BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Metadata vernietigen, dat moet!

De vraag en het antwoord

Een vraag die ik al verschillende keren voorbij heb horen komen is "Moeten metadata ook vernietigd worden?" Mijn standaard antwoord is: "Ja, zeven jaar nadat het bijbehorend archiefbescheid vernietigd is. Het is dus niet van toepassing op te bewaren bescheiden."

Die 7 jaar (na vervallen) haal ik uit de VNG-Selectielijst, cat. 11 "Documenting documents". Dat met "documenting documents" onder meer metadata wordt bedoeld, is misschien niet heel erg duidelijk. Uit de aanpassing van de Selectielijst waar momenteel door de VNG aan gewerkt wordt, blijkt echter wel duidelijk dat het hierom gaat.

Overigens wordt in deze aanpassing de termijn van 7 jaar nv teruggebracht naar 0 jaar nv.

Een ander geluid

Nu werd ik vandaag geconfronteerd met dit advies van Doxis uit 2008. Hierin wordt onder meer gezegd dat het vernietigen van metadata mag, maar niet verplicht is. Goed, wettelijk is het misschien niet verplicht, maar vrijwel alle gemeenten hebben zichzelf wel deze verplichting opgelegd.

Ook wordt er gezegd dat de Wet bescherming persoonsgegevens de vernietiging niet verplicht. De persoonsgegevens zijn immers rechtmatig verkregen en voor een bepaald doel vastgelegd. Ik heb mij nog niet intensief bezig gehouden met de Wbp, maar ik meen mij te herinneren dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan voor het doel noodzakelijk is. Als het archiefbescheid vernietigd is, draagt het behouden van de persoonsgegevens dan nog bij aan het doel waarvoor zij verkregen zijn? Ik vraag het mij af.

Conclusie

Mijn inziens is het dus klaar als een klontje dat metadata 7 jaar na vervallen van het belang vernietigd moeten worden. Bij te bewaren bescheiden zijn de metadata vanzelfsprekend ook te bewaren. Gelet op de Wbp zou je eigenlijk de persoonsgegevens misschien al eerder moeten vernietigen. Vanuit dat oogpunt is de geplande wijziging van de Selectielijst, cat. 11 geen slecht idee.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Joost van Koutrik op 22 September 2010 op 9.25

Het helpt ook wel dat de naamgeving veranderd is naar "Gegevens over gegevens", de gemiddelde professionele gebruiker van de Selectielijst weet dan gelijk wat je bedoelt.

De laatste versie die ik onder ogen heb gekregen beschrijft de vernietigingstermijn als "1 jaar na het vervallen van het belang in verband met de bedrijfsvoering". Los van de vraag of dit praktische problemen oplevert in je recordsmanagementapplicatie (eerst het document vernietigen en na een jaar pas de metadata), kun je inderdaad met de Wbp onder de arm stellen dat de metadata tegelijk met het document vernietigd moeten worden.

Kan dit trouwens ook vragen opleveren bij het opmaken van bijlagen bij verklaringen van vernietiging/vervanging, bijvoorbeeld als je die bijlagen gedeeltelijk op documentniveau wilt uitwerken met gebruikmaking van de metadata? (Geen idee waarom je dat zou willen doen, maar goed...) Tegen dat probleem zou je ook op den duur bij "Documenting documents" aanlopen. Of zoek ik nu spijkers op laag water?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Maik Keeris op 5 Maart 2012 op 14.54

Puur in de vragende sfeer de volgende punten. Ik weet niet of het echt van belang is wie de bewaartermijn toekent, wel het waarom en dat wordt (is in ieder geval de bedoeling) bereikt door gebruik te maken van de categorieën in de selectielijst. En daarbij heb je je vernietigingslijsten om te zien wat er was. Is dat niet voldoende? Bovendien hoe kun je metadata over niet meer "bestaande" documenten en dossiers veilig en accuraat over een lange periode bewaren? De systemen zelf veranderen bijna continue.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 5 Maart 2012 op 15.49

Hallo Maik,

Het nadeel van vernietigingslijsten is dat deze geen database zijn met een zoek-interface erop, maar een stapeltje papier of een pdf o.i.d. Stel je bent op zoek naar een dossier, waarvan je weet dat het ooit heeft bestaan. Een poging tot zoeken in het dossier-registratie-systeem of het DMS levert niets op. Moet je dan alle vernietigingslijsten van de afgelopen jaren gaan doorbladeren om te kijken of het dossier ergens tussen staat? Was het niet veel handiger geweest als het het dossier-registratie-systeem of het DMS liet zien dat het dossier heeft bestaan, maar is vernietigd? Laten we de metadata dan wat langer bewaren, zodat we niet nodeloos gaan zoeken naar reeds vernietigde dossiers, zo luidt de gedachte.

Het langer bewaren van de metadata dan de archiefstukken heeft ook nadelen. Hoe ga je hiermee om in de vernietigingsprocedure? Wat is het onderscheid tussen metadata en gestructureerde data in het dossier? Moet je dus twee bewaartermijnen per dossier vastleggen; één voor het dossier zelf en één voor de metadata over het dossier? Bewaar je alle metadata? Geldt er vanuit wetgeving een harde vernietigingsplicht (bijv. bij de Wbp)? Hoe ondersteunt de applicatie (DMS) dit?

Voor het bewaren van metadata over een langere periode ken ik drie alternatieven:

- Conversie van het metadata-model: als het ene metadata-model wordt vervangen door het andere, dan zul je de oude gegevens moeten "vertalen": wat in het oude model in dit veld stond ingevuld, moet in het nieuwe model daar ingevuld worden.

- Conversie van de gegevens: zet de gegevens in een xml of andersvormig document en sla dat in het dossier op. Registreer het dossier opnieuw of maak gebruik van een lichte, minimale conversie van het oude metadata-model.

- Archival Information Packages, De term komt uit de OAIS-standaard en is in principe een digitaal bestand met daarin het document én de bijbehorende metadata. Meer weet ik hier ook niet over. :-S

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Robin Lassche op 7 Maart 2012 op 9.26

Een analoge vernietigingslijst is een metadata-object. Het zegt tenslotte iets over gegevens die vernietigd worden of vernietigd zijn. Deze komen als bijlage bij de verklaring van vernietiging m.i. voor permanente bewaring in aanmerking (de selectielijst is hierover tamelijk vaag). De reden om die de V-lijst en de verklaring van vernietiging permanent te bewaren is om te kunnen bewijzen dat de betreffende gegevens daadwerkelijk zijn vernietigd en bovendien te kunnen reconstrueren op welke wettelijke grondslag dit is gebeurd.

In een digitale omgeving dient naar mijn smaak de metadata die vernietigde digitale documenten contextualiseert in het kader van bovengenoemde redenen in aanmerking te komen voor permanente bewaring.