BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Substitutie en overdragen van digitale bescheiden

Zoals meerdere gemeentes zijn wij bezig met voorbereiden naar volledig digitaal werken. Daarbij hoort ook dat je aan substitutie mag doen en dat je digitaal mag/kan overdragen.

Hierbij wordt de RODIN-lijst meestal naar voren geschoven als normenkader. Wij zijn dus ook bezig om te voldoen aan deze lijst. Een van de zaken waar we tegenaan lopen is norm 2.7 van RODIN:

“Digitale archiefstukken worden opgeslagen in door het bestuur aangewezen, valideerbare en volledig gedocumenteerde bestandsformaten, die voldoen aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd.”

In onze ogen is het financieel en technisch onhaalbaar om hier nu al aan te voldoen. Daarom hebben we de volgende strategie bedacht. We zeggen dat we gaan voldoen op het moment van overdragen. Hiervoor hebben we volgende formulering bedacht:

Bestanden worden overgedragen in een formaat dat op het moment van overdracht geldt als open standaard (aangewezen daartoe door het forum standaardisatie). Wanneer bestandsformaten niet als open standaard gelden op het moment van overdracht, dan zal geconverteerd worden naar een open standaard. De keuze van het (open) bestandsformaat waar naar toe geconverteerd zal worden, zal op dat moment gedaan worden op basis van een afweging tussen technische mogelijkheden, authenticiteitseisen en kosten. De leverancier van het DMS zal te allen tijde mogelijk moeten maken (contractueel vastgelegd) dat gesloten bestandsformaten geconverteerd kunnen worden naar een of meerdere open bestandsforma(a)ten.

Wat vinden jullie van deze strategie? Is het haalbaar? Wenselijk?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Helmuth Rademacher op 21 Februari 2013 op 11.39

Hoi Jean-Luc,

ook bij de gemeente Apeldoorn zijn we momenteel bezig met een Handboek. Is het mogelijk een kopie van jullie handboek te krijgen? Zo ja, alvast bedankt.

M.vr.gr., Helmuth Rademacher.

Jean-Luc Rouvroye zei:

Wageningen gebruikt toch Corsa? Corsa zet alle originele bestanden om in PDF en dat is een open standaard.

Overigens is de beleidsregel vervanging van de provincie Gelderland komen te vervallen, dus je kan het college vragen om te mogen vervangen. Ik heb m'n advies deze week ingediend. Mocht je een kopie van het handboek willen, dan stuur je maar een bericht.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 24 Februari 2013 op 12.32

Vandaag verscheen een nieuwe blog van Ad van der Heijst over dit onderwerp link

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ben de Jong op 18 Oktober 2013 op 14.41

Beste Jean-Luc

Ik ben zeer geïnteresseerd in het handboek waaraan je refereert. Is het mogelijk om daar een kopie van te ontvangen? Bij voorbaat dank!

Ben de Jong

Jean-Luc Rouvroye zei:

Wageningen gebruikt toch Corsa? Corsa zet alle originele bestanden om in PDF en dat is een open standaard.

Overigens is de beleidsregel vervanging van de provincie Gelderland komen te vervallen, dus je kan het college vragen om te mogen vervangen. Ik heb m'n advies deze week ingediend. Mocht je een kopie van het handboek willen, dan stuur je maar een bericht.