BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Mandaten informatiebeheer bij uitbesteding van taken

Veel gemeenten in Nederland sluiten dienstverleningsovereenkomsten af met andere gemeenten voor bepaalde taken denk aan belastingen. Intergemeentelijke samenwerking wordt steeds populairder (link). Bij uitbesteding van taken blijft een college van burgemeester en wethouders op grond van de Archiefwet 1995 bestuurlijk verantwoordelijk voor het archiefbeheer (AW 1995 art. 30).

Met het overnemen van taken wordt ook vaak de informatievoorziening overgenomen. De informatie van de andere gemeente wordt ten behoeve van de uitvoering opgeslagen in bedrijfsapplicaties. De informatie moet worden beheerd, ter beschikking worden gesteld en vaak vernietigd. Maar er worden bestuurlijk en ambtelijk vaak geen afspraken gemaakt welke nieuwe bevoegdheden er zijn voor de nieuwe gemeente, die de informatie (tijdelijk) beheert.

Op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht kan een bestuursorgaan deze bevoegdheid mandateren. Een (algemeen of specifiek) mandaatbesluit moet worden bekendgemaakt. In ieder geval moet duidelijk zijn om welke bevoegdheden het gaat en wie gemandateerd is of zijn. De wet bepaalt niet aan wie mandaat mag worden verleend, een functionaris of een persoon. Aanbevolen wordt te mandateren aan functies. Voor plaatsvervangers is geen afzonderlijk mandaat nodig. De gemeente die mandateert kan deze werkwijze in het eigen mandaatregister opnemen.

Overigens verdient het sowieso aanbeveling om de zoveel jaar de bestaande mandaten te actualiseren. Mijn vraag is zou hier geen standaard voor kunnen worden ontwikkeld door de VNG b.v. ?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 3 December 2012 op 17.30

Of misschien kan de Lopai hier nog iets mee? In ieder geval m.b.t. informatievoorziening. Zij hebben immers ook de concept-archieverordening en het concept-besluit-informatiebeheer opegsteld.

Nu vergt een informatievoorziening wel meer verantwoordelijkheden dan alleen i.r.t. het archief. Denk bijvoorbeeld ook aan zoiets als applicatiebeheer.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 3 December 2012 op 19.42

@Marco, informeel heb ik begrepen dat de archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer niet worden aangepast door de LOPAI.

Maar is ik denk dat een gemeente ook het beste een bepaling kan opnemen in de dienstverleningsovereenkomst en het mandaatregister moet muteren.

Bij Gemeenschappelijke Regelingen is dit weer anders. Zie ook de bijdrage over de omgevingsdiensten in oprichting, maar.. ook daar wordt er niet altijd aan gedacht.

Je hebt helemaal gelijk, dit is meer dan archief alleen vandaar dat ik de term informatiebeheer heb gebruikt.

Maar je moet ook denken aan archieftoezicht.