BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Digitalisering uitgaande post (berichtenbox, etc.)
Ik ben in mijn organisatie met verschillende mensen aan het "babbelen" over de centralisering en digitalisering van de uitgaande post.
Op dit moment staan door het hele gebouw (en de externe locaties) overal printers te zoemen met daarnaast een kast vol briefpapier, enveloppen en een bakje "uitgaand". Een paar keer per dag halen bodes deze bakjes leeg en geven zij de gevulde enveloppen af bij de postkamer. Daarnaast wordt er uiteraard ook veel via de (persoonlijke) e-mail verzonden.
Ondertussen loopt er ook al een project om aan te sluiten op de berichtenbox van mijnoverheid.nl, wil Burgerzaken de nalatenschappen regelen via de berichtenbox op antwoordvoorbedrijven.nl en zijn wij bezig om het nieuwe zaaksysteem uit te rollen.
Mijn idee - en ik moet nog kijken of dit haalbaar is - is dat je in zaaksysteem een brief kunt opstellen, ondertekenen en vervolgens kunt verzenden met een klik op de knop. Het zaaksysteem weet of de burger / het bedrijf aangesloten is op een van de berichtenboxen. Zo ja, dan gaat de brief daarheen. Zo nee, dan gaat er een verzend-opdracht naar de centrale repro-afdeling, die de brief afdrukt en in een envelop stopt.
Een dergelijke oplossing draagt bij aan de ambities op het vlak van Het Nieuwe Werken (plaats- en tijdsonafhankelijk), digitale dienstverlening, voldoen aan het NUP (berichtenbox mijnoverheid.nl), betere verantwoording (archief), et cetera.
Uiteraard hangen er nogal wat "mitsen en maren" aan dit idee, bijvoorbeeld:
- Hoe ga je om met bijlagen en flyers die mee moeten?
- Hoe promoot je het gebruik van de berichtenboxen?
- Hoe leg je vast dat een brief daadwerkelijk is verzonden?
- Wil je standaard-werkwijze kunnen omzeilen? Hoe leg je vast dat dit is gebeurd?
Ik zit nog in de creatieve verkenningsfase en ik wil graag bij deze putten uit jullie inzichten. Zien jullie nog andere kansen? Zien jullie risico's? Roept u maar!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Zie nieuwsbericht, eens op bezoek bij de provincie Noord-Brabant ?
http://www.gemeente.nu/Dienstverlening/Nieuws/2013/12/Digitaal-zake...
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Bedankt voor de tip!
-
-
In Tilburg kwam dit onderwerp laatst ter sprake, met hierbij de volgende bespreekpunten :
-kan e-mail uitgefaseerd worden ?
-moet je een eigen Tilburg berichtenbox hebben of kan je volstaan met mijn overheid ?
-
-
Yvonne, de berichtenbox van mijnoverheid.nl is onderdeel van de NUP-voorzieningen. De NUP is min-of-meer verplicht.
-
-
De gedachte was of je apart voor je eigen gemeente, bijvoorbeeld ook mijnTilburg kunt maken en dan direct landelijk doorsluizen of direct landelijk benaderen. Het was alleen een gedachte hoor...
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
