BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Basis archiefcode in gemeentelijk digitaal archief.
De ordening van het digitale archief van de gemeente Groningen is gebaseerd op werkprocessen. De werkprocessen worden ten opzichte van elkaar alfabetisch geordend.Voor de basis archiefcode ziet men geen rol meer weggelegd. Het nieuwe ordeningsplan is een groeimodel. Men weet nog niet hoeveel werkprocessen er zijn. Argumenten voor het (voorlopig) handhaven van de archiefcode kunnen zijn:
- link met het papieren archief
- handhaven tot er een volledig uitgewerkt alternatief is
- de archiefcode biedt extra zoek en ordeningsmogelijkheden.
Ben benieuwd naar de ideeën hierover bij andere gemeenten.
- link met het papieren archief
- handhaven tot er een volledig uitgewerkt alternatief is
- de archiefcode biedt extra zoek en ordeningsmogelijkheden.
Ben benieuwd naar de ideeën hierover bij andere gemeenten.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Mariska Tebbenhof op
-
(even een reactie hierop uit mijn eigen naam, niet vanuit mijn DIV-functie bij de gemeente Groningen!)
Een ordening op basis van werkprocessen is nu nog overzichtelijk, omdat we net begonnen zijn met deze manier, maar sommige werkprocessen zijn erg complex. Hoe kun je dit op een goede wijze digitaal weg zetten en zorgen dat het overzichtelijk blijft?
Een ordening op werkprocessen is logisch en meer samenhangend dan de BAC-code, omdat de BAC-code sommige onderwerpen als het ware uit elkaar trekt.
Is het overigens noodzakelijk om een link te houden met het papieren archief? Eigenlijk zijn deze twee manieren van ordenen verschillende wijzes van ordening die naast elkaar werken (of de een is de opvolger van de ander!). Op zich moet de BAC in de digitale wereld niet nodig zijn: als je je documenten en dossiers goed ontsluit moet je ze terug kunnen vinden, anders is er mi iets mis gegaan met je ontsluiting. Een eventueel aanvullende wijze van ontsluiten zijn trefwoorden. De bewaartermijnen zul je per werkproces moeten definieëren; wat is de waarde van de BAC dan nog?
-
Permalink Antwoord van Henk van der Meer op
-
Je kunt ook stellen dat de basisarchiefcode zaken bij elkaar zet die door de ordening per werkproces uit elkaar worden getrokken. B.v. bouwverordening, bouwvergunning, toezicht op bouwwerken, onbewoonbaarverklaring. Naast trefwoorden kun je ook de code gebruiken als aanvullende wijze van ontsluiten. Met een kleine extra moeite heb je dan volgens mij de 'best of both worlds'
-
Permalink Antwoord van Henri Achterkamp op
-
Moeten we in de digitale wereld niet veel meer gaan denken in "tagclouds" bij de werkprocessen. Die tagclouds worden dan wel gevuld vanuit een standaard woordenlijst. Ik zie dan eerlijk gezegd geen functie meer voor de Basisarchiefcode. Woorden (dus ook tags) zìjn natuurlijke taal en dat sluit bij de gedachtenwereld van de mensen die er mee moeten werken, aan.
Laten we daar 's verder naar kijken, wat de voor- en nadelen daar van zijn.
-
-
Je kan het ene doen zonder het andere te laten lijkt mij. Niets mis met het op individueel niveau verrijken van informatie middels tagging, in welke mate en vorm dan ook. Is juist toe te juichen. Begrijp alleen niet zo goed dat de BAC allen maar wordt geassocieerd met een “oud” DIV-ding voor papieren ontsluiting uit vervlogen tijden. Juist nu we zo op zoek zijn naar landelijke standaarden voor van alles en nog wat hebben we er hier dus een. Al vanaf 1922 gedeeltelijk en vanaf eind jaren ’30 nagenoeg geheel landelijk in gebruik.
Ook het werkprocesgericht ordenen/werken vecht niet met de BAC, in tegendeel. Wanneer je de BAC goed doorgrond valt mij op dat deze feitelijk een gestructureerde catalogus (van algemeen naar bijzonder) van werkprocessen is (+ 1240). Noem mij een werkproces en ik geef je daar een BA-Code bij.
De BAC respecteert volledig het bedrijfs- c.q. werkproces. De uitvoering van het bedrijfsproces is niets anders dan de keuze van de interne architectuur waarin je de processtappen met de eventueel daarbij behorende documenten gaat vormgeven. Dat wordt door de BAC helemaal niet doorbroken. De BAC hangt daar boven.
Het idee van een alfabetisch geordende lijst van procesnamen geeft inhoudelijk geen structuur en samenhang en plaatst verwante werkprocessen juist uit elkaar op louter hun alfabetische volgorde. Wel functioneel voor een telefoonboek of adressenlijst, maar niet voor procesnamen. Je zal zien dat er dan toch weer de behoefte ontstaat om daar weer structuur in aan te brengen. Dan hoop ik toch niet dat we het wiel weer opnieuw gaan uitvinden. Bovendien is de kunstmatige taal juist een voordeel in een digitale omgeving. Kunstmatige taal staat boven subjectieve natuurlijke taal en is wederkerig exclusiever inzetbaar dan natuurlijke taal. Bovendien zullen verschillende gebruikers hetzelfde trefwoord met verschillende processen associëren.
Ook bestaat er geen spanning tussen de BAC en het momenteel in zwang zijnde zaaktypen. De GEMMA Zaaktypencatalogus definieert zaaktypen als “processen die een duidelijk documentaire output hebben”. Noem mij dus een zaaktype en ik geef je een BA-Code. Overigens is het hele zaaktypengedachten helemaal niet nieuw.
Natuurlijk kan je de bestaande begrippen aan de nieuwe behoefte aanpassen en de codes hier en daar aanpassen. Natuurlijk kent ook de BAC zijn beperkingen en is aan veranderingen onderhevig, maar dat is elk systeem wat je bedenkt. Natuurlijk is folksonomy een enorme verrijking, maar ruil daar de BAC als moederordening boven alle subjectieve variaties daar niet te snel voor in. Dat zou ik persoonlijk een verarming vinden.
-
-
Hierbij een link naar de afstudeerscriptie van H.J. Mepschen over dit onderwerp (2007):
http://www.archiefschool.nl/docs/mepschen-basisarchiefcode.pdf
Uit de conclusies het volgende:
"Digitalisering en IC.T. bieden vele kansen om de ontsluiting en toegankelijkheid van archieven via de Basis Archiefcode en andere metadata nog beter te kunnen regelen voor allerlei soorten gebruikers zoals medewerkers, management en archiefbezoekers. Documenten ontsloten met behulp van de Basis Archiefcode zijn door de notaties niet afhankelijk van spraakgebruik en termen door de tijd heen.
Doxis heeft aangegeven, dat enkele jaren geleden werd verwacht dat de Basis Archiefcode door de digitalisering wellicht zou verdwijnen. Zij is hier inmiddels op terug gekomen en heeft achteraf kunnen constateren dat dit niet het geval blijkt te zijn. De B.A.C. bevalt uitstekend om in digitale systemen te kunnen worden gebruikt en wordt door vrijwel alle gemeenten gebruikt. Ook in het digitale (Doxis) Documentair Structuur Plan D.S.P. is de Basis Archiefcode vermeld en wordt ermee gewerkt.
Het toegankelijk maken van archiefbescheiden zal fundamenteel niet wijzigen als gevolg van digitalisering, want het doel van archivistisch beschrijven (het intepreteerbaar en toegankelijk maken van archiefbescheiden) blijft hetzelfde. Wel wordt het anders omdat de veranderde aard van (digitale) archiefbescheiden dat vereist en omdat de I.C.T-technologie dat mogelijk maakt.
De B.A.C. leent zich uitstekend om in I.C.T. toepassingen te worden gebruikt omdat door de logische structuur van de notaties in de B.A.C. de documenten waaraan een archiefcode is toegekend eenvoudig op logische volgorde zijn te sorteren waardoor de structuur van het archief zichtbaar wordt.
Door handig gebruik te maken van I.C.T. kan structuur van het archief door koppelingen of combinaties van metadata mogelijk gemaakt worden, al dan niet volgens de B.A.C. of werkprocessen die door een D.S.P. aan de documenten zijn gekoppeld.
Het is waarschijnlijk dat traditionele en digitale archiefbescheiden naast elkaar zullen blijven bestaan hetgeen extra aandacht zal vragen voor de onderlinge relatie tussen beide.
Beschrijven en toegankelijk maken dienen zich dan ook toe te leggen op een ordenings-. en zoekstructuur die de samenhang recht doet en waarborgt, dit ook in het belang van de onderzoeker.
Er is binnen de huidige overheidsorganisaties nog overal sprake van een overgangssituatie, waarbij organisaties druk bezig zijn de bestaande op papieren documenten gebaseerde procedures en werkwijzen om te bouwen naar een werkwijze die op innovatieve wijze gebruik maakt van de I.C.T.
In de huidige situatie waarbij de meeste gemeenten zich nog steeds in een overgangssituatie bevinden is het daarom aan te bevelen om de Basis Archiefcode voorlopig nog niet overboord te zetten. "
-
-
@Allen Ik wil hier nog graag een aanvulling plaatsen. De ordening van werkprocessen dient bij voorkeur niet alfabetisch, gelet op de omvang in de loop van de tijd. Bedrijfsprocessen (zaaktypen) worden afgehandeld in een "hogere" context, en dan zou ik kiezen voor aansluiting bij de Comptabiliteitsvoorschriften (CV). Dit zou vind ik, een standaard (zeg maar NEN-norm) moeten worden/zijn omdat nu ook al op die basis, informatieuitwisseling plaatsvindt met het CBS. Dus werkprocessen ordenen o.b.v. de CV als extra tagging. Lijkt me mooie uitdaging voor gemeenten.
Overigens bij het zoeken naar Comptabiliteitsvoorschriften op internet kwam ik de site www.ikregeer.nl tegen en die werken ook met tagclouds. Kijk 's op: http://ikregeer.nl/zoek/tag/Comptabiliteitsvoorschriften.
Zo zou een gemeentelijk zaaksysteem er ook gepresenteerd kunnen worden! (de eigenlijke programmatuur draait op de achtergrond) Zoiets kan gerealiseerd worden via een medewerkersportal.
@Ton mooie term "continuüm tagging": die ga ik onthouden!!
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Om de vraag te kunnen beantwoorden of je de BAC moet gebruiken in een informatiehuishouding van een gemeente moet je volgens mij eerst een visie ontwikkelen hoe je die informatiehuishouding inricht. Centraal in die visie moet de gebruiker staan, of dat nu een burger is, een ambtenaar of een bedrijf. De informatie moet goed toegankelijk zijn voor die gebruiker. Conform de web 2.0 gedachte moet de gebruiker ook eigen tags kunnen toevoegen om de informatie te verrijken en nog beter toegankelijk te maken en zal wellicht ook informatie kunnen toevoegen.
Nu ervaren gebruikers DIV soms als moeilijk en hebben er vaak totaal geen affiniteit mee. Je moet de taal van de gebruiker (leren) spreken. In een traditionele DIV-omgeving worden veel documenten vaak niet geregistreerd. Pas als de gebruiker nut en noodzaak ervan inziet en er iets voor terug krijgt nl goede en betrouwbare informatie, zal een groei ontstaan van de registratie van documenten. Dit zal ook een positief effect hebben naar het bestuur.
Inderdaad vanaf 1922 is de BAC een goed instrument geweest is en is nu nog een goed instrument voor de analoge dossiers, maar ik heb net als Ton de Looijer ook mijn twijfels voor de digitale omgeving. Bij veel gemeenten die met werkprocessen werken is de BAC al niet meer als metadata voor het DMS opgenomen.
In die visie moet ook duidelijk een keuze worden gemaakt voor analoog of digitaal.
-
-
Dag Ton,
Begrijp mij goed. Ik bedoel uiteraard niet dat jij dat zou vinden. Ik doelde meer op de algemene trend die ik al langere tijd bespeur om de BAC alleen als DIV instrument te zien voornamelijk geschikt voor een analoog ordeningsstelsel, en minder voor een digitale omgeving. Dat is naar mijn mening een misverstand.
De BAC is feitelijk een primair inhoudelijk gestructureerd ordeningsinstrument. Dan is het niet relevant of het je naar een fysiek of een digitaal dossier leidt. Dat er buiten de DIV wereld hier weinig begrip voor bestaat ligt niet zozeer aan de BAC zelf maar aan de manier waarop deze is gebruikt. Men heeft het altijd gebruikt als rechtstreekse toegang op de fysieke plaatsing.
Deze taalsoorten sloten inderdaad niet op elkaar aan en is het begrijpelijk dat de onderliggende toegevoegde waarde van een gestructureerd codesysteem zoals de BAC dan niet meer wordt gezien. Proceseigenaren denken immers niet in codes. Overigens zijn procesgebruikers zelf ook niet altijd helder geweest in het eenduidig benoemen van hun werkprocessen, maar dat terzijde.
Je hebt absoluut een punt waar het gaat om de behoefte aan een eenduidige benoeming en taal van zaaktypen, procestypen, processoorten of hoe je ze ook wilt noemen, die iedereen verstaat. Nou ja, iedereen zal je het niet naar de zin kunnen maken, maar laten we het even houden bij de proceseigenaren en -gebruikers.
Het punt wat ik alleen wil maken is dat dit overzicht van zaaktypen in feite al bestaat, alleen is daar de natuurlijke taal nog niet op aangepast, dat is nog de zwakte van de BAC. Maar het kunstmatige taaldeel van de BAC, de code, voorziet hier al in en geeft hier een contextuele en logische ordening aan.
De behoefte om landelijk hetzelfde te werken en vraagt nu juist standaardisatie van werkprocessen en primaire ordeningsstructuren. Je kan wel een nieuw gecontroleerd overzicht van alle werkprocessen hebben, maar dat geeft op zichzelf nog geen ordening. Deze zullen ook in hun onderlinge samenhang een structuur mee moeten krijgen. Bovendien is de BAC automatisch door het systeem te genereren als een van de vele metadata, het vraagt dus geen extra handeling. Vervolgens kan je het systeem natuurlijk voorzien van verrijkende functionaliteiten zoals het toevoegen van individuele tags, graag zelfs. Maar je moet de zaaktype en concrete zaak wel eerst kunnen vinden voordat je daar een eigen tag aan kan toevoegen. Ook in een DMS/RMS zullen de werkprocessen in hun onderliggende samenhang een structuur moeten meekrijgen. Moet er niet aan denken dat gemeenten dan weer “eigen” ordeningsstructuren in hun DMS/RMS gaan invoeren zonder dat daar nog een landelijk gestructureerd vangnet onder hangt. Dan krijg je eilanden van ordeningsystemen en taal en zit landelijke standaardisatie juist in de weg. Een gestandaardiseerde code zoals de BAC geeft gemeenten juist alle ruimte om hun werkprocessen in het DMS/RMS naar eigen behoefte in te richten. Wat dat betreft kan ik mij goed vinden in de conclusies van de scriptie waar Henk naar verwijst.
Wanneer je dus een landelijk gestandaardiseerde ordeningsstructuur wilt loslaten zal je daar dus een betere voor in de plaats moeten zetten. Overigens kan de BAC nog een ander voordeel geven. Dat het dezelfde zaaktypen van de al overgebrachte papieren voorgangers uit de 20e eeuw kan verbinden en als zoekresultaat kan meegeven.Zeg maar de functionaliteit van een ordeningsconcordans en beheergeschiedenis van dezelfde zaaktypen uit vroegere perioden. Dus als metadata in een tag cloud.
-
-
Gooi nooit je schoenen weg, voordat je nieuwe hebt.
Een visie op informatiebeheer is inderdaad noodzakelijk, inclusief (achterblijvende) wettelijke kaders. Dat betekent o.a. dat het archief moet worden afgesloten als een nieuwe ordening wordt ingevoerd en dat de op de BAC gebaseerde selectielijst toepasbaar blijft
Toetsing van de inrichting van een DMS op iets dat als archiefwaardigheid zou kunnen worden omschreven (meer dan alleen gebruikersvriendelijkheid) is noodzakelijk. Hopelijk komen daar spoedig richtlijnen voor beschikbaar; in elk geval wordt er al aan gewerkt.
-
-
Hoi Dick
Ik heb van Ria van den Heuvel begrepen dat de nieuwe gemeentelijke selectielijst ook zal worden ingericht op grond van werkprocessen, maar ik ken de actuele stand van zaken niet.
Groet
Yvonne Welings
-
-
Dat heb ik ook begrepen Yvonne.
Vooralsnog is die lijst er echter nog niet. Misschien zijn op basis van de taken van gemeenten voldoende eensluidende processen (met bijbehorende stukken) te benoemen die ook in de praktijk zo blijken te lopen. Afwijkingen en niet voorziene processen moeten namelijk in zijn geheel worden bewaard: die staan dan immers niet op een selectielijst.
-
-
Hoi Dick,
Het lijkt mij sowieso van belang dat het werkproces uitgangspunt moet zijn voor alles wat je doet. Werkproces (zaak)gericht werken, ordenen, etc. etc. Dat dit nu kennelijk pas als een “noviteit” (door wie eigenlijk?) wordt (her)ontdekt roept bij mij vragen op. Dat DIV feitelijk al vele jaren volgens deze gedachte haar dossiers zo goed als mogelijk tracht in te richten wordt nauwelijks in de discussie genoemd. Wanneer proceseigenaren en de IT-architecten deze werkwijze eerder hadden geadopteerd hadden we nu een andere discussie gevoerd. Je zou kunnen zeggen dat DIV in dat opzicht haar tijd al vooruit was. Ere wie ere toekomt.
Snap alleen de discussie niet dat het gebruik van de BAC dit kennelijk in de weg zou staan. Deze staat hier namelijk helemaal buiten. De keuze is helemaal niet of je BAC gericht gaat werken of proces(zaak)gericht gaat werken. Dit had je allang tijdens het gebruik van de BAC kunnen doen. Het enige wat de BAC doet is een classificatie als metadata meegeven waardoor je je zaakgericht werken, je zaaktypen, werkprocessen, etc. in een hiëratische context ordent. Wanneer je vindt dat je met die contextstructuur niet meer kan werken moet je daar een andere naast zetten die net zo landelijk breed kan worden toegepast als de huidige BAC, anders verliest het alleen al op dat punt zijn meerwaarde.
In dat geval hoef je de oude schoenen niet weg te gooien omdat je soms nog op die oude schoenen terug moet/kan vallen. Daar zit ook de verrijking van ontsluiting in. Er zijn in principe net zoveel structuurbehoeften als er gebruikersgroepen zijn. Zo zal Financiën misschien wel de wens hebben om te zoeken op begrotings- of rekeningkenmerk en/of de comptabiliteitsvoorschriften zoals Henri Achterkamp eerder binnen deze discussie terecht opmerkt. Zo zijn er vele standaarden te bedenken die naast elkaar alle gebruikersgroepen bedienen. Dat is nu juist de kracht van digitalisering, dat je die keuze niet meer hoeft te maken. De essentie van de verrijking van ontsluiting zit niet in wat je wilt weglaten, maar in wat je hieraan kan/wilt toevoegen.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
