BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
E-mail en bestandsformaten
De Volkskrant voorspelde voor 2012 dat het gedaan zou zijn met de e-mail. Ik merk daar vooralsnog niets van, 50 mails per dag op mijn werkmail is eerder regel dan uitzondering.
Dat heeft niets met BREED te maken, die ontvang ik op mijn privé mail. Je hebt een hobby of niet.
Over het feit dat e-mail veelal niet geregistreerd wordt en daardoor de gevolgen van het handelen van de overheid naar de burger en bedrijven toe niet goed in beeld is, is al veel over gesproken ook op BREED. Zo worden de meeste e-mails vaak in de persoonlijke postbus ontvangen. En ook wat de uitgaande mails betreft is het veelal afhankelijk van de gebruiker om de mail te registreren. Ik blijf het opmerkelijk vinden dat het issue e-mail al snel wordt opgevolgd door het volgende issue social media zonder dat dit relevant genoeg is om op te lossen. Anders was het wellicht wel gebeurd.
Dat is een facet, maar dan de mail zelf. Als het beetje meezit wordt die nu nog geprint en bij een dossier gevoegd. Als er geheel digitaal wordt gewerkt is dat geen optie.
Mijn vraag is in welk formaat wordt er bij jouw organisatie opgeslagen, wordt er voor MIME gekozen of bijvoorbeeld omgezet naar PDF ? Wie kan zijn ervaring op dit gebied delen ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Maarten-Jan van der Meij op
-
Hallo Yvonne,
Bij de projectorganisatie van een overheidsonderdeel waar ik werkzaam ben worden alleen de e-mailbomen van conversaties in het DMS geregistreerd, in het orginele formaat. In ons geval MS Outlook. Tevens worden -substitutie is nog niet mogelijk - deze e-mailbomen op basis van archiefwaardigheid uitgeprint t.b.v. de fysieke dossiers. E-mail is bij ons bij lange na niet uitgestorven...
T.a.v. projectarchieven is in enkele gevallen een uitzondering gemaakt en mochten archiefbescheiden óók digitaal overgedragen worden. Toegestane formaten voor e-mail zijn dan .odf (wordt voor zover ik weet nog niet toegepast) en .pdf/A-1A.
De organisatie maakt ook gebruik van social media (m.n. Yammer), maar daar slaan we vooralsnog nog niets van op.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Maarten-Jan, bedankt voor het antwoord. Vooral projectarchieven kunnen veel bestuurlijke risico's met zich meebrengen.
Wat ik me ook afvraag is of je e-mail hoeft te 'vervangen' het is al digitaal. Mij lijkt het dat je als je een e-mail op een B termijn afstemt je dan het beste en duurzaam en open formaat moet kiezen en inderdaad b.v. moet converteren naar pdf.
-
-
@Yvonne, voor digital born documenten lijkt mij dat ook. Zolang papier voor je organisatie nog leidend is zul je e-mail nog moeten omzetten (vervangen, hoe tegenstrijdig dit ook klinkt) naar de fysieke variant. Als digitaal bewaren mogelijk is, is een open duurzaam formaat de beste optie. Ik heb ergens nog .eml bestanden die te openen zijn in Notepad (.txt), maar de authenticiteit c.q. eventuele bijlagen zijn niet meer te achterhalen. Ik heb geen idee hoe duurzaam MIME is...
Yvonne Welings zei:@Maarten-Jan, bedankt voor het antwoord. Vooral projectarchieven kunnen veel bestuurlijke risico's met zich meebrengen.
Wat ik me ook afvraag is of je e-mail hoeft te 'vervangen' het is al digitaal. Mij lijkt het dat je als je een e-mail op een B termijn afstemt je dan het beste en duurzaam en open formaat moet kiezen en inderdaad b.v. moet converteren naar pdf.
-
-
Maarten-Jan, Ik heb geen idee hoe duurzaam MIME is...
ik zou dat ook zo graag willen weten.
-
Permalink Antwoord van Arnold Janssen op
-
Ik vraag me in deze discussie even af wat er precies bedoeld wordt als er gesproken wordt over "opslaan als MIME". In principe is MIME meer een coderingsstandaard om binaire bestanden (mail plus bijlagen dus) om te zetten naar tekst dan een bestandsformaat. Als je het dan hebt over opslaan als MIME gaat het dus over een tekstbestand zoals dat hier onder het kopje voorbeeld te vinden is neem ik aan: http://nl.wikipedia.org/wiki/Multipurpose_Internet_Mail_Extensions?
De MIME standaard is wel redelijk duurzaam volgens mij. De diverse protocollen die op internet gebruikt worden zijn vrij goed gestandaardiseerd en eventuele wijzigingen vinden plaats op basis van Request For Change (RFC's). MIME is echter al geruime tijd niet meer gewijzigd en in die zin behoorlijk stabiel. Nou moet ik bekennen dat ik hier met de ogen van een techneut naar kijk en niet als DIVer dus mijn begrip van duurzaam is hier misschien net iets anders. Het enige wat nog een tijdje vervelend is geweest is de "coderingstaal" die binnen MIME gebruikt wordt om met name bijlagen om te zetten naar tekst. Tegenwoordig is dat over het algemeen BASE64 maar er zijn wel wat andere opties. Maar goed, alle huidige mailclients kunnen met BASE64 overweg en het lijkt mij dat dit bijna wel standaard genoemd mag worden.
Met uitzondering van Maildir (met name op UNIX systemen gebruikt om mail met bijlagen in een mappenstructuur op te slaan en hierdoor nauwelijks breed inzetbaar) en MSG-formaat (leesbaar in Outlook en daarmee misschien te beperkt qua duurzaamheid?) zijn mij geen bestandsformaten bekend waarmee mails inclusief bijlagen opgeslagen kunnen worden. Opslaan naar PDF is natuurlijk een optie maar kent iemand tools waarbij je b.v. een mail met een Word-document direct in zijn geheel kan exporteren naar een PDF? Als je zo mails met een aantal veelvoorkomende bijlagen kunt pakken ben je al een heel eind denk ik.
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Adobe levert naast Acrobat Pro producten om dat goed te regelen.
MIME is in ieder geval geen formaat dat voorkomt op de lijst met open formaten (pas toe of leg uit lijst).
ik zou in alle gevallen voor zeker gaan en voor PDF kiezen.
-
Permalink Antwoord van Joost Geraets op
-
Wat zegt 't Forum Standaardisatie hier over (contact)? Of kunnen zij jullie wellicht adviseren / verder helpen of deelnemers van het consortium INTEGRATE (bron) ?
-
-
@Joost, op de website van het forum kon ik geen relevante informatie vinden, anders had ik de vraag ook niet gesteld.
Maar misschien staat het er wel op ?
-
-
MIME staat op de lijst gangbaar zie ik Yvonne. "... Aanbevolen open standaarden worden op deze lijst met open standaarden 'gangbaar' genoemd. Verplichte open standaarden zijn de standaarden waarop het zogenoemde 'pas toe of leg uit'-principe van toepassing is...." (bron). Op de 'pas toe of leg uit' lijst staat PDF/A-1 voor "Lange termijn archivering van documenten. (PDF/A-1 mag naast ODF gehanteerd worden voor de lange termijn archivering, specifiek voor niet-reviseerbare documenten.)". En als PDF/A-1 niet volstaat dan kan volgens die lijst voor PDF 1.7 worden gekozen voor "Het uitwisselen en publiceren van niet- of beperkt-reviseerbare documenten, waarbij duiding van oorsprong of functierijkheid onderdeel zijn van het document en waarbij PDF/A-1 als standaard niet kan worden ingezet.".
Je zou verder de visie / het advies van een archiefinspectie / -inspecteur kunnen vragen.
-
-
Via Twitter krijg ik de volgende hint: "... eDavid geeft de oplossing..." (tweet). Het resultaat van de Google query: "eDavid e-mail site:.nl" biedt interessante links. Zoals naar de .pdf 'Beheer van bijzondere bestanden' van het gemeentearchief Rotterdam. Zie verder bijvoorbeeld op Archief 2.0: Wat jou en mij opviel op het web... (16). En, ook boeiend, Wat is een archiefstuk: alleen een verzonden stuk ? Bedankt Ingmar Koch.
-
-
Een aanvullende tweet van Ingmar: "Deze is al 8 jaar oud, maar lijkt ook nog altijd redelijk correct: Nationaal Archief..." (NA) : Bewaren van e-mail. Verder levert het zoeken bij het NA op e-mail archiveren mooie resultaten op zie ik. De daar gevonden link naar de / een (?) eDAVID richtlijn is uit 2005.
Joost Geraets zei:Via Twitter krijg ik de volgende hint: "... eDavid geeft de oplossing..." (tweet). Het resultaat van de Google query: "eDavid e-mail site:.nl" biedt interessante links. Zoals naar de .pdf 'Beheer van bijzondere bestanden' van het gemeentearchief Rotterdam. Zie verder bijvoorbeeld op Archief 2.0: Wat jou en mij opviel op het web... (16). En, ook boeiend, Wat is een archiefstuk: alleen een verzonden stuk ? Bedankt Ingmar Koch.
-
-
@Joost, bedankt.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
