BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Losse verzameling documenten in zaaksysteem
De gemeente Helmond is bezig met het invoeren van digitaal en zaakgericht werken voor de WMO-processen. De stap naar zaakgericht werken is voor de WMO-medewerkers niet groot omdat men dit vanuit GWS ook al redelijk gewend is. De papieren clientdossiers zijn al lange tijd zaakgericht ingedeeld: de verschillende tabs in het dossier staan voor de verschillende zaken die voor kunnen komen. Er is één tab die tegen de zaak ingaat: algemene documenten. Hierachter zitten alle documenten van een client die gebruikt worden voor de behandeling van de verschillende zaaktypes (bijvoorbeeld bankgegevens, medische rapporten enz.) Wie kan mij vertellen hoe ik deze tab in het systeem krijg, zodat de documenten wel bij elkaar zitten (terwijl ze onderling geen unieke zaak vormen), en toch raadpleegbaar zijn voor de verschillende zaken die een client heeft lopen?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Gert Carras op
-
Een lastig verhaal, inderdaad je kan wel weer een zaaktype aanmaken. Ook kan je de onder de tab algemeen voorkomende documenten scannen en aan de betreffende werkprocessen koppelen cq opslaan, zodat je
dan de processen compleet hebt volgens mij. groet Gert Carras
-
Permalink Antwoord van Linda Geubbels op
-
Bedankt voor jullie reactie.
@Jean-Luc: Ik heb ook aan een algemeen zaaktype gedacht voor deze documenten, maar dan krijg je een probleem met de selectie en vernietiging. We kijken niet meer naar individuele documenten, maar gaan op zaakniveau vernietigen. Dit betekent dus dat de "algemene zaak" met documenten al vernietigd kan worden op een moment dat lopende zaken (waarvoor deze documenten ook nodig zijn) nog niet afgedaan zijn. Misschien moet ik het procedureel inkaderen dat het algemene proces pas wordt afgedaan bij overlijden van de client of stopzetten van de uitkeringen.
Er komt bij ons een koppeling tussen GWS en Verseon, waarbij de WMO-medewerkers vanuit GWS blijven werken. We werken dus wel met andere systemen, maar veel "uitdagingen" die jullie (of wij) tegenkomen tijdens dit proces zullen niet veel van elkaar verschillen. We kunnen idd altijd van elkaar leren!@Gert: Ik kan ze natuurlijk aan meedere zaken koppelen, maar de vraag is dan ook, wat er gebeurt als een van deze zaken wordt vernietigd. Zijn de scan+metadata dan overal weg? Het is ook nog een optie om de scan meerdere malen te registreren, maar daar worden we denk ik ook niet vrolijk van...
-
-
Beste Linda, volgens mij aan meerdere zaken koppelen via een scan(kopie). Als dan een zaak word vernietigd
blijft de rest toch behouden, want aan die andere zaken zit dan toch de scan(kopie) gekoppeld?
Alleen inderdaad registreer je dan de scan meerdere malen , dat geeft toch niks.
-
-
Jean-Luc Rouvroye zei:Ik zie geen probleem voor de vernietigingstermijn. Gewoon een zaaktype aanmaken met een termijn 'zoveel jaar na vervallen belang' (einde recht op, overlijden, etc). Onder dat zaaktype 'info' krijg je alle gegevens van een cliënt in een zaak. Je moet het in mijn ogen niet willen om documenten op meerdere plaatsen op te slaan.
-
-
Gert Carras zei: Ach het gaat erom wat het meest praktisch is voor Linda
Jean-Luc Rouvroye zei:Ik zie geen probleem voor de vernietigingstermijn. Gewoon een zaaktype aanmaken met een termijn 'zoveel jaar na vervallen belang' (einde recht op, overlijden, etc). Onder dat zaaktype 'info' krijg je alle gegevens van een cliënt in een zaak. Je moet het in mijn ogen niet willen om documenten op meerdere plaatsen op te slaan.
-
-
We hebben nog geen concrete beslissing genomen hoe we de algemene documenten in het DMS gaan zetten, maar toch alvast bedankt voor de reactie. Voor beide opties valt iets te zeggen. Binnenkort wordt de koppeling tussen Verson en GWS gerealiseerd en kunnen we gaan testen. Ik hoop dat de (test)praktijk voldoende antwoord kan geven op deze (en vele andere) vragen die we nog hebben.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
'informatieve gegevens is toch geen zaaktype'?
Is het niet zo dat je documenten aan meerdere zaken kunt hangen?
Deze documenten zijn nodig in meerdere zaken, dus koppel je het document aan meerdere zaken. In eerste aanleg zijn de documenten binnengekomen, behorend bij een van de WMO-processen (of het WMO-proces), maar ze worden hergebruikt is diverse zaken.
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Eventueel kan je de persoonlijke gegevens per client in een clientmap bewaren op de fileserver, dus buiten je DMS. Zo zorg je ook dat de gegevens van draaideurklanten nog wat langer en centraal bewaard blijven als voor die clienten toch weer een nieuwe zaak moet aanmaken. Je kunt dan in 1 keer alle persoonlijke gegevens weer aan een nieuwe zaak koppelen, in een nieuwe map. Maar dan moeten er wel afspraken gemaakt worden over het beheer van de dossiers met persoonlijke gegevens op de fileserver.
Zomaar een idee.
-
-
dan zou gedacht kunnen worden aan een zaaktype als 'het intern beschikbaarstellen van informatie van clienten voor soza'?
Jean-Luc Rouvroye zei:@ Jack: bij Sociale Zaken worden klantgegevens voor meerdere processen hergebruikt. Je kan die documenten natuurlijk aan meerdere zaken koppelen, maar ik zat zelf te denken aan een 'zaaktype' (lees werkproces) om de klantgegevens in op te slaan. Zo kunnen medewerkers van SZ gemakkelijk de informatie in het DMS vinden en eventueel hergebruiken in andere zaken. Het gaat mij vooral om het beschikbaar stellen van deze gegevens.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Crombag op
-
Hoi Linda, deze discussie is al van een aantal jaren geleden, maar speelt nú bij ons. Ik vroeg me na het lezen van jouw vragen en alle reacties af hoe jullie uiteindelijk zijn gaan werken?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
