BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Videoverslagen van de Raad
Met enige regelmaat is de vraag gesteld of videoverslagen van de Raad bewaard moeten worden. Dat geldt natuurlijk ook voor audioverslagen. De volledige tekst van het advies zoals dat in de archiefcommissie VNG is besproken staat hieronder. In het najaar 2013 organiseert de griffiersvereniging een bijeenkomst over dit onderwerp.
Vraag van vereniging van griffiers aan de VNG
In opdracht van de griffiersvereniging buigt zich een werkgroep over het vraagstuk van archivering van videoverslagen en vinden er gesprekken met leveranciers plaats. De werkgroep buigt zich over de vraag welke maatregelen een gemeente zou moeten treffen c.q. welke afspraken zij zou moeten maken met de leveranciers die de videobeelden op het internet plaatsen. Bijvoorbeeld het eigendom van die beelden, de opslag en de duurzame toegankelijkheid van de beelden. Zij moet met aanbevelingen komen. De voorzitter de heer Verheugt (griffier Eindhoven) heeft in dit verband de volgende adviesaanvraag aan de VNG voorgelegd.
“Er is onder de griffiers onbekendheid en onduidelijkheid over de wettelijke voorwaarden die van toepassing zijn.
Een gemeente is volgens de Gemeentewet, artikel 23, gehouden om een openbare besluitenlijst te maken. Er is op grond van de Gemeentewet geen verplichting om woordelijke raadsnotulen of een zakelijk verslag te maken. Heel veel gemeenten deden dat van oudsher toch en vele doen dat overigens nog steeds.
Als een gemeente de raadsvergaderingen echter via internet gaat uitzenden, naast de raadsnotulering, dan worden de videobeelden als handelingen van een gemeente gezien en worden ze daarmee als bewaarplichtig beschouwd. Dus wat je als service voor de burger organiseert, krijgt opeens een extra status en legt een extra verplichting op.
Er zijn gemeenten die de raadsnotulen inmiddels hebben afgeschaft en alleen nog maar een openbare besluitenlijst maken en laten vaststellen, al dan niet aangevuld met een videoverslag.
Het is mij bekend dat een aantal griffiers overwegen hun raad ook voor te stellen uit kostenoverwegingen de raadsnotulen af te schaffen.
Moet een videoverslag gearchiveerd worden als
1. er ook al een openbare besluitenlijst bestaat?
2. er een openbare besluitenlijst én schriftelijke notulen bestaan?
Ik stel het op prijs om een advies van de VNG-archiefcommissie hierover te ontvangen waarin ingegaan wordt op de onderlinge verhouding van de Gemeentewet en de Archiefwet alsmede de relatie tot de Webrichtlijnen. Die wetten en richtlijnen interfereren. Hoe zit de hiërarchie van die wetten in elkaar? En wat kan het antwoord op de concrete vragen zijn?’
Reactie VNG
Uit de Archiefwet 1995 vloeit ondubbelzinnig voort dat handelingen van de raad moeten worden bewaard, en dat geldt ongeacht de vorm. Er is op dit punt geen interferentie met andere wetten en ook niet met afspraken als webrichtlijnen.
Dat betekent dat zodra een videoverslag is gemaakt, deze in principe bewaard moet worden. Alleen als er ook handelingen zijn van de raad, die verbatim zijn opgemaakt, is er sprake van een kopie van een videoverslag. Raadsnotulen zijn van een andere aard en kwaliteit dan een videoverslag. Het gaat immers vaak om notulen die een samenvatting geven van een discussie en achteraf worden vastgesteld. De publicatie of openbaarmaking van een videoverslag kan, voorts, niet uitsluitend als service aan de burger worden opgevat, aangezien daaraan rechtsgevolgen verbonden kunnen zijn. De eerste publicatie of openbaarmaking is derhalve leidend, een tweede wordt beschouwd als een kopie.
In de nieuwe selectielijst 2012 is in hoofdstuk 2.2 opgenomen dat alle verslagen permanent dienen te worden bewaard. In hoofdstuk 2.6 is bovendien ten aanzien van publicaties op de gemeentelijke website opgenomen, dat deze wat beleid / verantwoording betreft eeuwig bewaard moeten worden.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Jos Arends op
-
Wij kiezen ervoor om te volstaan met een videoverslag, in combinatie met een besluitenlijst. Videoverslagen worden bij de vergadering van de raad in het zaaksysteem vastgelegd, waarbij per agendapunt de video op het juiste moment kan worden ingeschakeld, waarbij ook is vastgelegd wie op welk moment spreekt.
Voor een voorbeeld, zie de vergadering van 4 juli: Raadsvergadering 4 juli 2013
Je kijkt hier gewoon mee in een zaak in ons zaaksysteem.
Wil je meekijken hoe we dit hebben ingericht, dan ben je op 12 september welkom. Zie de tab gebeurtenissen!
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Jos, bedankt !!! Helaas kan ik er 12 september niet bij zijn.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Wat ik mis in het advies van de Archieven commissie is een extra paragraaf, waarin kort wordt uitgelegd waarom dit belangrijk is; een toelichting die aansluit op de ontwikkelingen in de maatschappij en de ambities en zorgpunten van bestuurders op dit moment. Met een dergelijk zakelijk en puur analytisch antwoord wekt de commissie al gauw de indruk dat het archiefveld met hun wetten en regels de boel weer moeilijk maakt.
Een korte alinea, dat mogelijk gelezen zou worden door onze bestuurders, had misschien een klein beetje duidelijk gemaakt dat wij DIV'ers en archivarissen niet alleen star kijken naar wetten en normen, maar dat wij kunnen helpen... hen kunnen helpen... om de overheid beter te laten functioneren. Doelgericht. Bewust van de omgeving. Inlevend.
Waarom is het belangrijk om in deze tijd van social media, recessie, PRISM, smartphones, NUP, vergrijzing, radicalisering, coffee shops en de affaire van Diederik Samsom belangrijk om filmpjes van raadsvergaderingen te bewaren volgens de Archiefwet? Waarom zouden griffiers hier uberhaupt aandacht aan besteden? Dat zelfde geldt overigens ook voor het bewaren van de agenda's van bestuurders.
Overdrijven mag. Het relativeren komt vanzelf wel.
-
-
Een aspect wat ik mis, is de toelichting op de beheersomgeving. Zo'n 200 gemeenten zijn al aangesloten bij Notubiz.
-
Permalink Antwoord van Hans Dekker op
-
Wij archiveren geen videobestanden in Corsa DMS, maar alleen de mp3 geluidsbestanden. We publiceren wel beide zowel video als het mp3 geluid.
We splitsen het geluidsbestand uit de video opname en slaan dit op als mp3.
-
Permalink Antwoord van Cees de Groot op
-
Hans, leuk aspect bij het bewaren.
Je bewerkt het originele document (de Video) en vervangt die door een geheel andere document namelijk een geluidsfragment. Ik denk niet dat deze procedure voldoet aan de eisen van substitutie bij te bewaren archiefstukken. Verder vind ik het wel een praktische oplossing. Maar of dit door de regelgeving wordt afgedekt? Dit zou allee kunnen als er papieren notulen handelingen zijn en de video als een kopie wordt beschouwd.
Hans Dekker zei:Wij archiveren geen videobestanden in Corsa DMS, maar alleen de mp3 geluidsbestanden. We publiceren wel beide zowel video als het mp3 geluid.
We splitsen het geluidsbestand uit de video opname en slaan dit op als mp3.
-
-
Hallo Cees,
Wij hebben, inderdaad, nog steeds papieren notulen van onze gemeenteraad.
Ik zie echter geen bezwaar, als we geen papieren notulen zouden hebben, om het mp3 bestand te splitsen uit het videobestand en te archiveren. We nemen naast de video, als backup, een WAV bestand op. Als er wat mis is met de video kunnen we het WAV bestand omzetten naar het achiefbetand (mp3).
Technische maakt het geen enkel verschil, praktisch wel omdat onze software dit allemaal automatisch regelt en indexeert c.q. de agendapunten opknipt in video delen en in aparte geluidsdelen c.q. archiefbestanden per agendapunt en/of spreker.
-
-
Hans,
je vervangt hiermee toch het ene bestand door een ander?
Als de papieren notulen worden vervangen door scans vindt er een substitutie plaats.
Hiervoor is toestemming nodig van de archiefinspectie.
Je geluidsbestanden zijn niet meer dezelfde als je videobestanden, er gaat zelfs veel informatie verloren en je krijgt een andere drager/bestandsformaat.
Als de video opnamen als kopieën worden gezien kan dat. Bij originelen kom je toch de archiefwet tegen.
-
Permalink Antwoord van Frans Smit op
-
@Marco e.a.
Sterker nog, de griffiersvereniging heeft een heuse werkgroep in het leven geroepen, dat als resultaat een advies oplevert aan de collega-griffiers. Dat advies komt o.a. tot stand in overleg met leveranciers. Ik ben samen met Erik-Jan Keulemans en Paul Oudman lid van die werkgroep om de griffiers bij te staan op inhoudelijk gebied.
Dat is natuurlijk een prachtige vorm van samenwerking waarin wij vanuit onze professie precies doen wat we m.i. veel vaker zouden moeten doen, nl. de "archiefvormers" ondersteunen zodat zij de juiste keuzes kunnen maken. En zoals iedereen hier wel weet: als de archiefvormer foute keuzes maakt dan kunnen we het wel vergeten dat de informatiehuishouding op orde komt en blijft. Zij zitten aan het stuur, en wij moeten ze helpen om de goede kant op te sturen.
Ik weet overigens "van binnenuit" dat de adviescie. van de VNG in een ander bericht wel zijn enthousiasme heeft geuit over dit initiatief. Helaas kan men het niet laten om nog op detailniveau opmerkingen te maken (zonder vooroverleg met de vakgenoten in de werkgroep), maar dat zie ik dan maar als een valkuil van onze verder buitengewoon integere beroepsethiek :-) .
Kortom: het initiatief van de griffiers, en daarmee de werkgroep, verdient ons aller steun en vooral ook heel veel navolging.
In mijn beroepsmatige dromen zie ik overal werkgroepen ontstaan waarin archiefvormers/proceseigenaren, ondersteund door ons, bij hun directe collega's gaan lobbyen om het belang van duurzaam informatiebeheer te propageren. En wij helpen hen vanuit onze expertise met het bedenken en realiseren van concrete en haalbare oplossingen. Dan kunnen we het "preken voor eigen parochie" en het "ronddraaien in je eigen kringetje", beide vaak heel gezellig en verdiepend maar zonder veel positief resultaat, doorbreken.
Wellicht met een pro-actief steuntje in de rug van het project Archief2020? Dat zou natuurlijk erg fijn zijn.
Marco Klerks zei:Wat ik mis in het advies van de Archieven commissie is een extra paragraaf, waarin kort wordt uitgelegd waarom dit belangrijk is;
-
-
De provincie Overijssel kondigt deze aanbesteding aan
Met het aanbesteden van het Vergader Informatie en Publicatie Systeem (VIPS) wil de provincie Overijssel een applicatie die het mogelijk maakt dat:
In één (digitale) omgeving informatie beschikbaar wordt gesteld, inclusief webcast, ten behoeve van doelmatig vergaderen en werken van PS en commissies inclusief de publicatie en de archivering. Tot de Opdracht behoort tevens implementatie en onderhoud van de applicatie,
PS en GS papierloos kunnen vergaderen.
Contactpersoon: Provincie Overijssel Procedure: Openbare procedure
Type publicatie Aankondigingen Nuts code: NL21
TED 300294-2013
-
-
@Frans: Sorry voor mijn late reactie (druk, druk, druk...), maar ik ben heel blij met je toelichting! Tja, soms vergeet ik dat achter de formele berichtgeving nog een informele wereld huist met mensen die met aanstekelijk enthousiasme kansen zien en pakken. Ook bij de archieven commissie blijkbaar, wie had dat gedacht! ;-)
-
-
Rapport over het bewaren van videoverslagen op de website VNG
https://www.vng.nl/files/vng/nieuws_attachments/2013/20131010-video...
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
