BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Definitie DSP
Beste collegae,
Ik heb een vraag over de definitie van DSP.
Ik houd mij momenteel bezig met het beheer van het DSP. Voor het beheer van DSP gebruiken wij i-Navigator.
Als ik een nieuwe afdeling over i-Navigator vertel, begin ik meestal met de definitie van het DSP (Actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden, geordend overeenkomstig een ordeningsstructuur).
Eerlijk gezegd, kan ik mij niet helemaal vinden in deze definitie. Ik krijg vaak de neiging om het woord archiefbescheiden te vervangen door processen, want i-Navigator is eigenlijk een overzicht van processen geordend overeenkomstig een ordeningsstructuur.
Ik hoor graag wat jullie hiervan vinden. Ik hoop dat ik van iemand een definitie van DSP krijg die beter aansluit op deze situatie.
Alvast bedankt
Met vriendelijk groet,
N.A. Houshang (medewerker DIV gemenete Leidschendam-Voorburg)
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Katja op
-
Hoi Naijib,
Volgens mij doe je een aantal veronderstellingen, die je eerst even moet toetsen:
Is, wat je noemt, wel de definitie van een DSP? Want wordt er in de Archiefregeling 2009 nog gerept over een DSP?
Is de i-navigator een DSP of iets heel anders, namelijk een navigatietool voor je DSP??
Mijn advies: bgin bij het begin (archiefwet/regeling), ga naar het bijzondere (DSP) en eindig met het hanteren van de tool.
Groet,
Katja
-
Permalink Antwoord van Najib Houshang op
-
Hoi Katje,
Bedankt voor je reactie en je tips.
Ik heb gelijk in de archiefregeling 2009 gekeken en het volgende gevonden:
Artikel 18. Overzicht en ordeningsstructuur
De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur.
Lijkt hetzelfde gerecht. Zij hebben er een beetje zout en peper aan toegevoegd en ze noemen het geen DSP meer, maar een ordeningsstructuur.
Katja zei:Hoi Naijib,
Volgens mij doe je een aantal veronderstellingen, die je eerst even moet toetsen:
Is, wat je noemt, wel de definitie van een DSP? Want wordt er in de Archiefregeling 2009 nog gerept over een DSP?
Is de i-navigator een DSP of iets heel anders, namelijk een navigatietool voor je DSP??
Mijn advies: bgin bij het begin (archiefwet/regeling), ga naar het bijzondere (DSP) en eindig met het hanteren van de tool.
Groet,
Katja
-
Permalink Antwoord van Robin Lassche op
-
Hoe je het ook noemt, ordeningsstructuur, informatiebeheersplan of DSP; waar het volgens mij om gaat is het volgende: Je beheert informatie op twee verschillende niveau's. Op het eerste niveau is dat de set werkprocessen die zijn beschreven en die de organisatie op grond van een zekere bevoegdheid uitvoert. Op het tweede niveau is het de administratieve neerslag (de archiefbescheiden) die voortvloeien uit de uitvoering van die werkprocessen die worden beheerd. De werkprosessen bepalen de context van de archiefbescheiden. Binnen een werkproces zijn de documenten beschreven die gedurende de voortgang van het proces worden gegenereerd. Zonder de context van een werkproces heeft een archiefdocument geen betekenis.
-
-
Hoi Robin,
Ik probeer aan de hand van jouw toelichting de definitie van DSP aan te passen . Ik hoor het graag als ik het niet goed heb gezien.
(Actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van werkprocessen en daarbij behorende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig een ordeningsstructuur).
-
-
Hoi Najib,
daaruit voortvloeiende i.p.v. daarbij behorende zou ik zeggen. De oorspronkelijke definitie dekt overigens de lading m.i. prima. De ordeningsstructuur wordt bepaald door de werkprocessen. Sterker nog: de ordeningsstructuur is in deze definitie gelijk aan de werkprocessen.
-
Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op
-
Najib,
Goed dat je naar de werkvloer een andere taal gaat spreken. Het is inderdaad een vreselijke definitie en ik zie de vermoeidheid van de medewerkers al in voor als je ze daarmee lastig gaat vallen. Met zaakgericht werken is de DSP inderdaad meer een procesoverzicht geworden. Misschien moet je de definitie nog verder loslaten en nog meer in de taal spreken van de eindgebruiker? Focus je daarmee ook vooral op het doel. Wat DOET de DSP ipv wat IS de DSP?
Een idee: een overzicht van werkprocessen met bijbehordende documenten zodat we gemakkelijk onze informatie terug kunnen vinden en verantwoording over ons handelen kunnen afleggen?
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Sven, goed voorstel !
-
-
Bedankt voor jullie reacties,
Dankzij de reactie van Katja heb ik een keertje de archiefregeling 2009 doorgebladerd.
De reacties van Robin hebben voor mij de definitie van DSP duidelijk gemaakt en het advies van Sven ga ik zeker gebruiken voor mijn volgende presentatie van I-Navigator.
Nogmaals bedankt
-
Permalink Antwoord van Anje van der Lek op
-
Beste Najib,
Het lijkt me goed om in het achterhoofd te houden dat "het" DSP niet bestaat. De term stond idd in de Ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. In de Archiefregeling 2009 is -ie er juist weer uitgehaald omdat "DSP" in de markt een veel breder concept was geworden dan de wetgever in eerste instantie bedoelde. Zie: www.decos.nl/files/8/0/1/5/od4_dsp%20vs%20ZTC.pdf
-
-
Even in aanvulling op Anje: de wetgever heeft behalve de enigszins cryptische definitie die hierboven al een paar keer de revue heeft gepasseerd het begrip DSP nooit geëxpliciteerd. Daar hebben marktpartijen op ingespeeld. Zij hebben die expliciete invulling wel vormgegeven. Omdat de term DSP daardoor zo onlosmakelijk werd verbonden met producten zoals het Model-DSP en de ZTC is in de Archiefregeling 2009 de term DSP vervangen door de meer neutrale term 'ordeningsstructuur' (art.18) In de toelichting op dit artikel wordt echte nog wel over een documentair structuurplan gesproken - nu voluit geschreven.
-
Permalink Antwoord van Klaas van der Heijden op
-
Hello Naiijb,
je vraag feitelijk.
Als ik een nieuwe afdeling over i-Navigator vertel, begin ik meestal met de definitie van het DSP (Actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden, geordend overeenkomstig een ordeningsstructuur).
In die zin is het niet van belang wat het DSP is maar denk ik meer wat jij met het DSP voor hen kunt betekenen en wat de organisatie voor profijt heeft.
En dat profijt zit in de toepassing (art. 5 van de regeling) de toepassing daar bedoel ik mee dat je met het DSP ervoor zorgt dat de gebruikers van het DMS, en andere systemen hun documenten kunnen VINDEN en beheren.
Het DSP is daarvoor een grote set van woorden die de organisatie en afdelingen gebruiken als label, tag voor hun documentnamen, documentsoortnamen, documenttypenamen en ......
Al deze namen zijn of worden via het DSP eenduidig gemaakt afhankelijk van de afdelingen die deze gebruiken voor documentopslag, ordening en terug vinden.
De I-Controler is zon DSP én ZTC én procestool waarmee je de semantiek van woorden beheerst inclusief het feit dat je voldoet aan de wet- en regelgeving.
De kern van jouw verhaal aan de nieuwe afdelingen is dan ook in mijn ogen, dat jij met het DSP er voor hen mee zorgt dat hun documenten en dossiers eenduidig toegankelijk gemaakt worden en makkelijk daarom ook door hen eenduidig teruggevonden kunnen worden. Want je hanteert hun taal.
P.s. trefwoorden en onderwerpen zijn dus dooddoeners (zonder semantische waarde) niet alleen voor ons vakgebied maar meer nog voor niet vakgenoten. Dooddoeners omdat deze trefwoorden en onderwerpen je maar al te vaak naar een dood spoor geleiden en niet naar de documenten die je feitelijk wil vinden.
Gr Klaas van der Heijden
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
De definitie van het DSP (of artikel 18 AR) volstaat juist door zijn eenvoud van formulering en taal naar mijn gevoel voor alle vormen en varianten van de inrichting van de informatiehuishouding ongeacht de wijze waarop, en het gebruik van technische en digitale hulpmiddelen waarmee je deze DSP vormgeeft.
Door de eenvoud van formulering is deze juist duurzaam omdat er om de zoveel jaar kennelijk weer behoefte bestaat in jargonverandering. Wanneer een DSP definitie zich daar dus al expliciet in uitdrukt (laat meeslepen) moet deze inderdaad weer om de zoveel tijd worden aangepast.
Dat een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het geldende ordeningsstructuur impliceert per definitie ook de werkprocessen. Immers zijn archiefbescheiden (documenten/dossier) gestolde primaire werkproces, dat is altijd al zo geweest.
Ze zijn feitelijk synoniemen van elkaar, met dat verschil dat “archiefbescheiden” een duurzaam en dekkend begrip is. Het dekt namelijk de deelvormen af zoals documenten -> dossiers -> series. Het begrip “samenhangend” heeft met name betrekking op de documenten in hun dossiercontext. Het begrip “overeenkomstig de geldende ordeningsstructuur” heeft met name betrekking op de ordeningsstructuur (overzicht) van de dossiers in hun onderlinge inhoudelijke verwantschap, oftewel de gestolde werkprocessen.
In feiten is een goede dossierinventaris gelijk aan een overzicht van de uitgevoerde werkprocessen. Niet uitgevoerde werkprocessen zijn abstracties, archivistich pas van betekenis wanneer dat proces uitvoerend word geactiveerd.
Artikel 18 AR verplicht namelijk niet dat het een overzicht moet zijn van niet uitgevoerde werkprocessen, oftewel een overzicht van in potentie te vormen dossiers. Natuurlijk is het wel verstandig om op zich een overzicht te hebben van alle in potentie te genereren werkprocessen. Een ZTC is een vorm van zo’n processenoverzicht, alleen die heeft als primaire ordeningsleutel de verwantschap van procesverloop en niet de verwantschap van handeling/onderwerp.
Misschien willen we over vijf jaar het begrip “werkproces” weer vervangen voor “zaak” of een andere dan weer in zwang zijnde term. Maar in alle gevallen zal het blijven gaan over de gestolde neerslag daarvan en dat zijn nu eenmaal archiefbescheiden.
Misschien hebben we meer behoefte aan een cumulatieve taal- en jargonconcordans. Met jargon bedoel ik hier begrippen uit andere disciplines. Voorbeeld, een proceseigenaar had het over “producties”, hij bleek echter gewoon documenten te bedoelen. Door het begrip document wist iedereen weer wat, en dat ze hetzelfde bedoelde. Hier bleek de “oude” term document het als gemeenschappelijke taal het beter te doen. Het gebruik van gemeenschappelijke taal is dus essentieel. De vraag is dan wiens taalmodel gaat het dan worden en hoe concorderen we die dan.
Om terug te komen op de oorspronkelijke vraag. Een procesoverzicht in nog geen dossieroverzicht, maar een dossieroverzicht is gelijk aan een overzicht van die aanwezige processen met verwijzing naar de vindplaats (zie toelichting AR).
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
