BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Wel of niet vervroegd overbrengen/ openbaar maken
In Nederland kennen we een Archiefwet, die voorschrijft dat archiefvormers zoals gemeenten, provincies na 20 jaar de archieven overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Hiermee worden de archieven openbaar, dat wil zeggen dat een ieder de archieven kan raadplegen. Het zijn archieven, die voor altijd bewaard blijven en waaruit niet meer vernietigd wordt. Voor de overbrenging geldt het regime van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). In het laatste archievenblad (118 (2014) nr. 4) zet Roland Bisscheroux alle zaken met betrekking tot openbaarheid op een rijtje.
Veel medewerkers van de overheid ervaren de WOB vaak als heel vervelend en lastig. Er is zelfs een fora van de VNG, waar dagelijks de problematiek besproken wordt. Ik heb het al vaker op BREED gesteld, zie WOB niet als een probleem maar mede als een kans om je informatie ook op orde te hebben.
Vervroegd overbrengen is ook een goed alternatief om de openbaarheid te waarborgen. Bisscheroux meldt terloops in zijn artikel dat het BHIC heeft besloten om geen bestanden jonger dan 20 jaar van gemeenten en waterschappen aangesloten bij het BHIC vervroegd over te nemen. Het artikel meldt niet of hier financiële overwegingen aan ten grondslag liggen. Ik herken de argumenten van de genoemde gemeenten niet bij de gemeenten, waarvoor ik werkzaam ben. Het wordt vaak als prettig ervaren dat de dienstverlening door een archiefdienst wordt voorgezet. En met een scanning on demand service blijken ambtenaren ook tevreden te zijn als alternatief voor de fysieke uitleen. Juist in een tijd dat de grens tussen het oude en nieuwe informatie vervaagt door digitalisering, is een beslissing als deze om analoge archieven niet vervroegd over te brengen opmerkelijk. In een digitale omgeving kan immers de informatie direct na afdoening van het proces al openbaar worden gemaakt, mits er geen belemmeringen zijn op het gebied van privacy.
Daarom wil ik via BREED eens horen hoe de ervaringen op dit gebied zijn.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Roland Bisscheroux op
-
Yvonne, dank voor de discussie!
Kleine correctie: het BHIC zelf staat op het standpunt dat vervroegde overbrenging in principe niet toegestaan is...
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Archiefwet 1996, art. 13, lid1:
"De zorgdrager kan archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en jonger zijn dan twintig jaar naar een archiefbewaarplaats overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen."
Dus wettelijk gezien kan het wel zeker, maar ik begrijp dat het BHIC als beheerder van de archiefbewaarplaats er geen voldoende aanleiding voor vervroegde overbrenging is (?). Ik kan mij indenken dat de openbaarheid an sich niet als aanleiding gezien wordt, want je hoeft archiefbescheiden niet over te brengen om deze openbaar te kunnen maken. Echter, uit een analyse kan naar voren komen dat het BHIC in staat is om de ontsluiting naar de burger sneller, goedkoper, etc. te doen, hetgeen de aanleiding kan vormen om vervroegd over te brengen. De aanleiding is dan niet de openbaarheid, maar keiharde euro's.
Roland Bisscheroux zei:Yvonne, dank voor de discussie!
Kleine correctie: het BHIC zelf staat op het standpunt dat vervroegde overbrenging in principe niet toegestaan is...
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Marco, openbaarheid is m.i. de belangrijkste kernwaarde van de Archiefwet.
Zie ook deze Ketelaarlezing van de scheidende Algemeen Rijksarchivaris Martin Berendse.
-
-
Ja, en dat is heel nobel. :-P
Helaas is de Archiefwet zo geformuleerd dat vervroegde overbrenging mág, áls daar een goed reden voor gegeven is. Met andere woorden, de aanbieder moet haar standpunt beargumenteren. Het wetsartikel is niet zo geformuleerd dat overbrenging kán, tenzij.... In dat geval zou de beheerder van de archiefbewaarplaats haar standpunt moeten beargumenteren.
De beheerder van de archiefbewaarplaats laat zich in dit geval niet zo makkelijk overtuigen. De aanbieder zal dan met betere, (bijna) onweerlegbare argumenten moeten komen in plaats van slechts een appel te doen op de waarden die ten grondslag liggen aan ons vakgebied.
Ik plaats overigens wel vraagtekens bij het "in principe" niet toestaan van vervroegde overbrenging. Is dat echt zo gezegd?
-
Permalink Antwoord van Jacko A. de Groot op
-
In 2014 nieuwe archiefbewaarplaats in gebruik genomen. DIV heeft geen archiefruimte meer in de nieuwbouw, alleen een archiefopslagruimte met een stukje magazijn. Als archiefdienst willen we deze collectie vervroegd overdragen. In het formeel afhandelen komt DIV met het volgende advies:' Voortschrijdend inzicht heeft geleid tot het volgende advies: We adviseren de overgedragen archiefonderdelen geheel van openbaarheid uit te sluiten tot ze minimaal 20 jaar oud zijn (geldt niet voor de bouwdossiers). Argumenten: de belangen van de gemeente mogen niet geschaad worden, noch de privacy van de medewerkers van de gemeente. Een verhuizing en daardoor vervroegde overbrenging naar De archiefdienst is geen argument om de termijn van 20 jaar die normaal voor overdracht en dus openbaarheid geldt, te verkorten. Natuurlijk kunnen burgers altijd een beroep doen op de WOB. Dan echter heb je de mogelijkheid om de informatie te screenen en bedragen en namen af te schermen.' In mijn beleving is dat dit niet meer aansluit bij de transparantie en openheid.
-
-
@ Marco, ik ken de mail niet waarin de verklaring wordt gegeven. In een voetnoot wordt in het artikel er naar verwezen, dus ik kan hier geen antwoord op geven. Wat ik wel opvallend vind, is dat in principe gemeenten en waterschap bij een Gr het voor het zeggen hebben. Maar wat feitelijk achterhaald is, is het onderscheid tussen analoog en digitaal. Als we praten over overbrengen, denken we direct aan fysieke archieven, toch een beetje vreemd ?
@ Jack, herkenbaar om niet meer te investeren in een fysieke archiefruimte in een gemeentehuis en de bestanden vervroegd over te brengen. Als we het over besparingen hebben, kan je hier eenvoudig een rekensom over maken en dan past afschermen inderdaad niet bij het begrip transparante overheid.
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
De Archiefwet geeft de zorgdrager nadrukkelijk de ruimte om archiefbescheiden over te brengen die jonger zijn dan 20 jaar, daar wordt zelf geen enkele minimale periode voor aangegeven. Sterker nog, een afwijzende beslissing van de beheerder kan door de zorgdrager overruled worden.
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
@Jacko
Ik denk dat dit archiefrechtelijk niet kan. Op basis van artikel 15 van de Archiefwet kan de zorgdrager maar op grond van drie criteria de openbaarheid na overbrenging beperken:
a. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
b. het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
c. het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden.Het tweede criterium vervalt voor de gemeente sowieso. Blijven dus a en c over.
a. Als de gemeente dit serieus als argument zou willen hanteren, dan zou dat betekenen dat alle dossiers pas openbaar zijn nadat alle ambtenaren die er in voorkomen overleden zijn. Dat lijkt me een onhoudbaar uitgangspunt.
c. Ik citeer even uit het artikel uit Archiefrecht van Eric Ketelaar (p. a15-10):De MvT merkt op “Bij de toepassing van deze uitzonderingsgrond moet worden bedacht dat het historisch karakter van het materiaal bij het afwegen van de belangen een extra gewicht legt op het belang van de openbaarheid. Slechts bij uiterste noodzaak zal aan het bijzondere belang dat tot geheimhouding strekt de doorslag kunnen worden gegeven. Voor de volledigheid zij opgemerkt dat een te stellen beperking het resultaat dient te zijn van een toetsing van het te beschermen belang aan het publieke belang van de openbaarheid van de archiefbescheiden. Het individuele belang van eventuele raadplegers speelt geen rol”.
Dit betekent dus volgens mij dat je bij overbrenging bij ieder dossier dat je op basis van deze bepaling beperkt openbaar maakt, expliciet moet aangeven wat het belang is dat daarmee beschermd wordt. Lijkt me schier onmogelijk.
Met andere woorden: overbrengen betekent voor het overgrote deel van de dossiers ook openbaar maken.
En, heel belangrijk: beperkt openbaar is nooit volledig ontoegankelijk. Op het moment dat iemand een verzoek tot inzage indient, moet de zorgdrager overwegen of het dossier niet alsnog ter inzage gegeven kan worden, zie 3e lid artikel 15.
Een mogelijke oplossingsrichting zou kunnen zijn dat de dossiers niet formeel worden overgebracht, maar enkel in de archiefbewaarplaats worden "geplaatst.¨ Al kan dit ook weer moeilijkheden opleveren, aangezien artikel 14 van de wet letterlijk zegt:
De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn, behoudens het bepaalde in de artikelen 15, 16 en 17, openbaar.
Hierbij lijkt dus niet zozeer de formele overbrenging, maar de fysieke verblijfplaats van de dossiers bepalend voor de openbaarheid.
Tenslotte: het is formeel niet DIV die een advies geven over de beperking van de openbaarheid, de zorgdrager (het college van B&W dus) stelt de beperkingen, de beheerder - in dit geval dus de gemeentearchivaris - moet daarover adviseren (aan het college).
-
-
@Marius de archivaris kan ik hier zijn adviesrol richting college duiden.
@Ingmar super, een uitgebreid en helder antwoord. Mijn uitgangspunt was dat DIV als huidige beheerder de dossiers kent en zij een lijst zouden maken van uitzonderingen. Deze 'mening' van DIV kan gelet op de reactie hierboven geen stand houden.
@yvonne standpunt DIV niet van deze tijd
-
-
Nog een kleine nuancering op de aanvulling van Marius. De eerste twee leden van artikel 13 luiden:
1. De zorgdrager kan archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en jonger zijn dan twintig jaar naar een archiefbewaarplaats overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.
2. Een afwijzende beslissing krachtens het eerste lid kan door degene aan wie de beheerder onmiddellijk ondergeschikt is worden herzien.
Dit betekent volgens mij dat "de baas" van de archivaris alsnog kan besluiten om, tegen het advies van de archivaris in, de "jonge" dossiers op te nemen. Maar, wanneer er sprake is van een gemeenschappelijke archiefdienst (zoals in dit voorbeeld) dan is het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling de baas van de archivaris en niet de overbrengende zorgdrager. Die zorgdrager kan in dat geval de beslussing van de archivaris niet overrulen.
-
-
beste Jean-Luc,
dat is toch een kwestie van het goed inrichten van een digitale dienstverlening ?
-
-
Je hoeft je als gemeente natuurlijk niet aan te sluiten bij een archiefdienst, je kunt ook zelf een archiefbewaarplaats bouwen. Wat dienstverlening betreft, is die bij archiefdiensten goed tot zeer goed te noemen, wat ook blijkt uit de tweejaarlijkse benchmark. En dat zeg ik niet omdat ik tot 2001 hoofd studiezaal bij het BHIC ben geweest.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
