BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Implementatie Baseline informatiehuishouding, hoe aan te pakken?
Sinds kort is de Baseline informatiehuishouding uit, van KING/VNG. Het bevat een kwaliteitsmodel voor een goede informatiehuishouding in de digitale tijd, waar denk ik wel behoefte aan is.
http://www.kinggemeenten.nl/king-kwaliteitsinstituut-nederlandse-ge...
De omvang van de "baseline" is alleen héél groot: om het in te voeren moet je als organisatie een informatiebeleidsplan opstellen en invoeren, een informatiebeheersplan ("DSP") opstellen en invoeren, een informatiebeveiligingsplan opstellen en invoeren, etc... Als je de baseline volledig wil invoeren, ben je volgens mij minimaal 2 jaar bezig, waarbij ook de gehele organisatie betrokken moet worden.
Hoe zien jullie de baseline? Voorlopig zien we het als een "fruitmand" waar we wat uit halen als het nodig is, bijv. nu het informatiebeveiligingsplan geactualiseerd moet worden. Ik ben benieuwd wat jullie visie is op de baseline en het implementeren ervan
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Rob, de eerste afspraak in Tilburg staat over de vraag hoe dit aan te pakken. We hebben in B5 verband meegelezen en feedback gegeven, dus geheel vreemd was ie niet.
Wat kwaliteitsmodel betreft zou ook de KPI (in ontwikkeling) kunnen gaan dienen.
-
Permalink Antwoord van Robin Lassche op
-
@Rob, Zeker, de Baseline is compleet op alle niveaus. Naar mijn idee zijn alle componenten betreffende de informatiehuishouding van een gemeente hierin genoemd en voorzien van kwaliteitsnormen.
Volgens mij is het belangrijk bij implementatie van de Baseline te kiezen voor een integrale benadering. Zaken die bijvoorbeeld in een informatiebeveiligingsplan worden geregeld hebben ook consequenties voor de inrichting van het informatiebeheersplan. En zo zijn er nog tal van verbanden aan te wijzen tussen de verschillende onderdelen die in de Baseline worden beschreven. Waar het om gaat is dat bij implementatie de samenhang tussen de verschillende onderdelen niet uit het oog verloren mag worden.
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Daar heb je wel gelijk in, maar het is wel een hele koe die we op moeten eten... en dat kan maar hap voor hap. Hoe houdt je desondanks de samenhang bij de implementatie?
Robin Lassche zei:@Rob, Zeker, de Baseline is compleet op alle niveaus. Naar mijn idee zijn alle componenten betreffende de informatiehuishouding van een gemeente hierin genoemd en voorzien van kwaliteitsnormen.
Volgens mij is het belangrijk bij implementatie van de Baseline te kiezen voor een integrale benadering. Zaken die bijvoorbeeld in een informatiebeveiligingsplan worden geregeld hebben ook consequenties voor de inrichting van het informatiebeheersplan. En zo zijn er nog tal van verbanden aan te wijzen tussen de verschillende onderdelen die in de Baseline worden beschreven. Waar het om gaat is dat bij implementatie de samenhang tussen de verschillende onderdelen niet uit het oog verloren mag worden.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Hallo Rob,
De Baseline is inderdaad een hele hoop. De kern wordt gevormd door de 7 normen. Zie hiervoor met name deel 2a van de Baseline. Voor iedere norm is in dit deel een afzonderlijk hoofdstuk gemaakt. Ieder hoofdstuk begint met een kader waarin de norm staat vermeld en wordt toegelicht. Het zijn als het ware stellingen, die je intern kunt bespreken en evalueren. In hoeverre is dit geregeld en geborgd in de organisatie?
Die 7 normen zijn in principe datgene waaraan de gemeente moet voldoen; die ze moet implementeren.
Nu vonden we in de werkgroep van de Baseline dat het niet genoeg om slechts de normen te benoemen en uit te werken. Daarmee zadel je de gemeenten immers alleen maar op met problemen, maar bied je ze geen oplossingen. Daarom wordt in deel 2a methoden en theorieën beschreven die kunnen helpen bij het zoeken naar verbeteringen van de informatiehuishouding, conform de normen. De theorie rondom zaakgericht werken werd zo groot, dat we daar een apart deel (2b) van gemaakt hebben. In deel 3 (nog uit te breiden) bieden we praktijkvoorbeelden aan.
We konden niet een kant-en-klare oplossing realiseren voor alle gemeenten. Iedere gemeente is immers uniek en heeft een eigen organisatiestructuur, cultuur, (financiële) middelen, etc. De gemeenten moeten dus ook vooral zelf nadenken over hoe zij de normen kunnen realiseren binnen de eigen organisatie. Met deel 2a, deel 2b en deel 3 hopen we de "fruitmand" genoeg gevuld te hebben met voer voor inspiratie.
Hoe implementeer je dus de Baseline? Begin met het bespreken en evalueren van de normen. Constateer waar de gebreken in de eigen organisatie liggen. Zoek manieren om dit te verbeteren en implementeer deze. Laat je daarbij inspireren door de methoden en theorieën die de Baseline-documenten je bieden. Ben je klaar met de implementatie? Bespreek en evalueer de normen opnieuw. Zijn er nog gebreken? (Deming-circle)
P.S.
Diverse theorieën en methoden konden in meerdere hoofdstukken (normen) geplaatst worden. Daarin hebben we soms keuzes moeten maken. Hoe dan ook, het is goed om bij het zoeken naar inspiratie door het hele document te bladeren.
-
-
@Marko Ik had al gezien dat je ook meegewerkt had ;) Je antwoord helpt bij de implementatie: de normen zijn "verplicht", de uitwerking ervan in de baseline is een handreiking. Toch zou er nog wat meer aandacht gegeven mogen worden aan de mogelijkheden die er bestaan bij het implementeren van de baseline.
Voorbeeld: we zijn nu na aan het denken over een "handboek vervanging": hierin staan technische en organisatorische eisen. Een implementatiemodel zou kunnen zijn om de technische eisen het eerst in te voeren en daarna pas de organisatorische, zodat na besluitvorming hierover vervanging met terugwerkende kracht doorgevoerd kan worden (vanaf het moment van invoeren van de technische randvoorwaarden).
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Dag Rob,
ik zie de Baseline ook als een totaalplaatje, een ideaalbeeld, 100% perfectie. Die je misschien nooit gaat halen. Maar waardoor je wel weet wat je nu allemaal aan dient te pakken mocht je ooit voor die 100% gaan.
Zoals je zegt is het gewoon allemaal te veel om in 1 keer te gaan aanpakken. Des te meer reden om per onderdeel te kijken waar je nu staat en welke risico's je loopt. Als je daar een beeld van hebt kun je gaan kijken welke risico's je als eerste wilt gaan verkleinen en waarom, zodat je een gefundeerde beslissing neemt over welke hap van de koe je eerst neemt. De volgende happen volgen dan op de eerste, in de volgorde die uiteindelijk leidt naar 100% koe op ;-). Is je informatiebeveiliging lek en levert dat grote risico's op? Dan is dat je eerste hap. Of is informatie onvindbaar omdat medewerkers zo slecht registreren in het DMS en levert dat veel tijdverlies op? Dan kan dat je eerste hap zijn.
Succes!
-
-
Hallo Rob,
Ik vraag mij - in lijn met Bas' reactie - af of er één implementatieaanpak geschreven kan worden voor alle gemeenten. Het vertrekpunt is zo verschillend! Bespreek de normen in je eigen organisatie en bepaal dan (afhankelijk van risico's, belangen, mogelijkheden, etc.) als organisatie je eigen pad.
Maar goed, misschien had dat wel wat duidelijker in de Baseline mogen staan; dat het begint met een analyse van de normen op je eigen organisatie en dat de uitwerking "slechts" een handreiking is voor een zelf-te-kiezen ontwikkelpad.
Het is mij nog niet helemaal duidelijk hoe de Baseline doorontwikkeld zal worden (is wel afgesproken). Als ik hier meer over kom te weten zal ik het implementatie-vraagstuk voorleggen.
-
Permalink Antwoord van Klaas van der Heijden op
-
Beste Rob en anderen,
Wij (ik) hanteren al jaren 7 i-Domeinen.
Producten (budgetten) en primaire classificaties
Organisatie medewerkers, rollen rechten (verantwoordelijkheden BIB)
Processen flows (bewaren, vernietigen etc.) met activiteiten en handelingen (mandaten)
Informatie samenhang, semantiek (valideren) en symboliek
Applicaties functionaliteiten en velden (metadata architectuur/verbindingen?
Databestanden de bestanden wie wat waar en de database- en metamodellen
Infrastructuur Servers, connectoren, bewaarplaatsen, transportmiddelen etc
Alle 7 moeten ze aan bod komen. Op elk ervan moet je zaken regelen, maar de volgorde ervan is afhankelijk van organisatorische factoren. Bijvoorbeeld kun je "meeliften" op (de prio's van) een bestaand project en de baseline stap voor stap invoeren? Of kun je een bepaald onderdeel optimaliseren?
Veel heb je de afgelopen jaren (ZTC/DSP) website/producten, rechten/autorisaties, processen, inrichting DMS waarschijnlijk al (deels) gedaan denk ik.
Maar nu gaat het volgens mij in de baseline niet om nieuwe inzichten maar om letterlijk de puntjes op de i te zetten. Dat heet volgens mij integreren dus. En dat begint bij DIV zelf, Wanneer jij (ik bedoel DIV) integreert, integreert de baseline in jouw slipstream mee :)Gr Klaas
-
-
Presentatie over baseline op website KING beschikbaar, zie deze link.
-
-
Alle presentaties van de bijeenkomsten van de VNG, die tot nu toe zijn gehouden, zijn te vinden via deze link.
Morgen 31 mei 2012 in 's-Hertogenbosch de laatste bijeenkomst, die reeds snel was volgeboekt.
-
Permalink Antwoord van Bart van Oerle op
-
Ik ben het eens met Rob dat de Baseline te groot is om echt praktisch toepasbaar te zijn. Binnen de overheid wordt te vaak gestreefd om volledig te willen zijn en niet het verwijt te krijgen dat je bepaalde aspecten over het hoofd hebt gezien. Vaak is streven naar 80% veel effectiever. Dat levert een veel behapbaarder en concreter stappenplan op dat intern ook goed te verkopen is. Als je dat gedaan hebt, dan zijn de puntjes op de i ook het probleem niet meer.
Een langdurig baseline implementatie project opstarten waarbij je stap voor stap alle aspecten afloopt, zie ik niet zitten mede omdat ik denk dat ik daar ook geen commitment voor krijg.
Gevolg is dat ik het inderdaad als fruitmand zie waar je af en toe wat uit haalt. Dat sluit ook enigsinds aan bij de opmerking van Bas. Je pakt een bepaald probleem aan en kijkt dan wat daarover staat in de Baseline. Uiteraard moet je ook naar de samenhang van de verschillende aspecten blijven kijken, maar dat is wat mij betreft niets nieuws.
-
Permalink Antwoord van Theo Kremer op
-
Misschien een idee om voordat er tal van verbeterslagen en stappenplannen geïmplementeerd worden, eerst eens te kijken hoe het ervoor staat? In Amsterdam is ervoor gekozen om eerst zicht te krijgen op hoe de informatie is georganiseerd in relatie tot taken en processen door een maken van een beheerplan. En daarna op basis van urgentie datgene aan te pakken waar de organisatie de meeste pijn voelt of waar de meeste winst te boeken is. Niet de informatiebeheerders maken deze keus, maar het management. Het beheerplan is dan ook een managementtool om net als een begroting keuzes mee te kunnen maken. Misschien kiezen ze op basis van de foto, want een beheerplan is niet anders, om 10% te verbeteren, of een nieuw DMS aan te schaffen of denken ze nu even niet. Maar weten ze dan wel wat de mogelijke consequenties zijn.
Je zou de Baseline kunnen zien als het ideaalplaatje, de soll, terwijl het beheerplan de ist is. Waarna je kunt kiezen naar welk stukje van de soll je toe wil.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
