BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Clean Disk tips?

Beste allemaal,

Wegens de aanstaande gemeentelijke herindeling van Bernisse en Spijkenisse naar Nissewaard, zijn we o.a. druk bezig met de voorbereidingen voor een soort Clean Disk project, te beginnen in Bernisse. Het doel is aan de ene kant zorgen dat zo min mogelijk digitale "rommel" meeverhuisd, terwijl we aan de andere kant uiteraard willen zorgen dat de nodige bestanden nog gearchiveerd worden.

Al is de gemeente Bernisse niet heel groot, is het aantal bestanden en mappen op de netwerkschijven best aanzienlijk (al kan het natuurlijk altijd erger). De medewerkers zullen zelf aan het werk gezet worden. Vanwege de diversiteit aan bestanden, is het lastig een simpele instructie te maken waarin rekening gehouden wordt met alle mogelijke gevallen. Toch wil ik het risico dat de verkeerde bestanden worden verwijderd zo klein mogelijk houden. Het door de medewerkers zelf laten schonen is al risico genoeg.

Heeft er iemand tips op basis van ervaringen met een soortgelijk project? Alvast bedankt voor het delen.

Sander

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 15 April 2014 op 8.39

goede vraag, die bij andere organisaties ook speelt, maar dan wordt geroepen dat de netwerkschijven vol zijn. Zal ook bij je applicaties spelen.

Zelf zou ik eerst analyses maken van de kernbestanden, bestemmingsplannen, omgevingsvergunningen, luchtfoto's, projecten e.d., die veilig stellen en alsnog archiveren en dan pas de medewerkers de eigen bestanden laten beoordelen.

Ga je in de nieuwe organisatie, dit nu anders aanpakken met weinig ruimte voor eigen bestanden of een sharepoint oplossing/ smartdocuments ?

Naast de digitale bestanden kunnen bureaulades soms ook verrassingen opleveren, al wordt dit fenomeen steeds zeldzamer.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marianne Dorder-Servet op 16 April 2014 op 23.07

Beste Sander,

Ik ben zelf op dit moment bezig met het uitvoeren van een risicoanalyse bij een gemeente voor de migratie van digitale informatie/bestanden van een netwerkschijf naar verschillende applicaties (SharePoint, DMS/RMS Corsa etc.). Het gaat om minimaal 10TB (terabyte) aan informatie op de schijf. Belangrijke onderdeel van de analyse is de waardering van de bestanden die gemigreerd moeten worden en absoluut (nog) niet verwijderd mogen worden.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Sander Brabander op 18 April 2014 op 13.23

Bedankt voor jullie reacties, Yvonne en Marianne.

Voor Bernisse is gezien de tijd een uitgebreide analyse jammer genoeg geen optie meer,i.i.g. niet op dit moment, maar er is wel een soort quickscan gedaan. Gelukkig gaat het bij lange na niet om 10TB. Op basis van de quickscan is wel te zeggen dat het voornamelijk lijkt te gaan om bestanden die ofwel nodig zijn voor overdrachtsdossiers ofwel gewoon verwijderd kunnen worden (conceptversies, (reserve)kopieën, niet-zakelijke bestanden, etc.). Bestemmingsplannen en omgevingsvergunningen zijn allemaal al in het Bernisser archief aanwezig. Luchtfoto's zijn op dit moment nog wel wat onderbelicht, dus daar ga ik zeker wat meer aandacht aan besteden. Belangrijke projecten zijn over het algemeen ook al in het archief aanwezig, al zal er zeker nog enige mate van hulpadministratie op de netwerkschijven staan. Daar wordt al rekening mee gehouden, maar zal ik nog wat extra nadruk op leggen.

Voor Spijkenisse, die veel meer bestanden op het netwerk hebben staan, is een wat uitgebreidere (risico)analyse inderdaad wel aan te raden. Ik ga dat voorleggen.

Voor de nieuwe organisatie wordt al wel nagedacht over een aanpak om een nieuwe chaos te voorkomen, maar echt uitgewerkt is het nu nog niet. Gevoelsmatig denk ik dat niet iedereen in zal willen stemmen met een beperking van de schijfruimte, al dan niet uit angst controle te verliezen, dus dat gaat nog wel een uitdaging worden. Er gaat sowieso gewerkt worden met SmartDocuments, maar op dit moment wordt dit ook nog niet door iedereen even goed gebruikt. Er wordt gewerkt aan een plan om dit voor de nieuwe organisatie beter voor elkaar te krijgen. Er moet meer grip komen op de aanwezige informatie.

Wat betreft de bureaulades zijn we ook al druk bezig. Er is een 'Schoon Over' project aan de gang, waar o.a. het opschonen van de werkplekken en Clean Disk onder vallen. De aanpak van de twee gemeentes verschilt iets, vanwege het verschil in omvang, maar de eerste 'schoningsdag' voor het papier in Bernisse was een groot succes. Lades en kasten zijn nu al flink ontdaan van onnodige kopieën, concepten, etc., terwijl te archiveren documenten netjes naar DIV zijn gegaan ter archivering. Ik probeer in dit 'Schoon Over' traject gelijk meer het bewustzijn te creëren dat informatiebeheer iets is van ons allemaal, dat iedereen z'n steentje hieraan moet bijdragen om als organisatie optimaal te kunnen functioneren.

Nogmaals bedankt voor jullie input!

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marianne Dorder-Servet op 19 April 2014 op 22.48

Hoi Sander,

Graag gedaan. Ik wil eraan toevoegen dat de risicoanalyse die ik uitvoer niet helemaal handmatig geschied. Ik gebruik een mix van diverse analyse methoden, waaronder de techniek.

Succes met dit clean disk traject!