De Burgerlijke Stand is in Nederland in 1811 ingevoerd, in sommige delen van ons land zelfs al in 1796 en 1808. Dit zijn registers van geboorte, huwelijk en overlijden. De registers worden in tweevoud opgemaakt, een exemplaar blijft bij de gemeente. De openbare registers worden overgedragen aan een archiefdienst. Het andere exemplaar werd tot een paar jaar geleden bewaard door de notarisbewaarder en de openbare registers overgedragen aan het Rijksarchief in de provinciehoofdplaats.  In enkelvoud werden de huwelijkse bijlagen en de huwelijksaf- en aankondigen opgemaakt.

Er is het nodige veranderd sinds een paar jaar met name voor het dubbele exemplaar. De registers worden niet meer naar de griffie van een arrondissementsrechtbank overgebracht. In plaats daarvan worden de dubbelen bewaard door het centraal digitaal depot van de Justitiële Informatiedienst (link). En de dubbelen worden niet meer fysiek bewaard.  Alle gemeenten hebben in 2004 een circulaire ontvangen hoe ze de dubbelen digitaal op een cd-rom per aangetekende post moeten aanleveren aan het e-depot.

Door Justitie zijn de volgende eisen gesteld:

• Formaat type ITU T4
• TIFF bestand color 1 bit(=z/w)
• Compressie 300 dpi
• X en y resolutie van 300 dpi

Bij archiefdiensten en gemeenten worden de registers ook gescand . De originele akten worden daar niet vernietigd.  Bij archiefdiensten wordt meestal niet in zwart-wit gescand, maar vaak in kleur (beleving voor de klant) en vaak in jpeg-formaat. De overeenkomst is wel 300 dpi. Veel gemeenten scannen ook, maar hanteren veelal een pdf formaat.

Wie wil ervaringen delen over het scannen van deze bestanden ? Het zou toch het meest prettig zijn als er uniform gescand werd. En misschien is de instructie uit 2004 ook wel aan herziening toe ?

Naschrift:

Ik kon zondag nog niet vermoeden hoe actueel het onderwerp is. Bericht van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (link):

Tot op heden heeft de NVVB nog geen afspraken kunnen maken met het ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ) over de inktvraat-problematiek. De kans dat op korte termijn een oplossing komt voor deze problematiek is zeer klein.

De NVVB heeft geruime tijd geprobeerd het ministerie ervan te overtuigen dat gemeenten die kosten maken voor het veilig stellen van de akten met inktvraat, financieel gecompenseerd moeten worden door het ministerie. Gemeenten hebben deze akten immers opgesteld conform de eisen die het ministerie heeft voorgeschreven (zoals ten aanzien van de te gebruiken schrijfmiddelen en papier). Het ministerie heeft steeds te kennen gegeven dat er geen financiële middelen beschikbaar gesteld worden. Het is onwaarschijnlijk dat het ministerie op korte termijn haar standpunt zal wijzigen. Uit overleg met V&J blijkt dat de huidige digitale centrale opslag is ingericht voor conservatiedoeleinden en niet voor veelvuldige ontsluiting. Zo zijn meerdere akten in één digitaal bestand opgenomen en niet apart geïndexeerd. Hierdoor is structurele centrale ontsluiting aan gemeenten een te kostbare aangelegenheid geworden.

Het bestuur van de NVVB geeft aan dat het niet realistisch is nog langer in te zetten op financiële bijstand vanuit het ministerie, en roept gemeenten daarom op de digitalisering van de gehele persoonsregistratieketen te stroomlijnen. Om dit te bereiken adviseert de NVVB gemeenten de akten van de burgerlijke stand zelf te digitaliseren. De inktvraat wordt hiermee stilgezet en gemeenten kunnen door deze digitalisering efficiency winsten behalen in de dienstverlening. Bovendien spelen gemeenten op deze manier in op andere digitale ontwikkelingen, zoals de komst van de BRP en de elektronische dienstverlening van de burgerlijke stand.