BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Implementatie digitaal werken: wie heeft ervaring met digitale distributie van inkomende post naar werkverdelers die de deze vervolgens verder distribueren buiten het zaaksysteem om?

Hier in Leiden zijn we aan het nadenken over de implementatiestrategie zaakgewijs werken.

Eén van de scenario's is dat we dit gefaseerd zouden kunnen doen waarbij de eerste stap is om alle inkomende post vanaf een bepaalde datum digitaal te verspreiden op de volgende manier:

1. Alle inkomende post wordt vanaf een bepaalde datum zaakgewijs geregistreerd;

2. De inkomende post wordt via het zaaksysteem verspreid naar groepjes werkverdelers verspreid over de gehele organisate;

3. De werkverdelers sturen betreffende documenten vanuit het zaaksysteem via email of een andere manier naar hun collega's-behandelaars;

4. De behandelaars werken niet in het zaaksysteem. Zij handelen de post af op de "oude' manier, en leveren de nieuw gecreeerde documenten die bij de zaak horen digitaal weer terug aan de werkverdeler

5. De werkverdeler voegt de documenten toe aan het zaakdossier en sluiten eventueel de zaak.

Op een later moment, in fase 2, zal het systeem volledig per proces of afdeling worden uitgerold en werkt iedereen vanuit het zaaksysteem en komen nieuw gecreerde documenten vanzelf in het juiste zaakdossier terecht.

Een voordeel van deze "big-bang inkomende post" kan zijn dat in relatief korte tijd veel mensen in de organisatie direct of indirect te maken krijgen met het zaaksysteem; ze raken er al een beetje aan gewend. Bij een" koninklijke uitrol" kan het namelijk zijn dat sommige afdelingen erg lang moeten wachten voor ze aan de beurt zijn.Ook heeft het gebruik van het zaaksysteem als registratiesysteem voordelen (beter statistiek, betere zoekmogelijkheden etc en allerlei andere verbeterde functionaliteiten) ten opzichte van het huidige postsysteem.
Een ander argument is dat de DIV dan in één klap kan overschakelen op zaakgewijs regstreren is en dat niet per proces hoeft te doen. Verder zijn veel mensen gecharmeerd van de digitale post (al is het maar via de mail), omdat de poststroom nu nog op papier door de organisatie gaat.

Er zijn natuurlijk ook (vele) nadelen. En er zijn allerlei tussenoplossingen te bedenken, maar dan wordt mijn verhaal wel heel lang.

Maar mijn vraag is: wie heeft ervaringen met een (vergelijkbare) wijze van implementeren?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 4 Augustus 2012 op 11.26

Hallo Christa,

Ik heb wel eens een werkwijze ingevoerd, waarbij de papieren documenten naar de afdeling gingen en waarbij een werkverdeler (secretariaat) moest registreren naar welke behandelaar een brief ging. Gevolg: na een week hing de werkverdeler boos aan de telefoon. Het was een hele hoop administratief werk dat ze naast haar "normale werk" moest doen. Ze had vooraf niet gedacht dat het haar zo veel tijd zou kosten.

Het probleem van deze werkwijze was dat we voor de werkverdeling iemand nodig hadden die de afdeling door en door kende. Iemand die wist welke medewerker zich met welke onderwerpen bezig hield en voldoende aanzien onder de collega's genoot, zodat het werk dat door haar werd toegewezen, werd geaccepteerd. Anderzijds hadden we iemand nodig die geen moeite heeft met urenlang administratief werk. We hadden dus een spin in het web en een type-miep in één nodig. Deze werkverdeler was "slechts" een spin in het web.

Heeft iedere afdeling een goede werkverdeler?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Christa de Knegt op 6 Augustus 2012 op 17.17

Dank je wel voor je antwoord!

Ja ik denk ook dat dit zeker iets is om rekening mne te houden bij deze distributiewijze. Ik neem je suggesties zeker mee als we het zo gaan doen.

Goede kennis van de organisatie, personen en de werkprocessen is zeer noodzakelijk bij de werkverdelers. Maar ook het zaaktype waar het dossier toe behoort is natuurlijk een belangrijke aanwijzing. Die registratie en het toekennen van het zaaktype zal worden gedaan bij de DIV.

Er moet draagvlak en tijd zijn voor de eventuele (administratieve) last. Een analyse van deze lasten ten opzichte van de huididge situatie zal nodig zijn. Om te zien of de kosten tegen de baten opwegen.

Marco Klerks zei:

Hallo Christa,

Ik heb wel eens een werkwijze ingevoerd, waarbij de papieren documenten naar de afdeling gingen en waarbij een werkverdeler (secretariaat) moest registreren naar welke behandelaar een brief ging. Gevolg: na een week hing de werkverdeler boos aan de telefoon. Het was een hele hoop administratief werk dat ze naast haar "normale werk" moest doen. Ze had vooraf niet gedacht dat het haar zo veel tijd zou kosten.

Het probleem van deze werkwijze was dat we voor de werkverdeling iemand nodig hadden die de afdeling door en door kende. Iemand die wist welke medewerker zich met welke onderwerpen bezig hield en voldoende aanzien onder de collega's genoot, zodat het werk dat door haar werd toegewezen, werd geaccepteerd. Anderzijds hadden we iemand nodig die geen moeite heeft met urenlang administratief werk. We hadden dus een spin in het web en een type-miep in één nodig. Deze werkverdeler was "slechts" een spin in het web.

Heeft iedere afdeling een goede werkverdeler?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Roel Snijders op 10 Augustus 2012 op 23.05

Wij hebben in 2009-2010 het digitaal- en zaakgericht werken ingevoerd. Dit invoering is fasegewijs per afdeling ingevoerd. De inkomende post wordt zaakgericht geregistreerd door DIV. Elke afdeling kent bedrijfsbureau's (werkverdelers), die de post doorzetten naar de behandelaar. De werkverdeler bepaald ook of er een ontvangstbevestiging wordt verstuurd. Bij enkele afdelingen bezitten de werkverdelers ook de functie die een redactionele check uitvoeren en zorgdragen voor de verzending. Hiervoor zet de behandelaar een taak uit naar het bedrijfsbureau.

Behandelaar handelt de zaak af in het zaaksysteem. Onze organisatie bestaat uit ruim 600 medewerkers. Hierdoor is bij DIV veelal niet bekend wie de behandelaar is. Tijdens de invoering hebben we bij enkele afdelingen wel wat tegenstand gehad omdat zij plotseling extra werk er bij kregen. Dit heeft hooguit een maand geduurd. Van belang is dat het management de invoering ondersteund.

Mijn advies is wel om ook zo veel mogelijk de behandelende medewerkers direct aan te sluiten op het zaaksysteem en dat zij vanuit de zaak ook de afhandeling uitvoeren.

Bij een kleine organisatie zijn werkverdelers wellicht niet noodzakelijk. Echter vooraf is een goede inventarisatie wel nodig welk zaaktype welke medewerker afhandelt.