BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Bewaartermijnen van personeelsbeoordelingen
De bewaartermijn inzake personeelsdossiers is in de nieuwe gemeentelijke selectielijst van juni 2012 als volgt bepaald:
Bescheiden (betreffende) Omschrijving Bewaartermijn/B=bewaren
1. Individuele Van waarde tot het einde van het 10 jaar tot einde dienstverband
personeelsleden, dienstverband (het gaat hier om
stukken betreffende de rechtspositie, de
functievervulling en het gedrag)
10 jaar dergelijke documenten bewaren moet nut hebben en dat wordt niet door iedere gemeente zo ervaren. Uiteraard kan je als gemeente besluiten af te wijken van de termijn en verschillende gemeenten hebben dat al gedaan.
De argumenten om naast de kosten niet de lange termijn aan te houden zijn:
- Vanuit het College Bescherming Persoonsgegevens zijn er richtlijnen beschikbaar met een kortere bewaartermijn. Het College Bescherming Persoonsgegevens heeft al geoordeeld dat het bewaren tot einde dienstverband niet noodzakelijk is. link
Citaat: U mag niet meer gegevens verstrekken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of een publiekrechtelijke aanstelling als ambtenaar. U zult daarom alle personeelsdossiers moeten opschonen en alle oude en niet meer relevante gegevens moeten
verwijderen. Zo is een verslag van een functioneringsgesprek van tien jaar geleden niet meer relevant.
- Juristen geven aan dat 7 jaar door de rechtbank als redelijk wordt ervaren en dat er nooit naar beoordelingen ouder dan 10 jaar wordt gevraagd.
- Soms zijn er richtlijnen dat een nieuwe leidinggevende geen kennis mag nemen van de beoordelingsgesprekken van zijn of haar voorganger. Een werknemer moet met een frisse start beginnen bij de nieuwe leidinggevende. De oude beoordelingen hebben hiervoor dus geen functie meer.
- VHIC adviseert een korte termijn te gebruiken, al ervaar ik de argumenten niet als voldoende onderbouwd. (link)
Welke gemeente wijkt af van de gemeentelijke selectielijst en met welke argumenten ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Gert Valk op
-
wij (gemeente Oss) hebben deze vraag voorgelegd aan Zaalberg:
3. Toepassing selectielijst/stukkenlijst t.a.v. beoordelingen personeel
Beste Zaalberg,
Bij de toepassing van de nieuwe geactualiseerde Selectielijst voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen stuiten wij op het volgende:
wij krijgen jaarlijks diverse personeelsbeoordelingen ter opberging, deze worden apart opgeborgen in verzamelmappen welke wij op vvv na 10 jaar afstellen.
Deze termijn hebben wij in overleg met de afdeling Personeelszaken bepaald.
In de selectielijst staan deze personeelsbeoordelingen niet exact omschreven. De selectielijst vermeldt onder het hoofdstuk 3.2 Personeel beheer:
Van waarde tot het einde van het dienstverband (het gaat hier om stukken
betreffende de rechtspositie, de functievervulling en het gedrag).
Alle bescheiden die met functioneren te maken hebben dienen bewaard te blijven tot 10 jaar na beëindiging dienstverband, pensionering of overlijden.
In de landelijke stukkenlijst (SDU) staat het volgende vermeld bij -2.08 Personeelsdossiers:
functioneringsgesprekken,
beoordelingen, functiewaardering,
bevordering of overplaatsing, afspraken
arbeidsvoorwaarden, na beëindiging
dienstverband, pensionering of overlijden
V 10 jr.
Wij hebben de termijn van 10 jaar (dus gewoon 10 jaar en niet 10 jaar na einde dienstverband) juist in overleg met de afdeling Personeelszaken gekozen enerzijds om de werknemers te beschermen, immers wat heeft het voor zin om alle personeelsbeoordelingen van een persoon tot 10 jaar na einde dienstverband te bewaren? Dan worden ook eventuele minder goede beoordelingen bewaard en ook beoordelingen van andere functies die hij/zij bij de gemeente heeft gehad. Wij zijn van mening dat deze bescheiden niet van zodanig belang zijn dat deze zolang dienen te worden bewaard.
En anderzijds voor de objectiviteit: de leidinggevende dient elk jaar een nieuwe objectieve beoordeling te maken en niet steeds terug te grijpen op vorige beoordelingen.
Onze archivaris is echter van mening dat personeelsbeoordelingen bewaard dienen te blijven tot 10 jaar na einde dienstverband omdat deze vallen onder de categorie 3.2 van de Selectielijst : stukken betreffende functievervulling en gedrag waarvoor een bewaartermijn geldt van tot 10 jaar na einde dienstverband, pensionering of overlijden.
Wij zijn het hier niet mee eens en zouden graag uw mening in deze willen horen.Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken in algemene zin zouden inderdaad niet tot 10 jaar na einde dienstverband bewaard moeten worden.
Slechts indien het om specifieke stukken gaat rondom functievervulling en gedrag achten wij een langere bewaring van gegevens relevant. Wij denken aan bijzondere vereisten rondom functievervulling en (gewenst) gedrag van personeelsleden.Op de website www.hetfunctioneringsgesprek.nl is het volgende te vinden:
Ten aanzien van de functie en functievervulling kan de navolgende informatie worden opgenomen:- een functieomschrijving;
- salarisschaalindeling;
- de originele gespreksverslagen van functioneringsgesprekken;
- de originele verslagen van beoordelingsgesprekken;
- het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP); en
- gevolgde cursussen en opleidingen. >
De bewaartermijn van informatie over functioneringsgesprekken bedraagt twee jaar na het einde van de dienstbetrekking.(...) In alle gevallen geldt dat een personeelsdossier niet zonder meer mag worden "geruimd" bij een beëindigd dienstverband."
Op de website van het College bescherming persoonsgegevens is het volgende te vinden: Voor sommige gegevens uit een personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Mochten die gegevens echter in een eerdere fase al niet meer nodig zijn, dan moet u ze direct verwijderen. Enkele voorbeelden: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.
Voor een bewaartermijn van 10 jaar na einde dienstverband van verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken vinden wij onvoldoende onderbouwing.
Besluitvorming door teamleider
Gelet op bovenstaande zienswijze van VHIC en het standpunt van de afdeling personeelszaken over deze kwestie, blijft Oss op het standpunt staan om de personeelsbeoordelingen te vernietigen 10 jaar na vaststelling van de beoordelingen.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Dag Gert,
Helaas is de advisering van Zaalberg/VHIC in deze niet juist. Vervelend omdat veel gemeenten vertrouwen hebben in dit soort advisering. Je bent als gemeente wel verplicht je te houden aan de selectielijst. Ik heb de vraag voorgelegd aan de VNG, want ik deel je mening dat de bewaartermijn van 10 jaar erg lang is en daardoor veel kost.
Misschien ten overvloede, een teamleider kan alleen een besluit nemen als dat in jullie mandaatregeling is vastgelegd. Een besluit moet door het college van B en W worden genomen. Overigens is de mandaatregeling bij veel gemeenten niet actueel heb ik geconstateerd.Dit is het antwoord, dat ik ontving van de VNG:
De vigerende Selectielijst, die weer is afgeleid van wetten, is verplicht voor alle gemeenten. Gemeenten mogen wel langer maar niet korter bewaren.De tienjarenbewaartermijn voor personeelsdossiers na beëindiging van het dienstverband heeft te maken met de ABP-regelgeving. Bovendien werk(t)en de gemeenten in principe in blokken van tien jaar. Verslagen mbt het functioneren/beoordelen zijn alleen in die zin van belang om te bewaren als ze leiden tot beschikkingen/benoemingen. Maw alleen die stukken zijn van belang om te bewaren, op grond waarvan de werknemer bepaalde rechten krijgt of ontnomen wordt (zoals gratificaties, promotie, demotie, wijziging inschaling, ontslag etc.).Als het louter om financiële zaken zou gaan, dan is in elk geval zeven jaar bewaren na einde dienstverband noodzakelijk. Een identiteitsbewijs moet in elk geval vijf jaar tot na afloop van het dienstverband bewaard worden.Het is mogelijk dat de bewaartermijn voor personeelsdossiers in de selectielijst in de toekomst wordt gewijzigd mede naar aanleiding van de discussie die je aanzwengelt. Een wijziging van de selectielijst neemt echter geruime tijd in beslag.
-
-
@jean-Luc, wat bijstandsdossiers bestaat de mogelijkheid om de termij te verkorten. Het antwoord van de VNG is voor mij ook niet geheel bevredigend daar de omschrijving in de selectielijst meer dan vaag is. Zou je alleen voor de ABP zo'n lange termijn moeten aanhouden ? Waarom doet de ABP dat zelf niet ?
Als er asbest in het spel is, heb je als gemeente natuurlijk wel de verantwoordelijkheid om de bewijslast in orde te hebben.
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Voor zover ik weet is de termijn van personeelsdossiers altijd al 10 jaar na beeidiging dienstverband geweest. In de praktijk werd -naar ik meen- op verzoek van het ABP verzocht om 75 jaar na geboortedatum aan te houden omdat de ABP haar administratie kennelijk nog niet op orde had. Dan kwam dat overeen met 10 jaar na beeindiging dienstverband (pensioen 65 jaar), en zat men altijd goed.
Later heeft de ABP bevestigd dat voor hun administratie die 75 jaar na geboortejaar niet langer meer noodzakelijk was. Toen is iedereen weer de "oude" termijn van 10 jaar na beeindiging dienstverband gaan toepassen.
De vraag of de V-termijn van 10 jaar op zichzelf misschien wel wat lang is kan natuurlijk opnieuw en misschien ook terecht worden bediscussieerd. Punt is alleen dat nog niet zo lang geleden t.b.v. de actualisering alle betrokken deskundigen de meest recente wetgeving heeft betrokken en we niet weten wat de afweging is geweest om deze termijn te handhaven. Dit is helaas niet in de argumentatie bij de selectielijst meegenomen.
-
Permalink Antwoord van Annerije van der Vliet op
-
Op basis van de selectielijst moet het personeelsdossier 10 jaar bewaard blijven, maar dat betekent niet dat het personeelsdossier niet geschoond zou mogen worden.
Ik heb voor een aantal organisaties selectierichtlijnen voor personeelsdossiers opgesteld.
Op basis van o.a. privacywetgeving horen bepaalde stukken al niet in het p-dossier thuis, bijvoorbeeld functioneringsgesprekken en bepaalde stukken rond ziekte en verlof.
Voor andere documenten, zoals een berisping of beoordelingsgesprekken is het gebruikelijk die uit het dossier te halen zodra er van functie of afdeling gewisseld wordt. Na 10 jaar uit het dossier halen vind ik zo gek nog niet. Dat je in 1989 een keer dronken op je werk verschenen bent heeft hoogstens nog een functie in de jolige toespraak voor je ambtsjubileum.
Het antwoord van de VNG dat de selectielijst is afgeleid van wetten (ABP-regelgeving) vind ik niet goed onderbouwd. Het hele p-dossier bewaren botst duidelijk met privacyrichtlijnen en ik zie geen goede argumenten voor in zijn geheel bewaren.
Anderen hebben er al op gewezen dat het ABP inmiddels de administratie op orde schijnt te hebben.
-
-
@Annerije, ik ben het geheel met je eens !!!!! Dank voor je reactie.
-
Permalink Antwoord van Joost van Koutrik op
-
Ik ben al eens op zoek geweest naar de daadwerkelijke uitspraken van het ABP hierover, maar die heb ik zelf niet kunnen vinden. Heeft iemand die? Ik vermoed dat meer mensen daar wel bij gebaat zijn, bijvoorbeeld als je in gesprek gaat met een afdeling Personeelszaken.
-
-
@Joost, Heb een document in mijn administratie gevonden dat meer prijs geeft. Heb getracht te achterhalen welke jaargang etc. de Inform management dateert. Zo zie je maar hoe belangrijk dit soort data zijn. Maar wellicht lukt dat later nog.
- Bijlagen:
-
-
Het ABP heeft mij niet direct de uitspraken uit de jaren '90 kunnen verstrekken. Ik heb ze via hun webformulier gevraagd om nader onderzoek te doen. Zij wisten mij wel telefonisch te melden dat de huidige 10 jaar na uitdiensttreding is gebaseerd op art. 169 lid 1 van de Pensioenwet (minimaal 7 jaar, maar niet na uitdiensttreding) en het Pensioenreglement van het ABP. In het Pensioenreglement heb ik het zelf bij globale lezing niet aangetroffen. Art. 5.1 van het Uitvoeringsreglement noemt geen termijnen voor informatieverstrekking door de werkgever, maar noemen ‘nader vast te stellen regels’. Ik zal het hier ook melden als ik meer te weten kom... Dit is niet alleen van belang voor gemeenten, maar ook voor andere overheidsorganen en onderwijsinstellingen.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Gaat het hier om de vraag hoe om te gaan met personeelsdossiers of met (verslagen van) personeelsbeoordelingsgesprekken? Met Annerije ben ik het eens dat verslagen van functionerings- en/of beoordelingsgesprekken niet in het personeelsdossier opgenomen moeten worden. Veelal gaat het om documenten met een tijdelijke waarde: een beoordeling vindt op een bepaald moment plaats en deze beoordeling leidt al dan niet tot aanpassing of wijziging van arbeidsvoorwaarden, toegekende functieschaal o.i.d. Een dergelijke wijziging zal opgenomen worden in het personeelsdossier.
In de reactie van de VNG wordt dit ook aangegeven, althans zo lees ik het: "alleen die stukken zijn van belang om te bewaren, op grond waarvan de werknemer bepaalde rechten krijgt of ontnomen wordt (zoals gratificaties, promotie, demotie, wijziging inschaling, ontslag etc.)."
De formulering in de selectielijst is niet heel duidelijk.
Grappig is ook dat 'dossiers' alleen worden genoemd bij personeel dat in aanraking is geweest met gevaarlijke stoffen, bij vrijwilligers en stagiaires.
-
-
@Jack, ik ben het geheel met je eens dat de formulering in de selectielijst veel te onduidelijk is en sommige bewaartermijnen te lang. Ik heb daarom de VNG om duidelijkheid gevraagd (2 x), die heb ik gekregen zoals ik heb laten weten, maar ze hebben een ander standpunt.
Ik kan alleen maar adviseren, geef ook het signaal af aan de VNG. Zo lang de lijst niet wordt aangepast, zullen gemeenten de richtlijnen van de VNG moeten volgen.
-
-
hallo Yvonne, zowel de selectielijst als de richtlijn van de VNG als de interpretatie of richtlijnen van het Cbp enz. laten ruimte c.q. zijn voor verschillende uitleg vatbaar. Kijk ik vervolgens naar de praktijk, dan is er sprake van overleg tussen vakafdeling, DIV en archief rondom de bewaartermijnen. Dat vind ik een goede zaak. Laten we, zolang het nog kan en de selectie nog niet helemaal geautomatiseerd verloopt, lekker van gedachten wisselen, nadenken over waar we mee bezig zijn en -vind ik- handelen in de geest van de regelgeving.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
