BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Waardering en slectie van stukken van de Ondernemingsraad OR
Officieël berg je natuurlijk alleen de stukken op de je van een OR toegezonden krijgt om dat dit orginele archiefstukken. Maar hoe ga je om met stukken die een OR opmaakt en die niet formeel naar je eigen organisatie gestuurd worden? Dit is dus het archief van de OR zelf, beheer je dat apart of beheer je het helemaal niet?
Als je besluit de stukken toch in een DMs op te nemen, wil je natuurlijk ook bewaring / vernietiging op die stukken toe passen. Hoe zorg je ervoor dat stukken die niet onder je eigen archiefregiem vallen toch meegenomen kunnen worden in de jaarlijkse vernietiging en wat zijn de geldende termijnen voor stukken van de OR?
Heeft iemand hier ervaring mee?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
Hallo Moniek,
De OR kun je beschouwen als een zelfstandig archiefvormend orgaan. Het secretariaat (secretaris) van de OR heeft als taak om het archief van de OR te beheren en te onderhouden. Formeel gezien dient de OR dus zelf zorg te dragen voor regelmatige vernietiging. DIV zou daarin dan wel een adviserende rol kunnen hebben omdat je van een secretaris niet mag verwachten dat die op de hoogte is van bewaar- en/of vernietigingstermijnen. Bij het adviseren kun je rekening houden met wat in de selectielijst wordt aangegeven. Ter informatie stuur ik je een bestand mee n.a.v. een adviesverzoek van ons aan diverse "instanties" over de bewaring van stukken van het GO. Die archivering kun je vergelijken met die van de OR. Ik hoop dat je hier iets mee kunt. - Bijlagen:
-
-
Permalink Antwoord van Gert Valk op
-
ik kan me een heel eind vinden in de reactie van Mart Mommers, dat de OR een zelfstandig vormend orgaan is en dus zelf ook een archief dient bij te houden. Alleen de vraag is dan of dit archief op gezette tijden aan het archief van de gemeente wordt overgedragen?
Bij de gemeente Oss worden de agenda's en de verslagen van de overlegvergaderingen van de OR met de WOR-bestuurder blijvend bewaard evenals de uitgebrachte adviezen van de OR. Deze laatste worden op onderwerp opgeborgen.
Mart Mommers zei:Hallo Moniek,
De OR kun je beschouwen als een zelfstandig archiefvormend orgaan. Het secretariaat (secretaris) van de OR heeft als taak om het archief van de OR te beheren en te onderhouden. Formeel gezien dient de OR dus zelf zorg te dragen voor regelmatige vernietiging. DIV zou daarin dan wel een adviserende rol kunnen hebben omdat je van een secretaris niet mag verwachten dat die op de hoogte is van bewaar- en/of vernietigingstermijnen. Bij het adviseren kun je rekening houden met wat in de selectielijst wordt aangegeven. Ter informatie stuur ik je een bestand mee n.a.v. een adviesverzoek van ons aan diverse "instanties" over de bewaring van stukken van het GO. Die archivering kun je vergelijken met die van de OR. Ik hoop dat je hier iets mee kunt. -
-
Permalink Antwoord van Moniek Ophey op
-
Beste Gert,
Alleen de adviezen die de OR in formele vorm naar ons verzend zijn in mijn ogen formele archiefstukken die wij als waterschap inderdaad ook op onderwerp opbergen. De overige stukken zijn echter archief van de OR zelf en dienen officieel ook door de OR bewaard of vernietigd te worden. Voor onze OR zullen wij dit in overleg doen. We gaan een apart gedeelte inrichten in het DMS en er zullen termijnen bepaald worden voor de stukken. De stukken die voor vernietiging vatbaar zijn komen op de jaarlijkse vernietigingslijsten terug en worden vernietigd met goedkeuring van de OR secrataris.
De stukken die voor blijvende bewaring in aanmerking komen worden als apart hoofdstuk opgenomen in onze inventaris en gelijktijdig met de stukken van het waterschap overgedragen. -
-
Permalink Antwoord van Jan van Wijck op
-
Bij de Gemeente Terneuzen werden tot (naar blijkt) 2000 de bescheiden van en voor de OR door de ambtelijk secretaris ter archivering aangeboden. De ambtelijk secretaris is (met goedkeuring van de OR) wegbezuinigd. Daarna is het ongewis geworden of de ambtelijke ondersteuning de stukken nog ter archivering aanbood. Het heeft er alle schijn van dat dit niet gebeurt. Het is nu zaak dat de secretaris van de OR (toevallig ben ik dat nu al enige tijd) een poging onderneemt om in ieder geval de verslagen te completeren vanaf 2000 tot heden. Ik heb een digitaal archief aangelegd m.i.v. +/- 2006. daaruit heb ik uitdraaien gemaakt. Ze zijn redelijk compleet. Van enkele jaren daarvoor had ik nog geprinte exemplaren liggen. Nu no zo'n 2 jaar overbruggen.
Bewaarplicht: verslagen (al dan niet met agenda). De overige bescheiden zijn opgenomen in de dossiers per zaak.
Ik voeg de dossiers meteen toe aan de serie van 'de Gemeente Terneuzen'. Dit doe ik om de continuiteit te waarborgen.
Verder is het aanbevelenswaardig om de voorzitter van de OR aan Personeelszaken (de ondersteuner) de opdracht te laten geven om een exemplaar van de OR-stukken aan DIV ter archivering aan te bieden.
-
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
