BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Outsourcing van het scanproces
Donderdagmiddag 14 juni was er een bijeenkomst voor DIV-medewerkers van de 12 aangesloten gemeenten en waterschap bij het Regionaal Archief Tilburg. Dit soort middagen worden vaker georganiseerd in den lande. Je bent onder elkaar en je kunt in vertrouwen met elkaar ervaringen delen en uitwisselen. Er was veel belangstelling en een hoge opkomst. De dag daarvoor mocht ik nog bij het BHIC aanschuiven, waar de thema's metadata en elektronische handtekening op het program stonden. We hebben het ook wel eens samen georganiseerd (link).Onderwerpen in Tilburg waren het zaakgericht werken en het scannen door KOFAX.
Adrie Spruit, wel bekend van de deel 2 B van de baseline, gaf een interactieve presentatie over het zgw. Collega Ron van Gestel nam ons mee in de wereld van het KOFAX. Daar was een ieder erg benieuwd naar, want je als de verhalen zou geloven ontstaat er automatisch een digitale postkamer. Sprookjes bestaan niet werd al snel ontdekt, er komt echt wat bij kijken. Kijken deden we ook bij de gemeente Tilburg zelf, het scannen en valideren, petje af voor de implementatie van dergelijk project.
Gerry de Vaan stelde de vraag, maar waarom wordt het scanproces niet uitbesteed ? Zeker voor kleine gemeenten is het wel heel duur om intelligente scansoftware in te gaan zetten. Goede vraag, want daarna sprak ik met gemeenten, die dit daadwerkelijk willen gaan onderzoeken of al onderzocht hebben.
Nu lijkt me dat een dergelijk vraagstuk zich niet alleen in Noord-Brabant afspeelt, wie heeft al ervaringen op dit gebied en kan dit digitaal delen op BREED ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Jean-Luc, bedankt voor je reactie. Wat ons de middag wel bracht aan inzicht, is het feit dat de situatie in Gouda wat rooskleurig is voorgesteld en dat de werkelijkheid veel weerbarstiger is. Een deelneemster noemde het een cadeautje dat er zo achter de schermen gekeken kon worden.
Ook hoor ik van gemeenten dat ze een dergelijke investering niet kunnen opbrengen. Outsourcing is misschien wat zwart wit gesteld, maar je zou ook kunnen denken aan regionale samenwerking.
Jean-Luc Rouvroye zei:Ik denk dat het niet handig is om het scannen uit te besteden, omdat naar mijn idee het scannen van post drastisch aan het afnemen is. Bij mijn vorige werkgever ging met om een afname van zo'n 70% in de afgelopen 10 jaar. Het gaat niet alleen om scannen, maar om veel meer. De naam slimme scansoftware dekt dan ook niet helemaal de lading, omdat het bijvoorbeeld ook mails automatisch kan registreren.
We hebben bij de gemeente Uden twee keer een presentatie gehad: van Kofax en BCT. Mijn indruk is dat beide pakketten niet zoveel van elkaar verschillen. We willen voor het eind van het jaar starten met de software, al is het alvast voor de facturen. Voor die tijd wil ik het graag werkend zien bij een gemeente. BCT heeft beloofd dat dat komende tijd kan in Spijkenisse. Ik heb het al een keer gezien bij het UWV in Amsterdam en dat was eigenlijk ongelofelijk. Ongelofelijk als je beseft dat we ons in de DIV wereld al jaren bezighouden met het handmatig vastleggen van metadata, terwijl het nu ineens overbodig lijkt.
Op youtube staat nog een filmpje over Gouda: http://www.youtube.com/watch?v=OvU-haXjTac
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Jean-Luc, is het argument dat er steeds minder gescand moet worden niet een reden om juist wel te outsourcen of samen te werken? Het is steeds minder zinvol om te investeren in een eigen scanstraat, omdat het volume krimpt.
Goed, nu wordt de automatische classificatie (die ook toepasbaar is op e-mail) op één hoop gegooid met de scanstraat. Ik zou deze splitsen. Enerzijds is er dan het scannen; de digitalisering van analoge documenten incl. kwaliteitscontrole. Dit onderdeel is (goeddeels) uit te besteden. Daarnaast is er de automatische classificatie. Deze is lastiger om uit te besteden, omdat deze sterk afhankelijk is van het lokale DSP en metadata-model.
Concreet zou er door een externe partij kwalitatief gescand kunnen worden, waarna de digitale scans de organisatie binnenstromen. Binnenshuis wordt de automatische classificatie uitgevoerd op deze digitale documenten (en andere inkomende digitale documenten zoals e-mails), waardoor zij met (deels) de juiste metadata in de juiste systemen worden opgenomen.
-
Permalink Antwoord van Annemieke Adema op
-
Het outsourcen van scannen lijkt mij een reele optie die onderzocht moet worden. IS het een kostenbesparing, of kunnen we het zelf nog steeds beter en goedkoper? Dit onderzoek dient wel om de zoveel jaar per instelling herhaald te worden, omdat de markt natuurlijk ook werkt.
Voor het outsourcen van scanstraten lijkt het mij ook een goede optie om te kijken of er samengewerkt kan worden met sociale diensten. Deze bieden nu al voor bedrijven aan dat ze scanwerkzaamheden overnemen. En dan zijn we ook nog eens maatschappelijk verantwoord bezig.
Het UWV is inderdaad een feestje om te bekijken, maar dat is wel een grote organisatie, waar inderdaad regelmatig onderzoek wordt gedaan of outsourcing een mogelijkheid is. Maar volgens mij maken zij geen gebruik van Kofax of de scnasoftware van BCT. Maar ik kan het navragen als daar behoefte aan is.
-
Permalink Antwoord van Hay van Bilsen op
-
Hier wil ik toch even op reageren. Ik denk dat het juist handig is om uit te besteden! Zeker als je weet dat het aantal fysiek te verwerken stukken op termijn zal gaan afnemen. Waarom dure software kopen als je weet dat die steeds minder gebruikt zal worden. Zo rekenen wij bijvoorbeeld af op basis van stuksprijzen (en dan heb ik het over centen!). Dus we rekenen een prijs per verwerkt document. Bij factuurverwerking garanderen we daarbij ook nog eens een 100% correct eindresultaat ! Dit is aantoonbaar bij diverse referenties. Als externe partij verwerken wij grote hoeveelheden voor klanten en hebben hierdoor ruime expertise en ervaring en daar zijn de uiteindelijke resultaten daar ook naar! Wij hoeven niet steeds het wiel opnieuw uit te vinden, maar maken gebruik van de ervaring van bij andere soortgelijke projecten.
Door te werken met zogenaamde containers kunnen de kleinere klanten meedraaien in de prijzen van de grote klanten, met andere woorden, ook de kleine klant profiteert van de scherpe tariefstellingen.
Dus samengevat: uitbesteding heeft als voordeel de lage tariefstelling in relatie met de kwaliteit van het eindprodukt. En daarnaast hebben wij in de ruim zes jaar dat we deze werkzaamheden voor klanten uitvoeren in die projecten ook een enorme expertise en ervaring opgebouwd.
-
Permalink Antwoord van Antony Fokker op
-
In antwoord op de vraag: in het kader van het Zaakgericht Werken en de vorming van het Gemeentelijk Contact Centrum heeft de gemeente 's-Hertogenbosch zeer onlangs de scanning van de inkomende post uitbesteed aan de provincie Noord-Brabant. Misschien ook een idee voor andere gemeenten?
Gerry: voor meer informatie stuur ik je graag contactgegevens!
Antony Fokker.
-
-
Antony, het scannen van de post is nog niet "uitbesteed"; alleen de repro-ativiteiten. De post-scanning staat vooralsnog gepland voor volgend jaar. Overigens vraag ik mij af in hoeverre je hier kunt spreken van "outsourcing". Zo blijft het personeel in dienst van de gemeente, heb ik begrepen. Het IT-beheer gaat wel naar de provincie. De details ken ik echter ook niet.
Antony Fokker zei:
In antwoord op de vraag: in het kader van het Zaakgericht Werken en de vorming van het Gemeentelijk Contact Centrum heeft de gemeente 's-Hertogenbosch zeer onlangs de scanning van de inkomende post uitbesteed aan de provincie Noord-Brabant. Misschien ook een idee voor andere gemeenten?
Gerry: voor meer informatie stuur ik je graag contactgegevens!
Antony Fokker.
-
Permalink Antwoord van Gerry de Vaan - van der Sterren op
-
Wat super dat deze discussie zoveel verschillende gezichtspunten laat zien. Daarom zal de keuze die gemaakt moet worden ook niet de enige juiste zijn.
Mijn vraag was: is het verstandig om in deze dynamische tijd het scanproces uit te besteden of moeten we juist investeren op de p-rol en in techniek.
Als we kiezen voor uitbesteden dan denk ik aan de kanalen welke nog niet afgevangen kunnen worden door middel van e-formulieren of andere intelligente toepassingen welke de informatie direct kunnen vastleggen in het DMS.
Als we kiezen voor het zelf aanschaffen van de techniek en medewerkers ‘leren’ om de scanner te ‘trainen’ zullen we hierin moeten investeren. Maar is deze investering verantwoord? Is het verantwoord om als kleine organisatie deze expertise te ontwikkelen en te anticiperen op marktontwikkelingen? Hoewel ik wel van mening ben zodra er gestructureerde informatie moet worden vastgelegd dit door de intelligente scanner kan worden overgenomen maar of die dan bij 'ons-in-huis' moet staan is de vraag.
De invloed van kanaalsturing zal het tijdspad waarin we nog post en e-mail ontvangen drastisch veranderen. Zijn de investeringen in personeel en techniek dan wel verantwoord? Hebben zo direct alle gemeenten of overheidsinstellingen een eigen intelligente scanner – gaat iedereen voor zichzelf het wiel uitvinden?
Is het scanproces een tijdelijke oplossing totdat ‘kanaalsturing’ is doorontwikkeld tot een volwassen omgeving waarin e-formulieren en meldingen direct met behulp van het DMS de weg naar het werkproces vinden.
Van gemeentelijke organisaties mag worden verwacht dat zij marktconform de werkprocessen inrichten. Hier is een onderzoek of we het zelf nog steeds beter en goedkoper kunnen zeker op z’n plaats. Misschien een mooie afstudeeropdracht voor HBO-IDM?
Krachtenbundeling zoals het initiatief van de Provincie en de gemeente Den Bosch is verrassend - ik ben reuze benieuwd naar de uitwerking voor deze samenwerking en wil graag in gesprek komen me Antony en Marco hierover
-
Permalink Antwoord van Michel Verhoeven op
-
De vraag/discussie hoe gemeentes het beste om kunnen gaan met binnenkomende informatie (post/e-mail/internet) is naar mijn mening niet zo gemakkelijk te beantwoorden. Mijn ervaring is dat iedere gemeente weer anders werkt, en dat je dus simpelweg niet kunt stellen dat kleine gemeentes altijd moeten outsourcen of vice versa.
Wel denk ik dat het goed is dat kleinere gemeentes samenwerken op o.a. dit vlak. Het is onnodig om steeds het wiel opnieuw uit te vinden, zeker wanneer men te maken heeft met krimpende (personeels-)budgetten. Juist wanneer men ervoor kiest om intern te scannen, is het van belang dat de oplossing dusdanig is ingericht dat eenieder hiermee kan werken met minimale uitleg. De kracht moet 'm juist zitten in de eenvoud.
Wat me opvalt, is dat er behoefte is aan overzicht. Teveel informatie van teveel leveranciers maakt de juiste keuze alleen maar moeilijker. Dat is dé reden waarom wij juist in gesprek willen met gemeentes en overige instellingen, om precies in kaart te brengen wat de behoefte is. Voordeel is dat wij niet direct een oplossing leveren, maar helpen bij het selecteren van de juiste leverancier uit ons brede scala aan partners. Dat kan dus betekenen outsourcen in het ene geval, intern scannen in het andere geval.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
