BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Gebruik trefwoorden / thesaurus / onderwerp icm ZTC 2.0: wie past toe, en hoe?

Hallo iedereen,

We zijn druk doende met het zaakgericht werken en het zaaktypesjabloon 2.0. Nu heeft het zaaktypesjabloon meerdere ordeningsopties, al dan niet op basis van gecontroleerde waardelijsten: zaaktype zelf, onderwerp, trefwoord (bij ons denkt men eraan de VNG-thesaurus te gebruiken), archiefclassificatiecode, product/dienst-naam.

Veel waardes lijken best sterk op elkaar, dus het lijkt snel dubbelop.

Ik vroeg me daarom af hoe andere organisaties hiermee omgaan in de praktijk: passen jullie alle ordeningen ook actief toe in je zoekingangen? Alle ordeningen voor iedereen, of maken jullie onderscheid naar gebruikersgroep? En gebruiken jullie voor de trefwoorden ook de VNG thesaurus of andere waardes?

Met vriendelijke groet,

Bianca Hornstra

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 18 Februari 2014 op 8.31

Over ordeningsstructuur zie ook deze bijdrage op computable
http://www.computable.nl/artikel/opinie/ecm/4999956/1277020/inricht...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marianne Dorder-Servet op 21 Februari 2014 op 20.02

Beste Bianca,

Ik heb het gevoel dat je door de veelheid aan mogelijkheden, je ook veel wilt gebruiken:)

Je zegt dat je al aan het inrichten ben. Heb je de door jou gewenste ordening al uitgewerkt in een overzicht? Dat adviseer ik je echt om te doen of door iemand anders te laten doen. Is echt handig om vanuit een overzichtelijke ontwerp te werken, dan gelijk te gaan inrichten. De kans is dan groot dat je overzicht en context kwijt raak en zaken niet goed inricht.

Probeer het simpel te houden en het liefst 1 ordeningsoptie te gebruiken. Op basis van de weinige informatie die ik nu van je leest dan zou ik zeggen probeer een combinatie te gebruiken van zaaktype en producten of processen. Werk dit a.u.b. eerst uit in Word of Excel. Probeer eerst een generieke ordeningsstructuur te maken. En van daaruit indien nodig uitzonderingen/uitbreidingen te maken richting wat je uiteindelijk echt wil voor je organisatie.

Heb je begeleiding bij de inrichting of invoering van zaakgericht werken?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bianca Hornstra op 24 Februari 2014 op 12.41

Hallo,

Bedankt voor jullie bijdrages. Het is inderdaad zoals Marianne zegt: er zijn veel mogelijkheden, maar welke moet je dan gebruiken. Vanuit een overkoepelend programma wordt bij ons het zaakgericht werken opgetuigd. Onze architect (verbonden aan de IT-afdeling) is bezig met het toepassen van de ZTC 2.0. Daar staan dus allerlei manieren van ordenen in, zoals ik hierboven noemde. Het uitgangspunt 'we gebruiken ZTC 2.0' wordt vrij letterlijk toegepast, daarmee wil ik zeggen dat elk veldje uit het sjabloon gevuld wordt.

Ik vind ZTC 2.0 een mooie leidraad, maar ik heb vraagtekens bij het compleet invullen en toepassen van alle velden. Mij bekruipt heel erg het idee dat het soms wat overdone is en ik vraag me dus af of meer altijd betere ontsluiting betekent. Je hebt daarmee natuurlijk wel meer zoekingangen, maar wordt het daarmee per definitie ook beter/makkelijker voor de gebruikers?

Op RM-gebied zijn er binnen mijn organisatie weinig sparringpartners en er wordt al snel zwaar naar IT geleund, vandaar dat ik dus benieuwd was hoe dit bij anderen toegepast wordt.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marianne Dorder-Servet op 24 Februari 2014 op 19.55

Beste Bianca,

Ik help je graag, maar wij kunnen moeilijk vanuit hier adviseren wat het beste is voor je organisatie. Wat het beste is voor je organisatie is afhankelijk van de gemaakte beleidskeuzes. Iedere organisatie maakt andere keuzes.

Het enige wat ik kan zeggen op basis van de info die ik nu van je lees en de lichtelijke weerstand bij je om echt alles in te vullen (snap ik helemaal:) ), adviseer ik je om bij het invullen van het ZTC 2.0 te kiezen voor een combinatie van 'verplichte' velden vanuit wet- en regelgeving, 'verplichte' velden op basis van de door jouw organisatie gemaakte keuzes en 'handige' velden voor je gebruikers. Wat niet echt nodig is, dan niet invullen. Om informatie te verkrijgen over de velden die handig zijn voor gebruikers adviseer ik je om dit bij een aantal key-gebruikers te inventariseren. Verplichte velden zal je zelf moeten bepalen, op basis van je kennis over informatiemanagement en in overleg met key-beslissers binnen je organisatie. Koppel je keuzes aan het doel waarvoor je het ZTC 2.0 wilt gebruiken. Succes!