BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Kengetallen documentgenerator
Zijn er bij iemand kengetallen bekend over het gebruik van een documentgenerator / sjabloongenerator? Wij zijn benieuwd naar wat de baten zijn van zo'n systeem. Wat levert het op aan tijd, gemak enzovoort.
Alvast bedankt voor jullie reacties.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Dag Maik, kan je iets specifieker zijn over welke kengetallen jij het precies bedoelt? Wat wil je precies inzichtelijk maken? Wil je weten welke metadata dan niet meer door DIV hoeft worden ingevoerd maar bijvoorbeeld door de gebruiker of een rms?
-
Permalink Antwoord van Maik Keeris op
-
Dag Marius,
Ik zoek inderdaad gegevens over de baten van een documentgenerator. Vooral in tijdswinst. Dus wat levert het op als je je brieven aanmaakt met de documentgenerator, hoeveel winst heb je bij registratie. Dat soort informatie.
-
Permalink Antwoord van Joost van Koutrik op
-
Je zou MIT of SmartDocuments (of andere aanbieders) eens kunnen vragen of ze al voorbeelden hebben van business cases, maar mogelijk heb je liever ervaringen van afnemers zelf... Ik zou in ieder geval denken dat je tijdwinst hebt in het functioneel beheer als je dit centraliseert (inhoudelijk beheer door brievenspecialisten van vakafdelingen zelf) en dat je voor de tijdwinst de generator het beste kunt 'opstarten' vanuit het zaaksysteem/DMS zelf: daar zitten veel (meta)data al in opgeslagen. Maar het hangt er dan wel vanaf hoeveel tijd je kwijt bent met de inrichting, dat zou je in zo'n business case onderbouwd moeten zien.
-
-
Dag Maik,
Wanneer je de kosten en baten verhouding inzichtelijk wil maken in termen van wie-doet-wat, en waar de reguliere DIV registratieacties worden verlegd naar de gebruiker of wordt weggevangen door het digitale systeem heb ik misschien wel een bestand waarmee je dat kan. Registratieacties en het invoeren van metadata staan immers ook voor een tijdsfactor. Het kan dus interessant zijn te meten waar deze tijdsfactoren worden uitgevoerd, waar wordt de actie (dus factor tijd) gelegd. DIV staat eigenlijk voor een zekere omvang van werk (tijd). Wanneer een deel van de tijd wordt verplaats naar de gebruiker maak je bij DIV winst, maar die tijdsfactor moet wel worden toegevoegd naar de gebruiker, afhankelijk hoeveel metadata er nog moeten toegevoegd, hoe geavanceerd is de sjablonengenerator.
Het bijgevoegde excelbestandje is fictief ingevuld. Dit kan je vervangen door het eigen metadataset van alle registratiemenu’s, Pas vervolgens de formules voor het celbereik hierop aan en je krijgt een indicatief beeld van wie-wat-doet. DIV-gebruiker-KCC-RMS/zaaksysteem.
Kijk maar of je iets mee kan.
Heb je nog vragen dan hoor ik dat wel.
- Bijlagen:
-
-
dag Marius,
Dank voor het lijstje!
Ik zal eens kijken of we hier wat mee kunnen. Het geeft een ieder geval een mooi beeld van de procentuele besteding per "uitvoeringseenheid". Het gaat uiteindelijk natuurlijk om de tijdswinst die de eindgebruiker heeft bij het samenstellen en registreren van brieven. Management zal willen weten wat de winst is in mensuren, op die manier kunnen we de aanschaf van de documentgenerator verantwoorden. Een documentgenerator betekent ook een gestandaardiseerde registratie van uitgaande en interne stukken. En dat betekent weer tijdswinst bij het zoeken naar documenten. En ik kan dit wel aan een leverancier gaan vragen maar dan krijg je de meest fantastische cijfers voorgeschoteld waar ik toch wel mijn vraagtekens bij zet.
Ik ben benieuwd of er nog meer informatie beschikbaar is.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Dag Maik, waarom stellen jullie als Universiteiten landelijk jullie metadata niet vast ? Zie ook deze oproep link.
-
-
Dag Yvonne,
is een heel goed idee, en er zijn ook wel stappen gezet om dat voor elkaar te krijgen. Echter dit gaat niet van een leien dakje. En als je dan als afdeling informatiebeheer vooruit wilt dan zul je zelf iets moeten doen.
-
-
Bij gemeenten gaat dit ook niet vanuit een leien dakje heb ik gemerkt, maar landelijk aandacht vragen helpt wel.
-
-
Hallo Maik,
Tijdswinst voor de gebruiker is één, maar vlak ook het belang van tijdwinst voor de beheerder niet uit. Ik weet niet waar jullie huidige sjablonen in beheerd / gebouwd worden maar de kans is vrij groot dat ook daar kan worden bespaard.
-
-
Dag Edwin,
dat zijn we ook niet vergeten te melden in de business case. We hebben ook alle mogelijk voordelen genoemd tot beveiliging aan toe. Maar het ontbreekt dus nog aan keiharde cijfers ter ondersteuning van wat we beweren.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
