Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Bas de Groot op 28 December 2011 op 15.51

Erm....ik mis erg het praktische gedeelte van de Baseline Rijksoverheid, de Zelf-evaluatie tool. De Baseline Gemeenten zoals die er nu ligt is een leuk theoretisch stuk, maar ik betwijfel of het bruikbaar is voor het beoordelen van de stand van je eigen informatievoorziening, en dat is juist iets waar denk ik veel behoefte aan is in DIV-land.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 28 December 2011 op 19.37

@Bas, ik denk ook zeker dat dit stuk doorontwikkeld moet worden, wat mij betreft meer naar de praktische toepassingen. De dialoog op BREED kan daaraan bijdragen, ik hoop dus op veel reacties.

Maar het is m.i. nu al zo'n winst dat gemeenten in gezamenlijkheid een kader hebben neergezet 

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 28 December 2011 op 21.54

Ik had zojuist een heel verhaal getypt waarom nóg een zelf-evaluatietool zinloos is. Zelf-evaluatietools hebben we namelijk al, bijvoorbeeld de KPI's en RODIN. Is er ook maar één gemeente beduidend beter van geworden? Heeft het ergens de ogen wagenwijd open gezet? Hoeveel wethouders zijn er naar het puntje van de stoel geschoven, omdat zij kansen zagen voor hun gemeente?

In mijn relaas legde ik uit dat ik niet terug wilde kijken met behulp van een afvinklijstje, maar dat ik wilde weten hoe ik mijn organisatie vóóruit kan helpen. Helaas trok ik zelf de conclusie dat je alleen vooruit kunt als je weet waar je nu staat, dus gleden mijn vingers achtereenvolgens naar de ctrl+a en delete.

Desalniettemin heb ik het gevoel dat de huidige zelf-evaluatietools saai zijn en een saai resultaat opleveren. De angel zit 'em volgens mij in het feit dat dit landelijke afvinklijstjes zijn. Zij zijn geschreven door archief- en informatie-vakmensen vanuit archief- en informatietheorie en -wetgeving. Onze informatievoorzieningen bestaan echter niet voor de archief- en informatie-vakmensen. Zij bestaan voor onze organisaties. Niet de VNG-archievencommissie, de Lopai of KING moet beschrijven waaraan de informatievoorziening moet voldoen, maar de organisatie!

Alignment: welke doelen heeft de organisatie, welke doelen heeft de informatievoorziening, in hoeverre sluiten die op elkaar aan en hoe kan dat beter? Dat zouden we moeten evalueren! Wat mij betreft zou de Baseline dus geen kant-en-klaar afvinklijstje moeten krijgen, maar een opzet en methode om in jouw organisatie een evaluatietool te realiseren.

Overigens gaat dit verder dan wat je van een "baseline" (bodemlijn) letterlijk zou mogen verwachten, maar het zou wel zo praktisch zijn, nietwaar?

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bas de Groot op 29 December 2011 op 8.31

Hoi Marco,

ik ben het deels met je eens. Afvinklijstjes zijn saai. Daarom gebruik je ze ook niet elke dag, dat is niet nodig en niet sexy. Laat dat maar aan de auditors over. DIVers moeten creatief zijn, elke dag weer. Dat snap ik.

Helaas zijn er ook nog steeds DIVers (en ik zie ze geregeld) die behoefte hebben aan een concreet stappenplan of een checklist, omdat het ze allemaal duizelt en ze niet de tijd, zin of mogelijkheid hebben om alle veranderingen op ons vakgebied bij te houden. En voor die mensen biedt de Baseline nog niet heel veel uitkomst. Die moeten zich eerst door een hele partij theorie heenworstelen voordat ze aan de slag kunnen. En dat laatste kunnen ze juist nog niet met deze Baseline. Dat is mijn belangrijkste kritiek.

Daarnaast ben ik het met je oneens dat je geen landelijke afvinklijst kunt produceren, zolang je maar duidelijk maakt dat de weging ervan per organisatie ietwat kan verschillen vanwege lokale omstandigheden. Natuurlijk bepaalt elke organisatie zelf wat belangrijk is in zijn eigen informatievoorziening, maar een centraal handvat voorkomt dat gemeentes echt hele foute keuzes daarin maken (of men wordt in ieder geval er op gewezen dat iets belangrijk zou kunnen zijn voor de eigen organisatie). En bovendien: vanwege de Gemeentewet hebben gemeenten over het algemeen toch wel een heel eind dezelfde doelen, verschillen in omvang en ligging daargelaten. Dus zou de basis voor de informatievoorziening een heel eind hetzelfde moeten en kunnen zijn, als de middelen dat zouden toelaten. Maar dat is mijn mening, en de discussie over centralisatie/decentralisatie zal nooit ophouden, omdat voor beiden iets te zeggen valt ;-)

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Corine Ahlrichs op 4 Januari 2012 op 11.42

Beste Marco en Bas,

Ondanks dat ik mij pas kort bezighoud met het in kaart brengen en de kwaliteitsverbetering van een klein deel van de informatiehuishouding van de gemeente waar ik nu werkzaam voor ben, kan ik me al de ervaringsdeskundige noemen waar jullie aan refereren. Ik beoordeel een gedeelte van het ZTC op volledigheid en correctheid en voel me verloren in het boekwerk van KING. Misschien is een ongeduldig karakter, maar ik merkte dat ik in het document opzoek ging naar de 'how to...'. Ik zou meer tijd aan de verdieping erin moeten besteden om te kunnen beginnen aan mijn taak.

Dan nog een toevoeging op het vlak van de doelgroep: de DIV-ers versus de gebruikers. Wat ik het meest waardevol vind, is de behoefte van de gebruikers en de herbeoordeling van de informatiehuishouding op deze grond(en). Juist de behoeften uit een organisatie zouden de meest waardevolle eisen stellen aan de informatiehuishouding. Dit zou misschien de kwalitatieve bijdrage kunnen zijn die per gemeente moet worden geformuleerd. Immers, de manier van functioneren zou ondanks hetzelfde takenpakket kunnen verschillen. Het is naar mijn idee in ieder geval het onderzoeken waard.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bas de Groot op 4 Januari 2012 op 12.03

Overigens een mooi voorbeeld van hoe het ook kan: http://www.naa.gov.au/records-management/check-up/index.aspx , http://www.naa.gov.au/records-management/strategic-information/link... en gewoon een simpele brochure zoals http://www.naa.gov.au/Images/its_your_business_tcm16-47291.pdf , gekoppeld aan een presentatie zoals deze: http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Ix4x_q6cBNQ

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van henk claassen op 6 Januari 2012 op 14.12

Ik heb vooral deel 2b bestudeerd en vind het een prima rapport. De introductie van een aantal nieuwe termen was aanvankelijk wat lastig maar toch heel knap bedacht.

Voor mij was het een goede bevestiging van dat wat er daadwerkelijk staat te gebeuren (en al aan het gebeuren is) binnen het Informatie Beheer. Het geeft inderdaad geen keurige beschrijving hoe je dat allemaal voor elkaar moet krijgen omdat dat vooral afhankelijk is van de tools die je ter beschikking hebt of krijgt. Zijn de tools die je hebt, en de invulling daarbinnen, goed dan lijkt me dat de gewijzigde manier van werken voor de "zaakverantwoordelijke medewerker" goed te bewerkstelligen. En de stand van zaken binnen je eigen organisatie: "het beeld waar je naar toe wilt" afzetten tegen "de praktijk" en je weet meteen hoe je er voor staat.

Praktisch inzicht en een portie empathie is dan voldoende.

Niet alles hoeft op papier, of afgevinkt te worden, als het maar "digitaal" op de harde schijf in je hoofd aanwezig is en toegankelijk is voor eenieder die er belang bij heeft". Liefst in goede geordende staat ...         

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie