BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Hoe leg je structuur en verschijningsvorm vast?
Hallo iedereen,
Ik ben tijdens het nalopen van de archiefregeling tegen de volgende vraag aangelopen. Artikel 19.2 van de archiefregeling stelt dat de inhoud, structuur en verschijningsvorm van documenten vastgelegd moeten worden in metadata. De inhoud kan je denk ik relatief eenvoudig met een korte kernomschrijving vastleggen, maar hoe leg je de structuur en de verschijningsvorm van een document vast in metadata? Dit zou je wellicht ook via een korte omschrijving kunnen doen, maar het lijk me erg lastig en niet perse effectief om het zo aan te pakken. Is er iemand die weet hoe bijvoorbeeld gemeentes of andere organisaties uitvoering aan deze eis geven?
Met vriendelijk groet,
Alexander.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Permalink Antwoord van Alexander Raven op
-
Dank je, Yvonne. Ik ben ook het toepassingsprofiel voor lokale overheden al tegengekomen.
-
-
-
Hallo Jean-Luc,
Bedankt voor je reactie. Ik ben inmiddels aan het onderzoeken hoe gegevens over structuur en verschijningsvorm in de broncode van bijvoorbeeld TIFF-bestanden opgenomen is en hoe deze code meegenomen wordt na conversie in PDF/A of een andere open standaard. Als een DMS gescande documenten omzet in PDF/A, dan heb je ergens daarin verstopt metagegevens over structuur en verschijningsvorm. Die moet je dan alleen wel zichtbaar kunnen maken. Dat zou dan weer kunnen met Adobe Professional of wellicht een andere applicatie. Al met al ben ik erg nieuwsgierig hoe organisaties in de praktijk omgaan met het vastleggen en toetsen van de structuur en verschijningsvorm van digitale documenten.
Jean-Luc Rouvroye zei:Elk DMS legt automatisch de verschijningsvorm vast:
.msg
.doc
.pdf
.tif
.jpg etc
-
Permalink Antwoord van Hans Hofman op
-
Hallo Alexander e.a.
zag dit toevallig voorbij komen en wil daar wel enige toelichting op geven. Het is nl niet voor niets dat het er in de Regeling staat. De belangrijkste reden is dat in een digitale wereld niets gefixeerd is en dat verschijningsvorm en structuur van informatie voor de interpretatie van informatie van belang kunnen zijn. In de wandelgangen worden dat essentiële kenmerken genoemd. Zij zijn essentieel, omdat zij betekenis geven aan de informatie (het geeft naast de inhoud mede de bedoeling weer). Om een voorbeeld te noemen: bij kaarten is bijv. de kleur van een lijn van belang omdat daar veelal een bepaalde betekenis is toegekend. In een document kunnen onderstrepingen, vet, cursief of ook de indeling van een document betekenis dragen. Het gaat er nu om dat die (meta)informatie op een neutrale (niet leverancierseigen), gestandaardiseerde en zo formeel mogelijke wijze worden vastgelegd. De opmerking van Jean-Luc dat dit toch al in de formaten (zoals msg, doc, tif, etc. ) zit, klopt op zich, maar daar heb je weinig aan als je naar een open standaard formaat wilt migreren bijvoorbeeld om het ook later nog weer in te kunnen zien (langere termijn bewaring). In het Planets project (nu Open Planets Foundation /OPF) zijn aanzetten gemaakt om die formele (XML gebaseerde taal) te ontwikkelen. Hoe de stand van zaken nu precies is, kun je ws. op de OPF website vinden. Heb dat de laatste tijd niet echt bijgehouden. Er is nog veel meer over te zeggen, maar om het kort te houden dat is de belangrijkste reden dat dit artikel erin staat.
-
-
Hallo Hans,
Bedankt voor je verhelderende toelichting. Ik ben me inmiddels aan het verdiepen in open standaarden en ga proberen of ik eens een keer bij organisaties in de keuken kan kijken om te zien hoe ze bijvoorbeeld invulling geven aan kwaliteitszorg op dit onderwerp.
-
-
hallo Alexander, succes daarmee, maar denk dat dit alles nog erg in de kinderschoenen staat (als er al iets gebeurt).
-
Permalink Antwoord van Najib Houshang op
-
Hallo Alexander,
Ik ben benieuwd of je al een bevredigend antwoord hebt op je vraag over de wijze van het vastleggen van structuur en verschijningsvorm.
Ik ben momenteel bezig met het opstellen van een metadatastandaard. Hiervoor baseer ik mij op Toepassingsprofiel Lokale Overheden. Elementen 19 gaat over het vastleggen van vorm, redactie/genre, verschijningsvorm en structuur. Eerlijk gezegd ben ik bij deze elementen vastgelopen. Ik denk zelf, als wij alle archiefbescheiden ongeacht vorm, genre enz, op een bepaald moment omzetten naar PDF-A, dan hoeven wij toch geen metadata bij te houden over de eerdergenoemde elementen. Ik hoef toch niet te weten dat mijn PDF-A bestand ooit een word- of een exceldocument geweest is . Ik neem aan dat ik in de toekomst met mijn PDF-A bestand ook geen problemen krijg bij een migratie of overdracht van informatie naar een E-depot.
Graag hoor ik jullie mening over deze stelling.
Alvast bedankt,
Met vriendelijk Groet,
Najib Houshang
(Gemeente Leidschendam-Voorburg)
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
