BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Zaakgericht registreren bij de BAG brondocumenten of documentgericht?
per 1 januari 2013 handelen wij alle omgevingsvergunningen af in ons zaaksysteem. Ook de daaraan gerelateerde BAG processen met bijbehorende brondocumenten worden in het zaaksysteem geregistreerd. Ons zaaksysteem (Mozard) wordt uiteraard ook ons archiefsysteem. Daar houden we geen apart DMS/RMA voor in stand.
Nu vereist de BAG (bij de audit wordt je daar ook op afgerekend) dat elk document een (herkenbaar) uniek nummer heeft. Alleen een zaaknummer registreren en vastleggen op een brondocument lijkt dus onvoldoende. Dat staat haaks op de filosofie van het zaakgericht werken waarbij mijns inziens ook zaakgericht registreren en archiveren hoort.
Zelf zie ik de toegevoegde waarde van het documentnummer ook niet, maar het lijkt erop dat de regelgeving geen ruimte laat om daarvan af te wijken.
Hoe kijken jullie daar tegenaan?
Volledigheidshalve hieronder nog even de passage uit het "verdiepingsdocument processen en organisatie" :
5.1.3 Opname documenten in het register
Het beheer van het register dient goed geregeld te zijn. De documenten dienen eeuwig bewaard te worden. Dit stelt eisen aan de wijze van opslag. Het is daarom verstandig de collega’s van de afdeling DIV of eventueel de medewerkers van het streekarchief hierbij te betrekken.
De afdeling BAG gebruik het brondocument voor het opnemen van gegevens in de registratie. Elk document moet een uniek nummer hebben. Dit nummer staat in de registratie en geeft de toegang tot het document. Voor het nummeren van de documenten kan men een geheel eigen nummersysteem hanteren of aansluiten bij bestaande nummeringen.......
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Goede vraag !!!!!
Niet echt een antwoord van mij, maar wel een vraag die in mijn werkomgeving sterk leeft : Hoe is de relatie met de omgevingsdienst omdat je alle omgevingsvergunningen noemt ?
-
Permalink Antwoord van Bart van Oerle op
-
Ik weet niet of ik je vraag goed begrijp. Wij zijn nog niet aangesloten bij een RUD als je dat bedoeld.
We hebben natuurlijk wel te maken met externe partijen die bij verschillende aanvragen moeten adviseren, maar dat is juist allemaal veel beter geborgd (net als het BAG proces trouwens) in het nieuwe zaaksysteem.
In de huidige situatie hebben we te maken met mailverkeer (met bijlagen?), DMS, SquitXO e.d. bij de afhandeling van een aanvraag waarvan je maar moet hopen dat iedereen dat consequent toevoegt aan het dossier.
Met het zaaksysteem wordt alles geïntegreerd in één systeem en vindt ook de communicatie met externe partijen via het zaaksysteem plaats en dus niet via apart mailverkeer.
Maar het gaat mij dus om het principe van zaakgericht registreren. Kunnen we dat ook toepassen op brondocumenten van de BAG? Wat is daarop tegen?
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Oei, de BAG is voor mij ook alweer ruim 4 jaar geleden, maar eens kijken of ik het mij goed herinner. Bij de implementatie van de BAG kon je met "oude" bouwvergunningen voldoen met een dossiernummer als verwijzing naar het brondocument, maar bij "nieuwe" bouwvergunningen moest je toch echt met een documentnummer werken.
Een zaak is in archieftechnische zin toch echt een dossier; een bundeltje bijeen horende informatie. Ik denk dus niet dat je kunt volstaan met het opnemen van het zaaknummer in de BAG-registratie. Aan ieder document zal dus een uniek ID moeten toegekend, welke opgenomen wordt in de BAG-registratie. In één bouwvergunning-zaak zitten overigens meer dan één brondocumenten.
Ik kan mij overigens voorstellen waarom men in de wet uitgaat van documentnummers. Een overheidsorgaan is namelijk niet wettelijk verplicht om zaakgericht te werken of om überhaupt dossiers te vormen. Informatie die opgemaakt of ontvangen is moet geordend bewaard worden. Het vormen van dossiers is daarin niet meer dan een best-practice.
-
-
Bedankt voor je reactie Marco.
Ik heb geen diepgaande archiefkennis, maar ook op archiefgebied wordt de zaak (het dossier) nog meer leidend dan het document lijkt me, als je zaakgericht gaat registreren.
Ik ben vrij praktisch ingesteld, dus het gaat mij ook bij archiveren primair om wat je ermee wilt bereiken. Dan zie ik gewoon geen voordelen in documentgerichte registraties. En om het nou alleen te doen omdat het moet zonder uit te kunnen leggen wat de toegevoegde waarde is, dat zijn we toch een beetje aan het afleren bij de overheid tegenwoordig? Dan ga ik graag de discussie met de BAG auditoren aan.
Je bent inderdaad niet wettelijk verplicht om het zo te doen (er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden zou ik zeggen), maar het is wel een breed geaccepteerde aanpak inmiddels. Dus om het dan te verbieden is dan weer het andere uiterste lijkt me.
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Niet om het een of het ander, maar in de RGBZ is een Documentidentificatie toch ook een (verplicht) attribuut van Document (zie p. 87 van de pdf)?
En hoe procesgericht of zaakgericht je je archief ook ordent, in heel veel gevallen blijft het toch gaan om individuele documenten. Of gaan jullie de akten van de burgerlijke stand ook zaaksgewijs bewaren?
-
-
Dag Ingmar, Jouw antwoord geeft mij de indruk dat je het een vrij onzinnige vraag vindt.
Documentidentificatie doen we natuurlijk ook, maar dat is meer op de achtergrond.
In onze communicatie gebruiken we het zaaknummer. Dat is dus ook het nummer dat zichtbaar op het document staat en niet het documentnummer.
Nogmaals, ik weet dat ik geen diepgaande kennis heb op dit gebied, dus ik probeer gewoon mijn gezonde verstand te gebruiken en luister graag naar kenners zoals jij op dit platform.
Ik zou zelf meer overtuigd worden door een argument anders dan dat het verplicht is. Hoewel we dat natuurlijk ook zeer serieus (moeten) nemen.
-
-
Bart,
De wetgever is helaas niet altijd even praktisch en verkeert in een omgeving (ministerie), waarin het zaakgericht werken nog niet zover is doorgevoerd als bij menige gemeente.
Er zijn nog meer redenen om gebruik te maken van documentnummers i.p.v. zaaknummers. Bijvoorbeeld, via documenten worden rechten en plichten gecommuniceerd van partij A naar partij B en niet via een zaakregistratie. Daardoor wordt aan het document juridisch meer waarde gehecht dan aan een registratie.
Of wat vind je van deze? Bij de overdracht van archief naar e-depot wordt de metadata (incl. zaakgegevens in de ogen van menige archivaris) integraal opgenomen bij ieder afzonderlijk document. Dat noemen ze dan Archival Information Package of zoiets. Hoe het ook zij, over 20 jaar heb je geen zaken meer met daarin documenten, maar heb je documenten met daarin zaakgegevens.
Het blijft uiteraard allemaal vrij theoretisch, vaag of zelfs intuïtief. Feit blijft dat zaken en documenten twee verschillende dingen zijn en dat de wetgever wilt dat je documenten koppelt en niet zaken. Het lijkt mij net zoveel moeite om een documentnummer in te vullen in de BAG-applicatie als om een zaaknummer in te vullen. Gewoon doen dus, is mijn advies.
Desalniettemin mag spreekwoordelijk schoppen tegen auditors (en inspecteurs) wat mij betreft altijd. ;-)
-
Permalink Antwoord van 3ntefg4ie90n5 op
-
Volgt dit niet gewoon uit het principe van ordening? Elke entiteit is voorzien van een unieke id. Je kunt toch niet alle documenten in 1 zaak met eenzelfde nummer identificeren?
Andersom, wat als één document in x zaken voorkomt? X keer opslaan?
-
-
Het doel van dat hele BAG-register is om te borgen en te bewijzen dat de gegevens rechtmatig en betrouwbaar zijn. Puur functioneel gezien kun je zeggen: "Ik koppel dit document aan de gegevens, want op grond hiervan zijn de gegevens ingevoerd." Het is echter net zo valide om te zeggen: "Ik koppel deze zaak aan de gegevens, want bij het behandelen van deze zaak (het uitvoeren van het proces) zijn deze gegevens als output gekomen." Daar is iets voor te zeggen, want een document zonder context is regelmatig niet juist te interpreteren.
Daarbij komt nog dat menige zgw-goeroe roept dat we niet langer documentgericht moeten werken, maar juist zaakgericht. Dus waarom moeten we bij de BAG ons dan toch verantwoorden met documenten en niet met zaken? Oei, het wordt weer erg theoretisch...
Welnu, waarom is een document meer geschikt dan een zaak? Omdat een document een moment vastlegt en een zaak een periode bestrijkt, bijvoorbeeld 8 weken.
Volg mij even... Om te beginnen wordt in de BAG niet één enkele registratie per object gehanteerd. De hele historie wordt namelijk bewaard. Zie het als een stapeltje kaarten per pand, straat, huisnummer, etc. Op ieder kaartje staat een beschrijving van het object en een datum "begin geldigheid" en een datum "eind geldigheid". Zodra er iets in de beschrijving moet veranderen (bijv. vanwege een verbouwing), dan wordt op het bovenste kaartje de "eind geldigheid" ingevuld en wordt bovenop het stapeltje een nieuwe kaart met een nieuwe beschrijving gelegd, waarbij ook de "begin geldigheid" wordt ingevuld.
Zo'n kaartje opleggen (is dus BAG-gegevens muteren) is een moment. De geldigheid van zo'n kaartje bestrijkt een periode (datum van ... t/m ...). Het moment van zo'n kaartje opleggen komt vlak na het moment waarop een document is ontvangen of opgesteld. Daar geldt zelfs een wettelijke termijn voor, als ik het mij goed herinner. Hoe dan ook, er is geen relatie tussen de looptijd van een zaak en de looptijd van een geldigheid.
Door dus documenten te koppelen aan de BAG-registraties, markeer je de momenten binnen de zaakafhandeling op grond waarvan de BAG-gegevens zijn gemuteerd.
-
-
Klik op de afbeelding voor een leesbare grootte. :-S
-
-
Marco bedankt voor je uitgebreide toelichting.
Bij ons wordt elke voltooide vergunning toegevoegd aan een zogenoemde kernregistratie. In dit geval het adres. Zo ontstaat het bouwdossier en dus ook het "stapeltje" waar jij het over hebt als ik je goed begrijp.
Als ik nu het zaaknummer aanhoudt als uniek identificatie nummer(@Willem, natuurlijk hebben documenten ook een uniek nummer), dan vind ik in zo'n zaak dus (mogelijk) meerdere (bron)documenten. Maar van elk van deze documenten is heel duidelijk te zien op welk moment in de zaak ze zijn aangemaakt en welke relatie ze hebben tot de overige documenten/bestanden in de zaak en de relatie tot de zaak zelf.
Dus de zaakafhandeling bestrijkt een periode, maar de documenten daarbinnen worden op een duidelijk identificeerbaar moment daarbinnen vastgelegd. Als je dus zoekt op de zaak vind je eigenlijk alles wat je nodig hebt. Daar gaat het uiteindelijk om toch? Of trek ik dan de verkeerde conclusie uit jouw reactie?
-
-
Bart, in een zaak zitten ook de nodige documenten die geen brondocument voor de bag zijn. Je koppelt dus indirect ook veel redundante informatie. Een beetje overdreven misschien, maar met hetzelfde argument zou je ook kunnen zeggen dat je het hele bouwarchief eenmalig aan de BAG koppelt. Met een beetje logisch redeneren en zoeken vind je het specifieke document wel.
Door te eisen dat het document wordt gekoppeld en niet het "verzamelmapje", houdt de wetgever het proces "strak". Iedere wijziging in de BAG is ter herleiden tot een enkel moment dat getriggerd wordt door dat ene specifieke document. De wetgever stuurt dus niet aan op proces-niveau (inpu-> black-box -> output), maar managet iedere (belangrijke) stap in het proces. Door het allemaal zo stark en gedetailleerd te regelen, probeert zij landelijk een hoge betrouwbaarheid van de gegevens te garanderen.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
