BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Besparing door zoektijdreductie van 5% in DMS/RMA wassen neus?

Al vele jaren wordt het argument opgevoerd, door zowel leveranciers, onze eigen vakbroeders en -zusters, als de schrijvers van businesscases, dat de inzet van een DMS/RMA (ECM) zal resulteren in een zoektijdreductie per kenniswerker van 5% ofwel ongeveer vier uren per week. De stap is dan al snel gezet om dit door te rekenen naar salariskosten en zo tot gigantische besparingen en een snelle ROI te komen.

De dagelijkse praktijk wijst volgens mij anders uit. Eventuele tijdswinst die we zouden bereiken is in hoge mate versnipperd en moeilijk te vertalen naar besparingen, laat staan fte reducties.

Ik ben op zoek naar een/het onderzoek dat er volgens mij is geweest in 2008 of daaromtrent waarin aangetoond werd dat de tijdswinst vooral werd omgezet in niet productieve activiteiten die zich met name rond het koffieapparaat concentreerden.

Wie helpt mij dit nog steeds veel gebruikte, als baten opgevoerde, argument te nuanceren of te weerleggen? Liefst gestaafd door (te raadplegen) onderzoek.

Let wel... het is mij niet te doen om de voordelen van beter en sneller kunnen zoeken af te serveren. Maar ik beschouw dit eerder als een kwalitatieve en niet als een kwantitatieve baat.

Groet,

Maarten van Damme

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Christa de Knegt op 20 Augustus 2012 op 12.43

Hai Maarten;

Ik heb wel gehoord van voorbeelden waarbij na digitalisering is bespaard op fte's bij de uitvoering van -kennisintensieve- processen. Maar dan hebben het over het afhandelen van specifieke te onderscheiden processen (zaken). waarbij zoektijd onderdeel uit kan maken van die afhandeling.

En tja als er op basis van een businesscase een beslissing is genomen om te investeren zou ik zeggen: doorvoeren die taakstelling van 5% na het in gebruik nemen van het dms. Dan gaan ze tenminste niet op aan koffiegeleuter. Individueel zal niemand iets van de kleine snippertjes tijdbespraring merken.

Volgens mij is tijdbesparing het beste te meten door uit te gaan van complete werkprocessen. Bv door bij een aantal voorbeeld-werkprocessen in pilots "voor" en "na" de tijd te klokken. Op basis daarvan kan een organisatie ervoor kiezen een taakstelling op te leggen na de invoering van een digitaal systeem. Ik geef gelijk toe dat het ene werkproces zich beter voor tijdklokken leent dan het andere. Maar een werkproces is makkelijker meetbaar en beter afgebakend dan een "losse" activiteit als "zoektijdreductie".

Ik kan me dit nog herinneren uit 2008; maar dat is juist het verhaal dat je bij digitalisering bespaart.

http://www.kbenp.nl/files/documenten/Rapportage%20marktonderzoek%20...

Enneh: de activiteiten rond het koffie-apparaat zijn misschien wel heel nuttig (=sociale media in levende lijve) dat het misschien helemaal niet erg is dat die 5% besparing daaraan opgaat.......

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Maarten van Damme op 20 Augustus 2012 op 15.43

Dank je voor je snelle reactie Christa. Natuurlijk deel ik je opmerkingen over de geneugten van DMS/RMA speciaal bij procesinnovatie. En dat juist de besparingen daar zitten.

Het gaat mij nu met name om het veel gebruikte besparingsargument op waarde te kunnen schatten. En in welke mate minder zoektijd nu echt resulteert in besparing dan wel het 'vrijkomen' van fte's. Ik meen iets gelezen te hebben waarin dit argument op redelijk betrouwbare / wetenschappelijke wijze onderuit werd gehaald.

Probeer maar eens te zoeken. Alle opmerkingen over die 5% gaan nog steeds klakkeloos uit van een kwantitatieve baat en een korte ROI (in negen maanden je DMS/RMA terugverdiend!). Je verdient er iets mee terug dus! Ik geloof dat niet zo, maar kan dat niet staven op dit moment.

Maarten

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Roel Snijders op 25 Augustus 2012 op 0.39

Hoewel zelf geen ervaring mee, zijn er wel terugverdien berekening methodes beschikbaar. Voorwaarde is dan natuurlijk bij toepassing hiervan dat je voorafgaand aan de digitalisering een 0-meting uitvoert. Er zijn organisaties, namen zijn bij mij niet bekend, die terugverdien modellen hebben toegepast bij de ingekomen post.

Vervolgens moet het management zo stoer zijn om het terugverdien model toe te passen en de uitkomst uit te voeren door middel van het inleveren van fte.