BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
NEN normen uit de Archiefregeling ?
Het moet rond 2009 zijn geweest dat we als vakbroeders en zusters werden voorgelicht over de nieuwe archiefregeling. Weet je het nog, tot die tijd hadden we drie regelingen en dat werd er toen een ! Ik lees net een interview terug met DOXIS met mijn eigen citaat:
Welings betoogt dat wet- en regelgeving niet meer op zichzelf staat. Dat zie je ook
terug in de nieuwe regeling. Men verwijst naar normeringen maar vaak zijn de NEN
ISO 15489, NEN ISO 23081 en NEN 2082 bij gemeenten niet eens in huis.
Bij de voorlichting op het Nationaal Archief werd me verteld dat het veel eenvoudiger was te verwijzen naar NEN normen, dan zelf een normenkader op te stellen. Die verklaring leek me wel logisch.
Nu vier jaar later is er een ander standpunt, de NEN normen uit de Archiefregeling 2010 zijn niet langer verplicht. Er is een kabinetbesluit, waardoor dat niet meer mag.
Bijgaand is de brief opgenomen van de Algemeen Rijksarchivaris met de aangepaste archiefregeling. Als je niet meer weet wat de archiefregeling ook al weer inhield, het interview in Documanagement heb ik ook geupload. Wederom dank aan de Archiefcommissie VNG.
2.2.2.%20Brief%20NA%209-9-2013%20over%20wijziging%20Archiefregeling...
100135%20DOX%20%5Binfo%20management%2004%5D.pdf
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Annemieke de Boer op
-
Een gelijkwaardigheidsbepaling stelt de norm niet direct buiten werking, ook al wordt het dan (m.i. hoofdzakelijk theoretisch) een niet-dwingende verwijzing.
In de bouwwereld speelt dit verwijzen naar normen ook veel (en dwingend!), wat leidde tot de rechtszaak van Knooble versus de Staat en het NNI. http://nen.knooble.com/ Het is tot en met de Hoge Raad behandeld.
Aan veel, zo niet alle, materiaaleisen die in de archiefregeling worden gesteld kan worden voldaan zonder inhoudelijke kennis van een norm. Om verpakkingsmateriaal voor optische schijven te kopen dat voldoet aan NEN-ISO 18925:2002 is het niet nodig kennis te hebben van de inhoud van die norm.
Pas als de normen van toepassing zijn op eigen werkprocessen is inhoudelijke kennis _wel_ nodig, al is het maar om aan te tonen dat 'iets' tot gelijkwaardig resultaat leidt als met het betreffende voorschrift wordt beoogd. Een niet-dwingende verwijzing betekent niet dat die verwijzing geen dwingend karakter meer heeft (of kan hebben).
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Dit staat in de toelichting:
In de Archiefregeling wordt gebruik gemaakt van normen. Deze zijn opgenomen in de regels voor
duurzaamheid van archiefbescheiden (hoofdstuk 2), geordende en toegankelijke staat van
archiefbescheiden (hoofdstuk 3) en in de bepalingen over archiefruimten en archiefbewaarplaatsen
(hoofdstukken 4, 5 en 6).
De verwijzing naar normen in de hoofdstukken 4, 5 en 6 was op grond van artikel 27 van de
Archiefregeling al niet-dwingend. Met de onderhavige wijzigingsregeling is, door de invoeging van
artikel 2a, een met artikel 27 vergelijkbare gelijkwaardigheidsbepaling opgenomen voor de
hoofdstukken 2 en 3. Deze gelijkwaardigheidsbepaling biedt de ruimte om op een andere wijze dan
via de in de Archiefregeling expliciet opgenomen normen te voldoen aan de vereisten ter zake van
duurzaamheid en geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De normen waarnaar in
de hoofdstukken 2 en 3 wordt verwezen zijn hiermee niet langer verplicht, maar fungeren als
bewijsvermoeden.
-
-
Klopt, het werken volgens een specifieke norm is zo niet (meer) verplicht. Als een artikel zodanig is geformuleerd dat de eis zonder normraadpleging duidelijk is, en de norm als optie wordt gegeven, is de verwijzing naar de norm dan ook geen enkel probleem. Je kan dan je eigen methode kiezen waarmee je aan de eisen voldoet als je er niet voor kiest de in de betreffende norm beschreven methode in te zetten.
Maar neem bijvoorbeeld artikel 29, waarvoor de verwijzing al niet-dwingend was: hoe ga je zonder kennis van ISO-DIS 7031:1983 of NPR 2877:1991 aangeven dat de waterindringing van een betonconstructie aan de wet voldoet? (Even buiten beschouwing latend dat je bouwzaken uitbesteedt en het in een programma van eisen opneemt.)
Of artikel 19 waarin de zorgdrager een metadataschema volgens NEN-ISO 23081:2006 vastlegt. Als zorgdrager kun je een metadataschema laten vastleggen zonder de norm er op na te slaan. Je kan zonder inhoudelijke kennis van de norm echter niet aantonen dat het metadataschema is opgesteld volgens NEN 23081, en ook niet of het gelijkwaardig is aan de norm.
Ik stel het nut van normen niet ter discussie overigens. :)
-
-
Wat metadata betreft komt er binnenkort een landelijke norm.
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
KVAN en BRAIN hebben begin deze maand als volgt gereageerd op de voorgestelde wijziging:
Het nieuwe artikel is zodanig geformuleerd, dat voor alle bepalingen uit hoofdstuk 2 en 3 van de regeling geldt dat ze niet gevolgd hoeven te worden, mits de zorgdrager er voor zorgt dat hij dezelfde mate van duurzaamheid en geordende en toegankelijke staat bereikt, als bedoeld wordt met de betreffende bepaling. Dit is aanzienlijk ruimer dan enkel de artikelen 4, 5, 6, 7, 9, 10, 11, 15 en 19, waarin expliciet een norm genoemd wordt. Wij achten een dergelijke verruiming onnodig, riskant en daarom onwenselijk.
Wij zijn het verder volledig eens met het uitgangspunt dat ook andere oplossingen mogelijk zijn dan het volgen van de in de Archiefregeling genoemde normen. Wij vragen ons echter af, of de Archiefwet en -regelgeving op alle punten waar naar een norm verwezen wordt concreet genoeg is om de verwijzing weg te kunnen laten zonder dat de interpretatie van de wettelijke kaders daardoor bemoeilijkt wordt. Hieronder illustreren we deze bedenking aan de hand van twee voorbeelden uit de Archiefregeling.
In artikel 4 van de regeling staat dat papier moet voldoen aan NEN 2728. Gezien de specifieke eisen die in de norm gesteld worden aan bijvoorbeeld de vouwweerstand van het papier, is het voor ons twijfelachtig of de algemene eis uit artikel 3 van de Archiefwet (over de goede staat van archiefbescheiden) of artikel 11 lid 1 van het Archiefbesluit (over de niet-noemenswaardige achteruitgang na honderd jaar) specifiek genoeg zijn. Te meer daar in de toelichting op artikel 4 van de regeling staat dat papier dat voldoet aan de norm ISO 11108 wel geschikt is, terwijl papier dat aan een andere norm (NEN-EN-ISO 9706) voldoet niet geschikt is.
In artikel 19 wordt geëist dat iedere zorgdrager een metagegevensschema conform NEN-ISO 23081 vastlegt. Aangezien de Archiefregeling geen definitie van "metagegevensschema" bevat, valt het moeilijk te begrijpen op welke andere manier zorgdragers aan deze eis kunnen voldoen zonder de norm te moeten aanschaffen. Daarmee wordt het voor hen dus ook praktisch onmogelijk om op een alternatieve manier het wettelijk beoogde resultaat te behalen.
Hoewel we het uitgangspunt van het kabinet ten aanzien van het uitgaan van bewijsvermoeden onderschrijven, achten wij de Archiefregeling in zijn huidige vorm dan ook niet specifiek genoeg om dit met een overkoepelend artikel te regelen. We pleiten er dan ook voor om, voor ieder artikel van de Archiefregeling waarin verwezen wordt naar een norm, te onderzoeken of dit voldoet aan de Aanwijzingen voor de regelgeving. Indien nodig kunnen deze artikelen dan zodanig gewijzigd worden, dat het nu voorgestelde nieuwe artikel 2A wel het gewenste resultaat heeft.
-
Permalink Antwoord van Terri Quinn op
-
Goed punt. Ik heb me gisteren suf gezocht naar een verplichting voor/verwijzing naar het toepassen van (NEN)norm voor digitale duurzaamheid van het archief, en kon deze niet meer vinden zoals ik me deze herinnerde. Wel legio normen en standaarden voor het papieren archief.
Rest mij de vraag, als erkend wordt dat er andere manieren zijn dan de in de normen genoemde standaarden (mee eens overigens), hoe zorgdragers dan kunnen verantwoorden, of überhaupt achterhalen, dat zij een alternatief kiezen, dat dezelfde duurzaamheid garandeert.
Waarom worden deze alternatieven niet opgenomen in de normen, zodat we allemaal uit dezelfde (standaard) bron putten als het duurzaamheid en het voortbestaan van het "geweten van de organisatie" betreft?
-
-
@Terri, goed punt, vraag ik me al jaren af.
-
-
Ik neem aan dat alternatieven niet in normen staan omdat je nooit _alle_ alternatieven in een en dezelfde norm kan vatten.
Over hoe je gelijkwaardigheid in de praktijk aantoont bij archief- en informatiebeheer heb ik geen praktijkvoorbeelden. Uit de bouwwereld ken ik die wel, zie ook http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/bouwregelgeving/documenten-...
(Ik heb t/m zomer 2012 bij een architectenbureau gewerkt.)
Misschien is een dergelijke handreiking ook wel mogelijk voor archief- en informatiebeheer.
-
-
Annemieke, er is een baseline informatiehuishouding voor gemeenten uit 2011. Naar ik deze week heb ik begrepen, is die niet meer actueel.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
