BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Keuze gemeentelijke of provinciale selectielijst bij omgevingsdiensten ?
Intergemeentelijke samenwerkingen roepen al veel vragen op als het over informatiebeheer gaat. link) Maar het wordt nog ingewikkelder als er nog meer bestuurslagen participeren in samenwerkingen. Dat is bij de nieuwe omgevingsdiensten het geval (link). De omgevingsdiensten zijn gemeenschappelijke regelingen.
De vraag werd onlangs gesteld welke selectielijst moet worden gebruikt, de gemeentelijke of de provinciale. In principe zou de provinciale lijst van toepassing omdat deze bestuurslaag ‘hoger’ is dan gemeenten. Dat is dan van toepassing op het archief van de omgevingsdienst zelf, niet op de informatie van deelnemende gemeenten. Maar of het echt beter is om die provinciale lijst toe te passen, kan je je wel afvragen. De provinciale lijst is in 2005 ruim voor de omgevingswet uit oktober 2010 vastgesteld en bestrijkt een beperkt takenpakket. De gemeentelijke selectielijst daarentegen is actueel uit juni 2012 en is wel aangepast aan de omgevingswet.
Praktisch gezien is het dus handiger om de gemeentelijke lijst bij de omgevingsdiensten te gebruiken en enkele omgevingsdiensten hebben die keuze ook gemaakt. Je moet de keuze vast leggen in het Besluit Informatiebeheer.
Sommige archieven van de voorgangers worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de nieuwe omgevingsdienst. Voor de in beheer gegeven provinciale archieven geldt dan wel de provinciale lijst en de voor in beheer gemeentelijke archieven de gemeentelijke lijst.
Wie heeft dit vraagstuk ook al eens aan de hand gehad en kan vertellen welke keuze is gemaakt ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Het advies van Yvonne om de gemeentelijke selectielijst te gebruiken voor alle archieven bij en van de RUD's lijkt me om verschillende redenen niet correct.
1. De RUD's zijn "uitvoeringsdiensten," de deelnemende gemeenten en provincie blijven het "bevoegd gezag" en daarmee zorgdrager. Dit betekent dus dat de dossiers die ontstaan bij de uitvoering van gemeentelijke taken, ook geselecteerd en vernietigd moeten worden op basis van de gemeentelijke selectielijst. De provinciale dossiers moeten vernietigd worden op basis van de provinciale selectielijst.
2. De archieven van de RUD's zelf, waar bij een gemeenschappelijke regeling het dagelijks bestuur zorgdrager voor is, zullen niet zo heel groot zijn, ze zullen vooral de bestuurlijke, organisatorische en personele taken bevatten. (Voor de oude rotten, ze vallen voornamelijk in de .07 en .08-classificatiecodes). Inhoudelijk maakt het hierbij waarschijnlijk niet zo heel veel uit of je de gemeentelijke selectielijst uit 2012 of de provinciale selectielijst uit 2005 gebruikt. Maar...
3. Formeel gezien mag een zorgdrager pas archieven vernietigen nadat de minister dat in een selectielijst heeft vastgesteld. Dat is voor de (nog te vormen) gemeenschappelijke regelingen nog niet gebeurd, dus een RUD mag nog helemaal geen archieven vernietigen. Ze zullen er het komende jaar dus voor moeten zorgen dat danwel de gemeentelijke, danwel de provinciale selectielijst ook voor hen van toepassing verklaard wordt. Dit kan niet ondervangen worden door een selectielijst te "kiezen" in het besluit Informatiebeheer, aangezien het DB deze bevoegdheid niet heeft.
Tenslotte lijkt het mij voor de hand liggend om voor de provinciale lijst te kiezen, aangezien de provincies inderdaad de "hoogste" bestuurslaag in de samenwerkingen vormen.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Ingmar, voor de volledigheid er zijn diensten die de keuze al hebben gemaakt en dan spreek ik niet over Noord-Brabant.
Ik denk dat het IPO en VNG het beste hier een uitspraak over kunnen doen.
-
Permalink Antwoord van Aike van der Ploeg op
-
Alsof je een selectielijst kunt kiezen. De wet is er heel duidelijk over, de zorgdrager ontwerpt een lijst en de minister stelt die dan vast. Nergens zie ik in Aw95 art. 5 staan dat je als zorgdrager of organisatie een selectielijst mag kiezen uit de al voor andere zorgdragers vastgestelde selectielijsten. In het vaststellingsbesluit is vermeld voor welke zorgdrager(s) de betreffende lijst is vastgesteld. Sta je er niet bij, dan is het heel simpel: de lijst is niet van toepassing.
Eventueel kunnen we het wél hebben over wie zorgdrager(s) is (zijn) voor de archiefbescheiden die bij deze RUD's berusten.
Yvonne Welings zei:@Ingmar, voor de volledigheid er zijn diensten die de keuze al hebben gemaakt en dan spreek ik niet over Noord-Brabant.
Ik denk dat het IPO en VNG het beste hier een uitspraak over kunnen doen.
-
-
Afgelopen zaterdag viel het nieuwe nummer van Overheidsdocumentatie #12 66(2012) weer in de bus. Dit keer met een bijdrage van Annerije van der Vliet en Dick de Vries over de geactualiseerde gemeentelijke selectielijst. De schrijvers staven mijn advies, bepaal als GR de keuze voor de selectielijst.
Ik citeer:
De VNG en het Nationaal Archief stellen zich op het standpunt dat de organisaties (voor wie de lijst niet is vastgesteld) verplicht zijn deze selectielijst te gebruiken op grond van artikel 40, lid 3 van de Archiefwet. Deze organisaties kunnen wel zelf zorgdrager zijn of worden en een eigen selectielijst laten opstellen. Indien organisaties niet zijn opgenomen in bijlage 2 of 4 van de nieuwe lijst moet de organisatie zelf de juridische status bepalen. Wanneer bijvoorbeeld twee overheidsorganisaties deelnemen, bepaalt u welke selectielijst(en) van toepassing zijn en voor welke archiefbescheiden dit het geval is.
Artikel 40 lid 3 luidt:
Zolang bij een gemeenschappelijke regeling niet is voldaan aan de verplichting tot het treffen van een voorziening als bedoeld in het eerste lid, zijn van overeenkomstige toepassing de bepalingen die terzake gelden voor de gemeente dan wel, indien een provincie aan de regeling deelneemt, voor de provincie, waar het ingestelde lichaam of orgaan is gevestigd.
Met voorziening wordt de selectielijst bedoeld.
-
-
Ik zie nog steeds niet dat je mag kiezen, het is gewoon bepaald. Alleen gemeenten, dan de gemeentelijke lijst. Doet er ook een provincie mee, dan de provinciale lijst als het om de archiefbescheiden van de GR gaat.
-
Permalink Antwoord van Annerije van der Vliet op
-
Leuk om te zien dat ons artikel in Overheidsdocumentatie al zo snel is geciteerd! Graag geven wij nog een korte toelichting op de citaten uit het artikel.
Yvonne brengt de discussie op gang voor de stukken die uit de Gemeenschappelijke Regeling voortkomen.
Ingmar gaat daarnaast in op de stukken die door de uitvoeringsdienst worden voortgebracht bij het uitvoeren van taken onder mandaat van de latende organisaties: provincies en gemeenten.
Voor die laatste soort stukken geldt inderdaad dat de provincie of de gemeente, waarvoor de taak wordt uitgevoerd, de zorgdrager blijft. Voor stukken die voortkomen uit taken die zijn gemandateerd vanuit een gemeente geldt de gemeentelijke selectielijst en voor stukken voortkomend uit provinciale taken de provinciale selectielijst.
Voor de stukken die voortkomen uit de gemeenschappelijke regeling is dit terra incognita. In voorbereiding op het artikel hebben we de VNG geraadpleegd. De VNG stelt zich op het standpunt dat RUD’s op grond van artikel 40 lid 3 verplicht zijn de gemeentelijke selectielijst te gebruiken voor deze bescheiden, mede omdat de provinciale selectielijst beperkter is dan de gemeentelijke selectielijst. In artikel 40 lid 3 staat niet expliciet dat de de provinciale lijst gebruikt moet worden omdat de provincie een hoger orgaan is, maar alleen dat deze gebruikt moet worden als een provincie deelneemt. Juridisch is er hierover nog geen duidelijkheid, vandaar ons advies om als gemeenschappelijke regeling, voor die taken waarvoor de GR zelf zorgdrager is, bewust te kiezen welke selectielijst van toepassing is, of de procedure te starten voor een aparte selectielijst voor de GR. Een aparte selectielijst voor de Rud’s / OD’s zou veruit de beste oplossing zijn. Tot die tijd is terughoudendheid met vernietiging verstandig.
Dick de Vries,
Annerije van der Vliet
-
-
De kwestie heb ik aangekaart bij de VNG. Deze heeft overleg gehad met het IPO. Alle gemeenten hebben op 13 maart 2013 een ledenbrief ontvangen met de bijlage, waarmee je de VNG kunt machtigen voor de gemeentelijke selectielijst.
De bijlage kan ook worden gedownload via de website van de VNG link.
Bijlage
MACHTIGINGSFORMULIER
Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam / de gemeenschappelijke regeling
………...
in de hoedanigheid van zorgdrager voor de archiefbescheiden
op basis van artikel 30 en 40 van de Archiefwet
machtigt
de Vereniging van Nederlandse Gemeenten om met in acht neming van de bepalingen in de
Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995:
1. aansluiting te verzoeken op de geactualiseerde'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf l januari 1996’; (Staatscourant 25 juni 2012 nr. 11906).
2. namens het dagelijks bestuur waar nodig een Ontwerp voor de volgende wijzigingen te maken met behulp van een door de Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995 artikel 3 voorgeschreven commissie:
a. wettelijk verplichte wijzigingen;
b. wijzigingen in bewaartermijnen die op basis van jurisprudentie of de gemeentelijke praktijk
problematisch blijken te zijn;
c. indien de opname van een categorie dermate spoedeisend is dat een formele wijziging van de lijst niet kan worden afgewacht;
3. het onder 2 bedoelde Ontwerp zelfstandig ter vaststelling aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) aan te bieden.
4. op de daartoe geëigende termijn de lijst geheel of modulair (c.q. hoofdstuksgewijs) te actualiseren met behulp van een door de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 artikel 3 voorgeschreven commissie, het Ontwerp daarvan eerst ter ondertekening aan te bieden aan het dagelijks bestuur en vervolgens ter vaststelling aan de minister van OCW.
Plaats,...
Datum, ...
Het dagelijks bestuur voornoemd,
de voorzitter, de secretaris,
-
-
Goed initiatief van de VNG. Voor veel organisaties is het wellicht een goede oplossing om aansluiting te zoeken bij de gemeentelijke selectielijst. Blijft wel staan dat dit een bewust bestuursbesluit moet zijn, waarbij de voor- en nadelen voor de organisatie bekend moeten zijn. Er zijn namelijk ook organisaties die (waarschijnlijk) het meeste gebaat zijn bij een eigen selectielijst.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
