BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Op zoek naar een goed werkend zaaksysteem.
Wie o wie????
Welke gemeente heeft momenteel een goed werkend zaaksysteem?
Wij als gemeente Heerhugowaard zijn daar erg benieuwd naar.
Ik denk dan aan een systeem waarin:
- de documenten van één zaak bijeen zitten
- de klant de status van zijn aanvraag kan volgen
- er koppelingen zijn met diverse (vak)applicaties
- er documenten vanuit de zaak aangemaakt worden.
- documenten digitaal ondertekend kunnen worden
- etc????
Niet overal een ja als antwoord maar toch een goed zaak systeem?
Ik hoor het graag.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Ger Wischmann op
-
Johan,
Volgens mij zijn vrijwel alle op de markt zijnde systemen goed. Het is vooral de vraag: Hoe wil je als organisatie werken. Is de cultuur binnen de organisatie voorbereid op deze werkwijze. En als laatste de vraag welk systeem past daar het beste bij. Daarbij is het vooral belangrijk de gebruikers te betrekken bij de selectie.
Wij denken een goed werkend zaaksysteem te hebben op basis van een generiek proces (registreren, behandelen, archiveren). Alleen koppelingen met basisregistraties. Geen koppelingen met back-office applicaties.
Groet,
Ger Wischmann
Gemeente Simpelveld
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Volgens mij zijn de meeste zaaksystemen wel in staat om te doen wat je vraagt en kun je van ieder systeem wel zeggen: "Best goed, maar...."
Mijn advies is om bij een aantal collega-gemeenten op bezoek te gaan om eens te babbelen over hun ervaringen. Bij ons (gemeente 's-Hertogenbosch, zaaksysteem Verseon) staat de deur altijd open.
Overigens sluit ik mij bij Ger aan dat het zaakgericht werken meer is dan een systeem. Het gaat bovenal om mensen (cultuur) en processen.
-
Permalink Antwoord van Jan van Kuijk op
-
Beste Johan,
sinds 1 september werken wij (gemeente IJsselstein en Montfoort) met MOZARD. Op dat moment is organisatie breed het zaakgericht werken ingevoerd.
Wij zijn zeer tevreden over het systeem. Dat komt om dat de mogelijkheden nagenoeg onbeperkt zijn zonder dat het voor de medewerkers onbegrijpelijk wordt om met het systeem te werken. Ook zijn we zeer tevreden over de consultants die ons geholpen hebben bij de implementatie. De implementatie is buitengewoon soepel verlopen. Wij zijn nu zelf in staat om de processen binnen onze organisatie te voorzien van een zaaktype-architectuur die de processen ondersteund.
Daarnaast is het natuurlijk zo dat de implementatie van het systeem en zaakgerichtwerken voor een groot deel (ca 80%) bestaat uit cultuurverandering, acceptatie en voorbeeldgedrag. Ook daarbij is MOZARD een goede partner gebleken.
Mocht je een keer van gedachten willen wisselen of meer willen weten en een kleine demo krijgen van hoe wij MOZARD gebruiken, dan ben je meer dan welkom in IJsselstein. ( kan ook ergens anders, want het is webbased)
Groeten Jan
-
Permalink Antwoord van Marjolein Bryant op
-
Hallo Johan,
Zoals ik net ook op LinkedIn schreef,
„een goed werkend zaaksysteem” laat nogal wat ruimte voor interpretatie. Ik heb in een andere discussie proberen uit te leggen op welke wijze ik naar zaakgericht werken kijk: http://www.linkedin.com/groups/Zaakgericht-werken-doel-middel-Bij-2...
Deze manier van denken wijkt af van wat op dit moment gangbaar is en is ook in lang niet elk zaaksysteem mogelijk. Ik denk zelf vanuit mijn praktijkervaring continu mee met de doorontwikkeling van het open source zaaksysteem.nl en houd mij dagelijks bezig met de implementatie hiervan bij verschillende gemeenten, bijvoorbeeld Ede, Vianen, Epe en Tholen. Mocht je belangstelling hebben, dan vertel ik je er natuurlijk graag een keer meer over.
-
Permalink Antwoord van Bart van Oerle op
-
Dag Johan,
Wij zijn ook erg tevreden over ons zaaksysteem. Ik ben met Marco eens dat je het beste eens bij verschillende gemeenten in de keuken kunt kijken en praktijkervaringen kunt delen. Hebben wij ook gedaan bij selectie van ons zaaksysteem. Probleem met de huidige generatie zaaksystemen is dat ze functioneel vrijwel alles kunnen (of zeggen te kunnen), en dan is het lastig om de juiste keuze te maken op basis van alleen een PvE.
Aan de buitenkant lijken veel zaaksystemen erg op elkaar. Onder de motorkap zijn de verschillend groter. Dat bepaalt wel je flexibileit en mate van afhankelijkheid van de leverancier is mijn ervaring.
We zitten in de buurt, dus je bent ook van harte welkom om hier langs te komen.
-
Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op
-
Dag Johan,
In de afgelopen jaren hebben wij een tiental aanbestedingen gedaan, demonstraties bekeken en implementaties gerealiseerd op het gebied van zaaksystemen en zaakgericht werken. Ik ken "alle" systemen een beetje en de meeste behoorlijk goed.
Mocht je interesse hebben om daar eens over te bomen, neem dan gerust contact op: sven.blom@kbenp.nl. Ik ben trouwens niet werkzaam bij een overheidsorganisatie, maar een adviesbureau.
Gr
-
Permalink Antwoord van Marianne Dorder-Servet op
-
Dag John,
Zoals een aantal van mijn voorgangers al hebben aangegeven, zijn eigenlijk alle zaaksystemen van dusdanige kwaliteit. Welk systeem voor jou gemeente het beste van toepassing is, is afhankelijk van de eisen, wensen, doelen, beleidskeuzes en behoeften van je organisatie. Deze aspecten kan je in een programma van eisen samenvatten. Mijn ervaring met dit soort trajecten is dat je als organisatie ten eerste beter inzicht krijgt in de eigen behoeften en keuzes en vervolgens een betere pakketkeuze kan maken.
Groeten,
Marianne
-
Permalink Antwoord van Frank de Keijzer op
-
Hallo Johan, ruim 1,5 jaar geleden liep ik rond met dezelfde vraag maar na een zeer intensief traject zijn wij uiteindelijk uitgekomen bij een All-in-One zaaksysteem. Inmiddels is de gehele organisatie met volle tevredenheid over op zaakgericht werken. Ook is het digitale loket operationeel. Status en documenten kunnen ingezien worden. Tevens is het mogelijk dat burgers/bedrijven d.m.v. een webformulier zelf een zaak opstarten. Het systeem voldoet volledig aan de Nen-2082. Al met al een zeer compleet systeem.
Moet er ook flink worden bezuinigd? Dan zit je met het door ons gebruikte zaaksysteem aan het goede adres. Ons KCC werkt namelijk ook met dit zaaksysteem. Tevens heeft het cms functionaliteit in zich. Je kan hiermee dus het bestaande inter- en intranet vervangen. Ook bestaat de mogelijkheid om backoffice-functionaliteit op te nemen. Binnenkort starten wij om de vergunningen (o.a. Wabo) en het bestuurlijk besluitvormingsproces in ons zaaksysteem op te nemen. Dit alles met zo min mogelijk koppelingen.
Het belangrijkste is wel dat de dienstverlening is verbeterd en dat het een zeer gebruikersvriendelijk pakket is. Medewerkers zijn dan ook zeer tevreden. Mocht je een keer langs willen komen dan ben je altijd welkom!
-
-
Hoi Johan,
Wij gebruiken Mozard als zaaksysteem en zijn hierover zeer tevreden.
Wat doet ons zaaksysteem?
Naast zaaksysteem is dit ook:
- een documentmanagement systeem
- een content management systeem voor website
- een klant contact center module
Voordelen:
- Integratie front- en backoffice
- Alle informatie over een ‘zaak’ op één plek bij elkaar
Ons zaaksysteem ondersteunt organisatieverandering en biedt handvatten om onze nieuwe visie op dienstverlening te realiseren.
Voor een indruk van een proces wat wij voor 100% hebben gedigitaliseerd bekijk onderstaand filmpje.
De MOR: een volledig digitaal proces! (film)
Met vriendelijke groet,
Jeroen Meijer
Beleidsmedewerker KCC
Klantcontact centrum
+31 (075) 681 6261
+31 (06) 21 28 22 95
j.meijer@zaanstad.nl
Werkdagen ma t/m do tussen 8:00 en 17:30 uur
Heeft u een vraag aan de gemeente Zaanstad? www.zaanstad.nl geeft antwoord.
-
Permalink Antwoord van Johan Hoogewerf op
-
Beste allen,
bedankt voor het meedenken, tips, voorbeeldgemeenten etc.
Wij gaan er hier mee aan de slag en bekijken welke gemeente interessant is om te benaderen.
Wellicht even ter verduidelijking, het zaakgericht werken staat er niet helemaal alleen voor in HHW. We zijn aan het onderzoeken hoe we onze klant het best kunnen ondersteunen in het uitvoeren van zijn/haar werkprocessen en taken. Het idee is ook om een portal in te zetten.
We staan nog helemaal aan het begin vandaar ook de open vraag die ik gesteld heb, maar het gevoel is goed. We zijn op weg.......
groeten Johan
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
