BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Bewaartermijn clientendossiers
Wie kan mij nu zeggen wat de bewaartermijn is van afgesloten clientendossiers?
Eerst hadden we de Wet Boeten, daarin stond dat deze dossiers 20 jaar bewaard moesten blijven.
Deze Wet is nu afgeschaft.
Volgens de Landelijke Stukkenlijst 2005 moeten deze dossiers 10 jaar bewaard worden.
Als je nu landelijk kijkt wat gebruikelijk is hanteren de meeste organisaties te vernietigen na 7 jaar.
De gemeente Zevenaar scant vanaf 2005 deze dossiers als, maar volgens mij is er nooit substitutie aangevraagd en worden de papieren dossiers ook niet meer bewaard.
Wie heeft het juiste antwoordt?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Jan van Wijck op
-
Clientendossiers zijn op termijn te vernietigen bescheiden.
Voor substitutie en directe vernietiging is geen machtiging nodig, het gaat immers om op termijn te vernietigen bescheiden.
Pas wanneer je te bewaren bescheiden gaat digitaliseren met het oogmerk de originelen te vernietigen moet een machtigng worden aangevraagd.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Jan, in de nieuwe richtlijnen vervanging vervalt wsl. het onderscheid tussen het te bewaren en het te vernietigen.
Provinciale beleidsregels vervallen.
-
-
@ Yvonne. Klopt, maar dat is nog niet nu...
Weet iemand wat de kosten/tijdsbesteding is bij het digitaliseren van een strekkende meter clientendossiers?
Wordt hier overwogen als middel om de massa te minimaliseren.
-
Permalink Antwoord van Gert Carras op
-
Beste Jan, volgens de selectielijst 2012 de nieuwe kan je ze na 7 jaar vernietigen mits je een
formeel besluit van het College van B en w hebt verkregen. Apeldoorn doet dit ook op deze manier. groet Gert.
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
Ik vraag me af of het toepassen van dat nieuwe besluit te maken heeft met de omvang van de gemeente.
Waar ik, net als Bennie, benieuwd naar ben is of dat besluit, dat van een recentere datum is dan de nieuwe selectielijst, consequenties heeft voor de daarin opgenomen mogelijkheid om van 20 jaar naar 7 jaar te gaan.
-
-
Mart Mommers zei:Ik vraag me af of het toepassen van dat nieuwe besluit te maken heeft met de omvang van de gemeente.
Waar ik, net als Bennie, benieuwd naar ben is of dat besluit, dat van een recentere datum is dan de nieuwe selectielijst, consequenties heeft voor de daarin opgenomen mogelijkheid om van 20 jaar naar 7 jaar te gaan.
-
-
Gert Carras zei: Het gaat erom dat het veelal financiele bescheiden zijn vandaar 7 jaar.
Mart Mommers zei:Ik vraag me af of het toepassen van dat nieuwe besluit te maken heeft met de omvang van de gemeente.
Waar ik, net als Bennie, benieuwd naar ben is of dat besluit, dat van een recentere datum is dan de nieuwe selectielijst, consequenties heeft voor de daarin opgenomen mogelijkheid om van 20 jaar naar 7 jaar te gaan.
-
Permalink Antwoord van Erik van Hengel op
-
Bij mijn gemeente (Sluis) was ik ook bezig met de nota verkorting naar 7 jaar. Na overleg met de vakafdeling Sociale Zaken hebben we de regelgeving goed bekeken (o.a. het eerder genoemde nieuwe besluit aanscherping handhaving en sanctiebeleid SZW-wetgeving vastgesteld op 12 oktober 2012).
Hieruit hebben wij geconcludeerd dat de verkorting niet van toepassing kan zijn. De reden daarin is (zeg het in mijn eigen woorden, dus niet letterlijk de wettekst) dat de gemeente nu wel weer MOET invorderen. Op basis van de regelgeving moet dat dan binnen 5 jaar na constatering en bekend zijn van alle gegevens. In geval van een gevangenisstraf van de desbetreffende (voormalige) cliënt is die termijn zelfs 10 jaar. Dit houdt voor ons in dat we de documenten minimaal 10 jaar na beëindiging moeten bewaren. Stel dat een ondekking van fraude plaatsvindt na 2 jaar na beëindigin praat je al over 12 jaar. Dus ons besluit is om de bestaande 20 jaar aan te houden.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Ben net begonnen met bekijken mogelijkheden terugbrengen bewaartermijn. In deze discussie gaat het nu over het besluit aanscherping handhaving (...). Zoals ik het lees is er in de WWB niet veel veranderd: de gemeente vordert terug, maar kan daar vanaf zien (art. 58).
Het besluit aanscherping handhaving (...) gaat (vooral) over kwaliteit van het fraude- en sanctiebeleid van de gemeente. Als dit beleid op orde is en gedegen wordt uitgevoerd komt fraude eerder/op tijd aan het licht. En als fraude is geconstateerd worden strenge maatregelen genomen.
Ik zie in het besluit geen aanleiding de termijn niet te verkorten. @Erik, in welke regelgeving vind ik de termijnen van 5 en 10 jaar die je noemt?
-
-
wil je dat eens uitleggen?
Wordt dan aan bij eind bijstandverlening gekeken naar wat er is uitgekeerd en op basis daarvan keuze gemaakt voor 7 of 20 jaar bewaren?
Jean-Luc Rouvroye zei:@ Jack: wij hebben in overleg met Sociale Zaken een drempelbedrag vastgesteld.
-
-
aha, maar dan loopt de invordering nog. Da's een ander verhaal. Dossier wordt bij ons dan pas gesloten als invordering is beeindigd: volledig betaald dan wel oninbaar verklaard.
Jean-Luc Rouvroye zei:Nee, als er na einde uitkering nog een bedrag open staat, dan langer bewaren dan 7 jaar. Volgens gemeentelijk beleid geldt bij terugvordering een drempelbedrag van € 125,00.
-
-
Pagina 51 van de geactualiseerde slectielijst 1996 per 21 juni 2012 zegt 20 jaar (bijzondere bijstand 7 jaar en klantdossiers schuldhulpverlening 5 jaar) tenzij B&W besluit tot 7 jaar.
Echter het besluit aanscherping handhaving en sanctiebeleid SZW-wetgeving zoals vastgesteld op 12 oktober 2012 zegt dat in het geval van Fraude er andere termijnen gelden. Dan komt die 5 jaar en 10 jaar waar Jack naar vroeg aan de orde. Zie: http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/besluiten/201...
Gezien het feit dat die 5 en 10 jaar pas gaan lopen na het ontdekken van de fraude hebben wij daarom besloten geen verkorting toe te passen en de termijn van 20 jaar aan te houden. Gelukkig zijn wij een kleinere gemeente met een vrij klein clientenbestand, dus een argument voor ruimtebesparing geldt voor ons bijna niet.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
