BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Social media en documentmanagement
Twitter, yammer, LinkedIn etc. maken de communcatie langs nieuwe lijnen mogelijk en dat is goed! Ook de discussie voeren over etiketten en gedrag passen hierbij, wat ik nog een beetje mis is het gesprek over documentmanagement in dit kader. Hebben mensen dit onderwerp op de agenda van die organisatie kunnen plaatsen? Ik ben benieuwd?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Zie ook het recent onderzoek van de erfgoedinspectie op dit gebied link
Verder zijn er applicaties en systemen waarover bij veel zorgdragers onduidelijkheid
bestaat of de desbetreffende informatie als archiefbescheiden beschouwd moet worden.
De ‘eigen’ website van een organisatie bijvoorbeeld of uitingen in sociale media als
Facebook en Twitter. In de inspecties is expliciet gevraagd naar de archivering van
informatie op de website en uitingen in de sociale media. Van de 23 onderzochte organisaties
hebben er zeven afspraken gemaakt en maatregelen getroffen om gegevens van de
website te archiveren. Acht van deze organisaties maken gebruik van sociale media voor
zakelijke uitingen. Bij twee van deze zorgdragers worden deze uitingen gezien als
‘archiefbescheiden’.
-
Permalink Antwoord van Albert van Harling op
-
Dank Yvonne!
Ik ken dit stuk maar ben op zoek naar de verhalen/voorbeelden uit de praktijk. Zeg maar best/worst/average cases .. ken je die?
Yvonne Welings zei:Zie ook het recent onderzoek van de erfgoedinspectie op dit gebied link
Verder zijn er applicaties en systemen waarover bij veel zorgdragers onduidelijkheid
bestaat of de desbetreffende informatie als archiefbescheiden beschouwd moet worden.
De ‘eigen’ website van een organisatie bijvoorbeeld of uitingen in sociale media als
Facebook en Twitter. In de inspecties is expliciet gevraagd naar de archivering van
informatie op de website en uitingen in de sociale media. Van de 23 onderzochte organisaties
hebben er zeven afspraken gemaakt en maatregelen getroffen om gegevens van de
website te archiveren. Acht van deze organisaties maken gebruik van sociale media voor
zakelijke uitingen. Bij twee van deze zorgdragers worden deze uitingen gezien als
‘archiefbescheiden’.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Bij ons is de insteek vooral eerst kijken naar de mogelijkheden van social media (benefits) en daarna organiseren we de verantwoordelijkheden (o.a. archivering) eromheen wel. Ik ben benieuwd wanneer de "daarna" komt.
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
Tilburg heeft wel een beleidsplan Social Media opgesteld maar in dat plan wordt voornamelijk ingegaan op het gebruik. Het aspect archiveren ontbreekt. Op basis van de uitkomsten van intensieve monitoring van het 'berichtenverkeer' wil men kijken naar het belang van archiveren van content voor de bedrijfsvoering. Discussie zal dan plaatsvinden om te bepalen wanneer een 'social conversation' archiefwaardig is. Net als Marco ben ik benieuwd naar het moment van het 'dan'. Wij houden de vinger aan de pols en signaleren!
Zie overigens ook deze eerdere discussie op BREED.
-
-
Zie ook deze tip om inzicht te verkrijgen over het gebruik van social media door gemeenten link.
-
-
Over het gebruik van social media bij provincies zie deze link.
-
Permalink Antwoord van André Plat op
-
Beste Albert,
Ja, wij agenderen archiveren van web, e-mail en social media regelmatig bij de beleidsmedewerkes en uitvoerenden tijdens werkoverleggen als div-consulenten. Ook in het op te stellen beleidsdocument wordt aandacht gevraagd voor archivering (geen documentmanagement aub).
@ Yvonne, bij jou bijdragen zitten leesbare of bruikbare linkjes......het kleurverschil is echter gering, gaat dat wel goed?
@ Mart Ook het beleidsplan Tilburg/tilbrug zou ik graag bekijken, is die bijlage te uploaden?
Goede discussie overigens en goed dat inspecties hierop wijzen, beetje jammer dat VNG geen aandacht vraagt voor dit verschijnsel bij haar toelichting op de archiefverordening, besluit informatiebeheer en of beheersplannen (daar is e-mail en web hooguit genoemd: wel als voorbeeld want terecht spreken we daar meer over digitaal duurzaam archiveren ....en zou je met alle voorbeelden wel aan de gang kunnen blijven, vandaar de aanpak via 'de collega's).
Aspect is wel het ongemak om lync, social media en web te archiveren met de huidige dms-en.
Feitelijk gaat office word gemakkelijk en voor de rest missen plugins en gemakkelijk werkende knoppen. Echter met knip/plak naar word kom je er wel......dat moet wel beter, en dat start met opdrachtgevers die de leveranciers een schop in de goede richting geven. Je vraagt je toch al jaren af waar die onderhoudsbijdragen van 15-20% door de leveranciers in gestopt worden. We horen dan vaak dat functionaliteit niet mag worden verwacht, wel technisch 'volgen'. Nou dat gaat dan niet erg vanzelf moet ik vaststellen.
-
-
@Andre, alle drie linken werken, misschien dat de informatiebeveiliging debet is.
Voluit http://www.erfgoedinspectie.nl/actueel/publicaties/detail/beperkt-h...
http://www.frankwatching.com/gespot/gemeentebuzz-nl/
-
-
David Kok deed 'marketing-onderzoek' en heeft geen enkele aandacht besteed aan beheer en ook niet aan archivering. Dat is dus nog een mooie taak voor al die regie-voerende Informatiemanagers in die organisatie. Mogelijk kunnen zij hier reageren en aangeven (zoals door Albert gevraagd) hoe zij hier mee omgaan.
Vragen die hierbij rijzen zijn:
1. wie betaald accounts, wie beheert, wie geeft eea vrij, wat afspraken kunnen gemaakt met collega's
of past het hier juist om in het vrije domein ieder haar eigen gang te laten gaan en gaan we alleen de formele inspraak door communicatie ook archiveren (vraagt dan wel aandacht, want web-archivering wordt of is vaak nog niet eens ingeregeld)
2. hoe ondersteunt de techniek eea. Printen en terugscannen of gaat het al iets gemakkelijker?
3. Is daar een functioneel beheerder voor of doet ict, secretariaat, communicatie (dus niemand) er het een beetje bij?
Gemeenten mogen natuurlijk ook reageren.
Yvonne Welings zei:Over het gebruik van social media bij provincies zie deze link.
-
-
Beste mensen,
Ik heb de linkjes van Yvonne in dankbaarheid gevolgd. Naast de discussie op BReed (inhoudelijk) leek het mij ook goed om vanuit ons vak een reactie te plaatsen. Het is juist belangrijk dat wij penetreren in de wereld waar hierover gepubliceerd wordt. OP Breed onze inhoud en elders globaal aandacht vragen. Wat mij nog niet zo goed lukt is om dit enthousiast te doen, dus als iemand van ons een minder zuur achterhoede geluid daar weet te lanceren: van harte uitgenodigd!
-
-
Het document waar ik naar verwijs, zo blijkt nu, is geen volwaardig beleidsplan en heeft ook geen formele status. Het heeft gediend als discussiestuk waar iedereen binnen BREED uit mee kan nemen wat interessant is.
Bij deze het document
André Plat zei:Beste Albert,
Ja, wij agenderen archiveren van web, e-mail en social media regelmatig bij de beleidsmedewerkes en uitvoerenden tijdens werkoverleggen als div-consulenten. Ook in het op te stellen beleidsdocument wordt aandacht gevraagd voor archivering (geen documentmanagement aub).
@ Yvonne, bij jou bijdragen zitten leesbare of bruikbare linkjes......het kleurverschil is echter gering, gaat dat wel goed?
@ Mart Ook het beleidsplan Tilburg/tilbrug zou ik graag bekijken, is die bijlage te uploaden?
Goede discussie overigens en goed dat inspecties hierop wijzen, beetje jammer dat VNG geen aandacht vraagt voor dit verschijnsel bij haar toelichting op de archiefverordening, besluit informatiebeheer en of beheersplannen (daar is e-mail en web hooguit genoemd: wel als voorbeeld want terecht spreken we daar meer over digitaal duurzaam archiveren ....en zou je met alle voorbeelden wel aan de gang kunnen blijven, vandaar de aanpak via 'de collega's).
Aspect is wel het ongemak om lync, social media en web te archiveren met de huidige dms-en.
Feitelijk gaat office word gemakkelijk en voor de rest missen plugins en gemakkelijk werkende knoppen. Echter met knip/plak naar word kom je er wel......dat moet wel beter, en dat start met opdrachtgevers die de leveranciers een schop in de goede richting geven. Je vraagt je toch al jaren af waar die onderhoudsbijdragen van 15-20% door de leveranciers in gestopt worden. We horen dan vaak dat functionaliteit niet mag worden verwacht, wel technisch 'volgen'. Nou dat gaat dan niet erg vanzelf moet ik vaststellen.
- Bijlagen:
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Gisteren bij de Ambtenaar 2.0 dag heb ik het concept van Informatiebewust werken in een workshop behandeld. Dat is niet het concrete voorbeeld waar je om vraagt. Op de dag waren enkele vakgenoten aanwezig, voor de rest andere vakgebieden. Ieder vakgebied benadert de diverse nieuwe media vanuit de eigen invalshoek en gaat er vanuit de eigen invalshoek mee aan de slag. Er is niet snel iemand die actief verbanden legt tussen de verschillende vakgebieden. Voor het concept en mijn verhaal waren luisterende oren te vinden.
Ik denk dat we dit vanuit ons vakgebied actief op kunnen pakken; geeft ook een extra rol en waarde aan informatiemanagement.
Wil je er meer over weten, zie bijv. http://nl.scribd.com/doc/68469337/Informatiebewust-werken-algemeen
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
