Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op 6 Januari 2012 op 16.45

Dag Peter,

Er is geen goed of slecht antwoord op deze vraag, als een organisatie maar consequent is. Ik zou een ingebrekestelling denk ik hetzelfde behandelen als een klacht, vraag of bezwaar. Meestal worden dit als aparte zaken gezien met een relatie naar de zaak waarover het gaat. Afhankelijk van het systeem is dit dan een vervolgzaak of gerelateerde zaak of hoe je het ook wilt noemen.

Belangrijk is in ieder geval om te kijken of dit consequenties heeft voor de archieftermijnen van de oorspronkelijke zaak waarbij de overeenkomst tot stand is gekomen.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 6 Januari 2012 op 18.46

Is de afhandeling van een ingebrekestelling een zaak?
- "...een samenhangende hoeveelheid werk..." (check!)
- "...met een gedefinieerde aanleiding..." (check!)
- "...en een gedefinieerd resultaat,..." (check!)
- "...waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden." (2x check!)

 

De behandeling van een ingebrekestelling voldoet dus perfect aan de definitie van 'zaak', zoals die door (o.a.) GEMMA wordt gehanteerd. De vraag is of je ingebrekestellingen vervolgens ook daadwerkelijk zaakgericht wil gaan behandelen.

 

De vraag die daaraan vooraf gaat is waarom je überhaupt zaakgericht gaat werken in je organisatie! Gelden de argumenten waarom je ZGW invoert of hebt ingevoerd ook voor de ingebrekestellingen? Ja of nee? De argumenten variëren overigens van organisatie tot organisatie en kunnen liggen in gebieden als dienstverlening, efficiëntie, digitalisering (t.b.v. HNW), compliancy, BPM, control, etc.

 

Als je weet waarom je in het algemeen zaakgericht gaat werken, dan kun je ook beter beargumenteren waarom ingebrekestellingen al dan niet zaakgericht - als afzonderlijke zaken - behandeld moeten worden.

 

(Een soortgelijk antwoord geef ik hier op de soortgelijke vraag betreffende facturen)

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 7 Januari 2012 op 17.46

Dag Peter,

Misschien kan het helpen door je af te vragen hoe je zou handelen voordat we het over zaaksgewijs werken  hadden. Zou je dan een relatie behouden met het dossier dat de ingebrekestelling heeft getriggerd? Dus dat de reden van ingebrekestelling een gevolg is van een ander dossier. In dat geval kan je dit zien als een vervolgdossier

Hoe gingen we daar dan mee om?

Namen we het dan op in dat betreffende dossier gescheiden door een tabstrook om aan te geven dat het een eigen eenheid is? Feitelijk heb je het dan al als een afzonderlijk proces/zaak gescheiden en hoef je geen verwijzing te maken en heb je het tevens geplaatst in de context van de ingebrekestelling.

Je kan ook kiezen voor een afzonderlijke eigen map. Deze map vervangt dan feitelijk gewoon de functionaliteit van een tabstrook. In dat geval moet je verwijzen naar die andere fysieke eenheid (dossiermap). In beide gevallen ligt het antwoord al besloten. Ja het is een zaak, maar onlosmakelijk van de oorzaak wanneer die er is. Of het is een autonoom proces doet de vraag zich niet voor en orden je deze naar de handeling/doel/context van het karakter van de ingebrekestelling.

Digitaal wordt de gemeenschappelijke samenhang van de ingebrekestellingdocumenten gewaarborgd door een metadataelement die de functionaliteit van de fysieke tabstrook/map vervangt. Vervolgens voorzien van een metadata die de samenhang met het oorzaakdossier waarborgt en daarmee de 'klassieke' (kruis)verwijzing vervangt. Zo zie je de analogie met de achterliggende gedachte van zaaksgewijs werken en de overeenkomstige ordeningsstructuur.

Zie hier een soortgelijke discussie

 

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie