?!" is de waan van de dag als snel weer daar... Immers, de standaard volgen is geen verplichting of wel? Archief / Archivering heeft al niet echt/echt niet een sexy imago maar het vastleggen van metadata, poe das ook nog een kluif! :)
-
-
-
@Arjan, kernproblemen zijn de mapping en koppelingen. Voor het begrip mapping zie deze website,
http://duurzaamtoegankelijk.blogspot.nl/2012/11/naar-een-gezamenlij... Ook als er geen sprake is van een e-depot spelen deze zaken.
Gaat de mapping bij het rijk, waar de standaard vanaf 2009 al geldt, wel goed bij het e depot ? Heb je daar iets over gelezen of is daar een audit over beschikbaar ?
@Josine, heel veel zaken, die je noemt zouden al door de leverancier van het dms moeten worden ingebouwd. Jullie gebruiken verseon en bij de gemeente Putten zou er al een e-depot zijn, gebouwd door Circle, is daar niets mee te doen ? We moeten af of dit issue iets met imago te maken heeft, ik vond dat je het maandag heel leuk deed. -
-
-
@ Yvonne. Dankjewel! :)
Tja, een DMS leverancier moet ook ergens beginnen toch? Waar Haarlem bepaalde keuzes heeft gemaakt, zullen andere klanten dat ook hebben gedaan. Ik weet niet in hoeverre Circle zomaar aanpassingen zou kunnen doen zonder daarmee heel veel gedoe te veroorzaken.
Met Circle zitten wij ook aan tafel. Zoals maandag reeds gezegd brengen we voor de gemeente Haarlem meerdere scenario's in kaart. Naast een voor de hand liggende keuze om samen te werken met het Noord-Hollands archief kijken we ook naar commerciële bedrijven. Het e-depot product van Circle Software "Ceelo" raakt het onderwerp Toepassingsprofiel naar mijn idee niet echt. Of wel?
-
-
-
@josine, ik weet niet of Ceelo die metadata hanteert, ik ga 11 juni naar de studiedag bij de gemeente Putten, misschien kom ik het nog te weten.
De gemeenten, waarvoor ik werk, gebruiken grotendeels Corsa en ik heb aan iemand van BCT gevraagd contact op te nemen met André Plat. Die zijn heel erg bereidwillig op dit gebied en snappen als geen ander hoe belangrijk een standaard is. Maar je moet er toch ook niet aan denken om metadata handmatig te gaan vullen ?
ik vond het een plus maandag dat je ons inzicht gaf in de problematiek. -
-
Permalink Antwoord van 3gy6v3kpo6tny op
-
Josine legt de vinger op de zere plek. Doordat de hele uitrol van digitaal werken in feite al is begonnen ruim voordat er iets was als een TMLO en RGBZ hebben we nu een inrichting die zich moeilijk laat vertalen naar hetgeen vanuit het e-Depot wordt gevraagd. Een beetje de wet van de remmende voorsprong. Als je nu zou beginnen met een DMS/RMA kun je gelijk de aansluiting maken op de standaarden. Met terugwerkende kracht is dat niet te realiseren. Want het doorvoeren van de standaard in de bestaande adminsitratie betekent dat het hele systeem op de kop moet, en wie durft dat aan?
Overigens ben ik er nog niet helemaal over uit of we hiermee wel op de juiste weg zijn. Door alles naar de standaard te vertalen maken we de uitwisseling van informatie natuurlijk een stuk eenvoudiger. Maar tergelijkertijd verliezen we een stuk van de administratieve context. En vanuit archivistisch oogpunt vind ik die wel erg belangrijk. Binnen de adminsitratie is de informatie binnen processen op een bepaalde manier opgemaakt en gebruikt. Dat gebruik zie je terug in de metadata die zijn toegevoegd. Dat slaat ook terug op de eerdere post over de velden die niet terug komen in het TLMO. Ik ben er nog niet geheel van overtuigd dat het goed is dat slechts delen van de zaakinformatie worden meegenomen op het moment dat een zaak wordt gearchiveerd in het e-Depot. De wijze waarop de adminsitratie de zaak heeft beschreven in de metadata en dus de wijze waarop er mee werd gewerkt is wel degelijk van belang voor de latere interpretatie. Nu zijn daar natuurlijk wel oplossingen voor, ook in het e-Depot, maar ik ben er nog niet helemaal uit of ik het daar ook echt mee eens ben.
Interessant is natuurlijk dat dit hele probleem niet speelt als je in zee gaat met een commerciele e-Depot oplossing. Daar speelt de eis om de standaard veel minder en kan de aanbieder simpel weg aansluiten bij de wijze waarop de archiefvormer zijn metadataschema heeft ingericht. Misschien moeten de RHC's daarop aansluiten en veel dichter naar de klant (de archiefvormer) gaan bewegen. Want de relatie tussen archiefvormer en RHC veranderd door het e-Depot en digitaal werken fundamenteel. Zeker in de oplossing die we nu in Haarlem onderzoeken wordt het RHC in feite een verlengstuk van de administratie. Een uitwerking van het Records Continuum.
Yvonne Welings zei:De studieochtend gisteren over de aansluiting e-depot door de gemeente Haarlem heeft me geheel in verwarring gebracht.
In 2010 hebben we in Noord-Brabant een draaiboekje e-depot opgesteld met metadata. Door het Nationaal Archief werd in 2011 aan ons de feedback gegeven dat er technische metadata moesten worden toegevoegd, maar ook dat de overige velden moeilijk te mappen waren in het e-depot. We leerden ondertussen ook het verschijnsel mapping kennen. We hebben vervolgens in 2012 aan de VNG verzocht om een standaard voor de metadata. Die is er nu sinds mei 2014, maar blijkt niet goed toepasbaar in de praktijk hoorden we gisteren. De mapping is zo moeilijk dat de Basis Archiefcode erbij gehaald werd.
Ik gooi de knuppel bij deze in het digitale hoenderhok, denken we niet veel te ingewikkeld en maken we het geheel niet te moeilijk? Digitaal informatiebeheer is onafwendbaar, maar als we op dit tempo verder gaan in de ontwikkeling, zijn we er in 2018 nog niet uit, begon ik me gisteren te realiseren. En denk vooral aan de bestaande ICT architectuur bij gemeenten, provincies en Rijk, niet zelf het wiel uitvinden.
Wat is jullie mening ?
-
-
-
Ah, potje dekseltje. We hebben een standaard maar de nu van documenten en dossiers vastgelegde metagegevens verhouden zich daar niet goed toe. Dan moet er 'gemapt' worden. En dat wordt moelijker naarmate potje en dekseltje meer van elkaar afwijken. Dan kun je proberen om zowel potje als dekseltje aan te passen. Dat 'mapt' makkelijker. Eén van die twee is de standaard, het TMLO. Is die dan zo ambitieus en moeilijk dat we 'm aan zouden moeten passen? Lijkt mij van niet, zie mijn vorige reactie. M.i. is de kern van het probleem dat we niet gewend zijn om in de dagelijkse processen (die tot archiefstukken leiden) gestructureerd gegevens vast te leggen die later gebruikt kunnen worden als metagegevens voor archiveringsdoeleinden. En we beschikken niet over de instrumenten die dat optimaal ondersteunen. Het probleem is dus niet de standaard, niet het 'mappen' maar het veranderen van bestaande werkwijzen en het ondersteunen van die werkwijzen met goede instrumenten (software: processystemen, DMS'en, zaaksystemen). Bekend is dat verandering van werkwijze langzaam gaat en tijd kost. Gelukkig heet Archief2020 zo. De standaard is er nu. Laten we dan nu veel aandacht besteden aan die verandering van werkwijze bij de dagelijkse uitvoering van processen. De ervaringen van Haarlem en het NHA zijn daarbij zeer nuttig.
Yvonne Welings zei:
@Arjan, kernproblemen zijn de mapping en koppelingen. ... -
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
