BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vervanging: welke uitzonderingen zijn er?
In het handboek vervanging heb ik een algemene beschrijving opgenomen:
Het belang van de gegevens voor recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt gewaarborgd: documenten waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat, of documenten die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard, of documenten met intrinsieke waarde worden na scannen ook op papier bewaard.
De volgende opsomming heb ik nog uit de beleidsregel vervanging overgenomen:
1. De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok).
2. Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde.
3. Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke).
4. Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent.
5. Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.
6. Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.
7. Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.
8. Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie.
9. Het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.
Maar voor de dagelijkse postintake is behoefte aan een concrete lijst. Met name de punten 8 en 9, (samengevat: documenten die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard)
Heeft iemand een opsomming van mogelijke documenten die daar onder kunnen vallen? ESF subsidies? Aktes van grondaankoop?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Akten/ registers van de Burgerlijke Stand !
In mei/juni 2013 schijnen er bijeenkomsten te komen over een landelijk handboek vervanging.
-
-
Artikel 7 AW is al vervallen evenals de provinciale beleidsregels.
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Met je algemene beschrijving kan ik me goed vinden. Ik beaam dat een checklist voor scanmedewerkers veel handiger is. Met de lijst die je toevoegt heb ik echter meer moeite. Mijn bezwaar komt op het volgende neer: uitzondering van vervanging heeft in mijn ogen alleen meerwaarde als het medium van het document een afzonderlijke waarde heeft die niet vertaald wordt bij digitalisering. Alles wat met informatie van het document te maken heeft, hoe belangrijk ook, moet door andere waarborgen verzekerd worden, niet door uitzondering van vervanging. Wettelijke bepalingen die fysieke bewaring verplichten zijn natuurlijk wel een reden voor uitzondering.
Vanuit deze redenering horen punten 7 tot en met 9 niet thuis in een checklist; deze hebben allen te maken met de inhoud van een document en niet met de intrinsieke waarde van het medium.
Een voordeel van het alleen uitgaan van de de intrinsieke waarde van het medium is dat deze meteen te herkennen is; al voor het scannen of na vergelijking van de scan met het origineel. Historische waarde die ontstaat uit de inhoud van een document is vaak pas na vele jaren te herkennen en is ook veel subjectiever. In die zin zijn deze punten ook praktisch gezien niet goed toe te passen bij digitalisering.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Hier treffen we met enige regelmaat juwelen of geld in een envelop aan. :-)
Meestal gaat het om een gevonden voorwerp of een poging om leges contant te betalen. Soms gaat het om een verward iemand. De postmedewerker legt dan vast welke waardevolle goederen hij/zij heeft aangetroffen en aan wie van de backoffice hij/zij deze goederen heeft overhandigd.
Jean-Luc Rouvroye zei:Vanochtend zat er een.... dakpan... bij de post. Die kan dus op het lijstje :D
-
-
Wat ESF subsidies betreft, toevallig is het waterschap Brabantse Delta zo slim geweest om contact op te nemen met de Europese Unie en heeft het volgende antwoord ontvangen:
Dear XXXX,
I will have to answer you in English because my Dutch is not very good.
The invoices can be stored electronically (scans for instance). As long as the documents are retained for the stipulated time as mentioned in the Subsidy Contract, there isn’t a problem even if they are stored electronically.
Kind regards,
-
-
@Jean-Luc, je hebt nu een geode reden om niet meer op papier de ESF te versturen.
Inderdaad verwarring over vernietiging en vervangen. Het beste is digitaal niet te vervangen, maar het direct digitaal te laten ontstaan. Elke vervanging geeft informatieverlies.
Erfgoed in een DMS ben ik niet voor, je moet juist de informatie openbaar kunnen maken.
Er komt een landelijke handreiking voor (digitale) vervanging. De handreiking zal in overleg met een werkgroep van deskundigen worden opgesteld. Een voorlichtingsbijeenkomst zal door de VNG worden georganiseerd in september - oktober 2013.
-
-
De discussie is niet of we erfgoed wel of niet in een DMS moeten beheren omdat de informatie openbaar is. De wijze waarop we digitaal erfgoed beschikbaarstellen is een ander vraagstuk.
Je moet bij vervanging gewoon je beheer van een DMS/RMA goed regelen. Ik hoop níet dat hier bij de VNG/werkgroep twijfel over bestaat dat dat kan en dat risico's acceptabel zijn (risico's zijn er altijd bij beheer, ook bij beheer van papier) en dat men op basis daarvan doorschiet naar de discussie bewaren/vernietigen (consequentie: alleen vervangen als het vernietigd mag worden).
-
-
@Rob, Je hebt gelijk als je zegt dat je dat goed moet regelen in een DMS/RMA om dit mogelijk te maken.
Wat ik graag wil weten of bij de nieuwe vervangingsregels ook de ICT omgeving wordt meegenomen.
Essentie van de archiefwet is openbaarmaking. Dat gebeurt nu door overbrenging naar een archiefbewaarplaats en straks naar een e-depot.
-
Permalink Antwoord van Joost van Koutrik op
-
Bankgaranties?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
