Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 25 Maart 2014 op 17.32

Bedankt voor het delen, benieuwd of het leidt tot een tweedeling in de rekkelijken en preciezen.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Terri Quinn op 26 Maart 2014 op 10.16

Dit artikel maakt mij inderdaad ook zeer benieuwd naar nieuw inzicht of invulling van Recordsmanagement en digitale archivering.

In het artikel wordt terecht gesteld dat de door digitalisering ingezette ontwikkeling, dat eindgebruikers zelf opeens veel verantwoordelijkheid kregen voor de relevante en correcte opslag van decentraal ontvangen informatie, van de hele organisatie een DIV maakt, terwijl het nooit hun kerntaak is geweest. Het is vaak een "oh ja" achteraf, omdat het veelal een klus is die "er nog even bij moet".

Om gaten in het geheugen van de organisatie te voorkomen, en om het gebruikersgemak binnen de organisatie te vergroten, zie ik toch zeker voordelen in de "informatie governance benadering". Al erken ik dat deze gedachte  niet nieuw is, en deze vooraslnog nog geen concrete weg gevonden heeft naar een vertaling in archiefwet-en regelgeving.

 

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 26 Maart 2014 op 20.47

We doen nog heel erg ons best om het digitale archief naar een centraal punt te trekken, zodat we het daar kunnen beheren. Zo'n centraal punt noemen we dan een DMS, RMA, e-Depot of iets dergelijks. We gaan er dan aan voorbij dat er ónnoemlijk veel informatie is, dat het overal om ons heen te vinden is en dat informatie vaak het meest waardevol wordt ervaren in de vorm en op de plek waar het eerst stond (bijvoorbeeld in het vergunningensysteem). Na e-mail kwamen de (basis-)registraties en social media en inmiddels staat ook o.a. Big Data voor de deur. Nog steeds proberen we, vergeefs maar toch, deze informatie te vangen (capture) en onder te brengen in het centrale archief. Want, zo is de redenatie, daar kunnen wij DIV'ers en archivarissen "garanderen" dat informatie betrouwbaar, authentiek, volledig (*proest*), vindbaar, duurzaam en wat al niet meer is.

De traditionele RM-methode is er nog een van informatie afpakken of dwingen informatie aan ons af te staan. Misschien zouden wij een wat vaker naar die andere applicatie- en informatiebeheerders en -gebruikers moeten gaan om hen te helpen bij het inrichten van de informatievoorziening in hun omgeving. Als het daar goed / goed genoeg staat, dan hoeven wij het niet meer te hebben. Nou ja, soms misschien.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Eric Burger op 27 Maart 2014 op 11.22

Hi allen,

Dank voor de reacties en de aandacht voor het onderwerp. Marco verwoordt het kort en bondig. Inderdaad hebben we de neiging om objecten uit hun context te willen lichten om ze fysiek ergens te gaan onderbrengen. Dat deden we met papier en we zitten wat betreft digitaal archiveren technisch op de wip. Je ziet wel dat er steeds meer wordt aangeboden aan 'in-place' recordsmanagement. Maar onze goed ingetrainde neiging is toch om het object te willen onttrekken. Het kan gewoon niet missen of moeten deze visie (ik kan nooit zo goed tegen 'paradigma'...) herzien, omdat de omvang van het materiaal te omvangrijk en ongrijpbaar is geworden.

Ik spreek DIV-medewerkers die geacht worden archiefwaardige e-mail berichten te classificeren en en op te bergen in een RMA -  of dat ze geprint moeten worden aangeleverd. Als alle e-mail producerende collega's dat serieus zouden doen waren de DIvers natuurlijk niet aan te slepen.

De enige oplossing is vergaande vereenvoudiging van de regels voor bewaring en vernietiging en het zo min mogelijk verplaatsen van de informatie. Dat is nog wel even een weg te gaan, maar het vraagt niet alleen een verandering in techniek, maar ook in ons denken.

Eric

Next Generation Records Management

nextgenrm.org

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Dick Bunskoeke op 4 April 2014 op 11.48

@Eric

Mee eens, maar het is ook vooral een "shift of responsibilities".

Waar de maatschappij steeds meer de overheid(sdienaren) wil afrekenen is het een natuurlijke houding van die overheid(sdienaren) om de controle over het bewijs naar zich toe te trekken. Als we accepteren dat het beheer kan worden gedeeld, zullen we ook moeten accepteren dat de verantwoordelijkheid gedeeld wordt. Op zijn minst zullen we moeten bepalen waar de grenzen liggen, maar dat die anders komen te liggen dan nu het geval is lijkt wel duidelijk.

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie