BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Personeelsdossiers bij gemeentelijke fusie
Ter voorbereiding op de aanstaande fusie zijn werkgroepen ingesteld. De subwerkgroep DIV stelt voor om de personeelsdossiers van de "oude" gemeenten af te sluiten en op vernietiging af te stellen aangezien de fusiegemeente een nieuwe werkgever is. Vanuit de "oude" dossiers zullen de kopieën van diploma's, getuigschriften en lopende zaken rond re-integratie/ziekte in de nieuwe PD's worden opgenomen.
De werkgroep Personeel ziet het anders het stelt:" De werkgroep is het hier niet mee eens. De nieuwe gemeente is de rechtsopvolger van de ‘oude’ gemeenten en medewerkers nemen hun rechtspositie mee naar de nieuwe organisatie. De termijn van ambtsjubileum e.d. telt ook door, dus de pd’s gaan mee naar de nieuwe organisatie. Het zou wel een goede zaak zijn om de dossiers wel te schonen en belangrijke informatie (bijv. aanstellingen) te digitaliseren voor de digitale pd’s. Het is belangrijk ook om incidenten/ disciplinaire maatregelen mee te nemen".
Wie kan vanuit de ervaringpraktijk mij van input voorzien om op dit onderwerp de "juiste" keuzes te maken. Hoe wordt tegen de input van de werkgroep Personeel aangekeken op het punt van incidenten/disciplinaire maatregelen. Mijns inzies is er sprake van een nieuwe werkgever en zouden deze stukken geen rol meer mogen spelen bij toekomstige zaken (privacyaspecten).
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Personeelsdossiers
Op personeelsdossiers zijn de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) en Archiefwet 1995 van toepassing. In Wbp worden regels gegeven voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Deze wet geeft aan wat de rechten zijn van iemand van wie gegevens worden gebruikt en wat de plichten zijn van de instanties of bedrijven die gegevens gebruiken. De Wbp stelt eisen aan de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. Voor overheidsinstellingen zijn er aanvullende regels vastgelegd in de Archiefwet 1995. Deze wet schrijft voor hoe de overheid moet omgaan met gegevens die door haar zijn opgemaakt en ontvangen, en verplicht overheidsorganen onder meer tot het opstellen en actualiseren van selectielijsten. In een selectielijst wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging en welke voor bewaring zijn bestemd. De selectielijst geeft ook de termijnen aan waarna bepaalde archiefbestanddelen moeten worden vernietigd.
Dossiers mogen niet worden overgedragen aan de nieuwe organisatie, zeker niet zonder de personeelsleden zelf hierin te kennen. De personeelsdossiers moeten worden afgesloten en de nieuwe organisatie moet nieuwe dossiers aan gaan leggen en de organisatie moet op de hoogte zijn van de lopende afspraken en verplichtingen.
De navolgende opties zijn mogelijk:
- Samenvatting maken van het oude personeelsdossier.
- De dossiers tijdelijk uitlenen met toestemming van de personeelsleden zelf.
- Documenten kopiëren (met toestemming) voor de nieuwe organisatie. Het betreft dan documenten betrekking hebbend op benoeming, bevordering en ontslag en alle documenten waarin nog geldende rechten en plichten zijn vastgelegd zoals b.v. studiefaciliteiten, vakantieafspraken, het laatste functioneringsgesprek of beoordelingverslag.
-
Permalink Antwoord van Gerdien Drost op
-
Ik ben momenteel gedetacheerd bij een pasgefuseerde gemeente. Hier is overnieuw begonnen, zelfs zonder kopieen te maken van diploma''s etc. Omdat daar formeel gezien ook toestemming voor moet worden gegeven door het personeelslid. Uiteraard zijn de oude pd''s nog wel raadpleegbaar, immers ze zijn niet vernietigd.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Arbeidsrechtelijk lijkt mij dat de rechten en plichten gewoon overgenomen worden na de "fusie" of "overname". Het dienstverband is daarmee dus nog niet beëindigd. Het lijkt mij dat de dossiers nu een te vroege vernietigingsdatum krijgen, mogelijk eentje die nog voor het einde dienstverband geldt.
De zorg over het archief wordt gewoon overgedragen (is het vervreemden?) aan het nieuwe bestuursorgaan, dus ik zie geen reden om de dossiers af te sluiten.
Maar goed, ik schud dit even uit mijn mouw, maar ik heb mij hier nog nooit in verdiept.
-
-
En de nieuwe gemeente is een rechtopvolger.
-
-
Goede bron, Ton!
-
Permalink Antwoord van Rob van Loon op
-
M.i. Heeft de werkgroep gelijk. In soortgelijke gevallen die ik heb meegemaakt zijn de dossiers meegegaan naar de nieuwe organisatie. Deze dossiers zijn wel afgesloten en voor de looptijd (10 jaar na ontslag) in bruikleen en beheer gegeven bij de nieuwe organisatie die zelf verantwoordelijk is gesteld voor de vernietiging t.z.t.. Dit is een praktische werkwijze die voor alle partijen het minste werk oplevert.
-
Permalink Antwoord van Gert Carras op
-
Beste Marco helemaal mee eens, want de zorgdrager blijft toch Burgemeester en Wethouders.
De zorg/taken gaan over naar het andere cq zelfde overheidsorgaan. De taken blijven toch hetzelfde
,Dus vervreemden van deze dossiers en een verklaring hiervan opmaken conform de Archiefwet/besluit en om welke dossiers het. Meest praktische oplossing, groet Gert.
gaat.
Marco Klerks zei:Arbeidsrechtelijk lijkt mij dat de rechten en plichten gewoon overgenomen worden na de "fusie" of "overname". Het dienstverband is daarmee dus nog niet beëindigd. Het lijkt mij dat de dossiers nu een te vroege vernietigingsdatum krijgen, mogelijk eentje die nog voor het einde dienstverband geldt.
De zorg over het archief wordt gewoon overgedragen (is het vervreemden?) aan het nieuwe bestuursorgaan, dus ik zie geen reden om de dossiers af te sluiten.
Maar goed, ik schud dit even uit mijn mouw, maar ik heb mij hier nog nooit in verdiept.
-
Permalink Antwoord van Gert Valk op
-
Ton,
ben het in grote lijnen eens met wat jij stelt, maar hoe verhoudt zich dit tot de plicht dat bijvoorbeeld bij een herindeling van gemeenten beide gemeenten hun archief dienen af te sluiten? De personeelsdossiers van de her in te delen gemeente dienen dan volgens mij formeel te worden afgesloten waarna in de nieuwe gemeente nieuwe personeelsdossiers dienen te worden aangemaakt, eventueel met gekopieerde informatie vanuit de personeelsdossiers van de vorige gemeente. Denk aan de herindeling van Lith bij Oss.
In de praktijk werden echter de personeelsdossiers overgezet naar de nieuwe gemeente Oss en lopen ze daar door. Ik denk dat in de meeste gevallen voor deze praktische oplossing wordt gekozen.
Ton de Looijer zei:Voor zover bij fusie, overname of faillissement sprake is van het overnemen van bestaande rechten en verplichtingen - het gaat hier dus enkel over gegevens die voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of een publiekrechtelijke aanstelling als ambtenaar noodzakelijk zijn -, zullen deze ook feitelijk bekend moeten zijn bij de nieuwe organisatie. Dit vormt de basis voor de (mogelijkheid) tot overdracht van bepaalde gegevens. Mits in die zin aan alle waarborgen is voldaan en personeelsdossiers zijn ‘overgedragen’ blijven ze een dynamisch karakter behouden (i.c.m. het nieuwe personeelsdossier). De termijn voor bewaring/vernietiging gaat in dat geval in vanaf het moment dat de medewerker de nieuwe organisatie verlaat (na pensionering, nieuwe aanstelling elders).
Indien ook bij de ‘nieuwe’ rechtsopvolger op enig moment sprake is van fusie, overname of faillissement, herhaalt de procedure zich. Op deze manier wordt gewaarborgd dat bestaande rechten en verplichtingen (voor zover noodzakelijk) bekend zijn bij de nieuwe organisatie (rechtsopvolger).
-
-
Gert, er is mij geen verplichting bekend die stelt dat bij een herindeling het archief afgesloten moet worden. De Archiefwet, art. 4, lid 1, stelt slechts dat er een "voorziening" getroffen moet worden. Oftewel, de verantwoordelijken moeten een bewuste keuze maken in wat ze met welke archiefbescheiden doen. Afsluiten is m.i. slechts één van de opties.
-
Permalink Antwoord van Aike van der Ploeg op
-
Voorbeeld zou kunnen zijn het Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie. Dat is de regeling die bij het Rijk geldt. Niet altijd de perfecte regeling, maar praktisch genoeg om mee te werken. In het kort: lopende zaken gaan mee naar de nieuwe organisatie. Ik zou personeel dat meegaat naar de nieuwe organisatie beschouwen als een lopende zaak, dus het hele personeelsdossier gaat dan mee naar de opvolgende gemeente.
-
-
Voor de richtlijnen van het Gemeentearchief Rotterdam zie deze link:
-
-
Kort door de bocht komt ook de Wet Arhi er op neer dat lopende zaken overgaan naar de rechtsopvolger
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
