BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

KPI 7

KPI 7.1a vraagt of er door de gemeente een archiefinstelling is aangewezen tbv de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats. Daarbij wordt als grondslag art 31 van de Archiefwet genoemd. Artikel 31 Aw stelt alleen maar dat er een archiefbewaarplaats moet worden aangewezen. Over een archiefinstelling wordt in dit artikel niet gesproken. Het lijkt mij dus een foute verwijzing.

Als een gemeente een eigen archiefbewaarplaats heeft hoeft zij toch geen archiefinstelling aan te wijzen? Maar als je bij deze KPI invult dat je geen archiefinstelling hebt aangewezen verslechtert je score. Kan iemand mij uitleggen waarom? M.i. voldoe je namelijk geheel aan de wet.

Ik ben benieuwd of meer organisaties hier tegen aan zijn gelopen.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 1 Mei 2014 op 14.51

Je opmerking lijkt me terecht, een gemeente kan inderdaad een archiefbewaar plaats aanwijzen zonder een archiefinstelling. Zelf vind ik het invullen soms ook niet eenvoudig vanwege de termen college/gemeente bij het deel overgebracht.

Ik plaats je opmerking bij de groep archieftoezicht.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 1 Mei 2014 op 22.09

Feitelijk klopt het dat dit niet zo in de wet staat geformuleerd. Waarom hiervoor in de handreiking is gekozen is mij niet duidelijk. Wel kan ik mij iets voorstellen wanneer je het bekijkt van het alleen hebben van een archiefbewaarplaats in technische/materiële zin, of in organisatorische zin.

In organisatorische zin kan de vraag ook beogen of er een gemeentelijke instelling is aangewezen (lees verantwoordelijke afdeling/dienst) dan wel externe instelling/dienst die verantwoordelijk is voor het beheer, beschikbaarstelling en dienstverlening van de overgebrachte archieven. Wanneer je dus alleen maar in materiële zin over een archiefbewaarplaats beschikt zonder voornoemde randvoorwaarde kan het dus wel degelijk relevant zijn om dit zichtbaar te maken. Wanneer dit de achterliggende vraag is, is dit is dit inderdaad wat ongelukkig geformuleerd. Overigens wordt dit niet gewaardeerd als taakverwaarlozing en ook niet meegenomen als resultaat op waarstaatjegemeente.nl.

Maar het is goed om deze vraag mee te nemen voor een volgende versie van zowel de handreiking al het E-formulier. Dit zal ik samen met nog enkel andere vragen en suggesties ter verbetering. Voor mutatie is het denk ik goed om dit centraal te houden. Mochten er nog meer fouten, vragen en suggesties ter verbetering zijn dan zie ik deze graag tegemoet en worden meegenomen bij een volgende update.